W swojej firmie pracodawca może w dowolny sposób zorganizować czas pracy. Na przykład ma prawo zastosować ruchome rozkłady czasu pracy (przewidujące różne godziny jej rozpoczynania) albo też określić przedział czasu, w którym to pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy. Rozwiązania te dają możliwość ponownego rozpoczynania pracy w tej samej dobie pracowniczej (24 godziny od godziny, w której pracownik rozpoczął pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy), co nie będzie stanowić zatrudnienia w godzinach nadliczbowych i skutkować dodatkowymi kosztami.

Przykład

Rozkłady, które pozwalają uniknąć nadgodzin

Jeżeli bez stosowania zmiennych rozkładów czasu pracy pracownikowi zostanie zaplanowana praca w poniedziałek od godz. 8.00 do 16.00 i we wtorek od godz. 6.00 do 14.00, to we wtorek powstaną dwie godziny nadliczbowe (6.00–8.00) z tytułu przekroczenia dobowej, „poniedziałkowej”, normy czasu pracy. Dodatkowo oznaczać to będzie planowanie pracy w godzinach nadliczbowych. W razie zastosowania zmiennych rozkładów praca pracownika w tym przykładzie zostałaby zaplanowana prawidłowo, nie powstałyby nadgodziny.

Uwaga! Doba pracownicza to 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę. Przy czym pracownik ma prawo do co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Wiele zależy od tego, czy działa organizacja związkowa

Zdecydowaną większość kwestii związanych z czasem pracy – systemy, okresy rozliczeniowe, rozkłady czasu pracy – ustala sam pracodawca. Szczególnie jest to widoczne w sytuacji, gdy nie działają u niego organizacje związkowe. Ale niekoniecznie, pracodawca może bowiem wprowadzić takie postanowienia do regulaminu pracy także wtedy, gdy stronom nie udało się w tej kwestii porozumieć w ustalonym przez nie terminie, o czym stanowi art. 1042 par. 2 kodeksu pracy (dalej k.p.). Z kolei w art. 150 par. 2 jest mowa o takiej możliwości po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Zmienne rozkłady czasu pracy z art. 1401 k.p. ustala się:

1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi – jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi. Wówczas pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p.,

2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (podkreślmy – tylko wówczas, gdy nie działa żadna organizacja związkowa).

Nie jest w tym przypadku wystarczające dokonanie konsultacji czy prowadzenie w dobrej wierze rozmów itp., ale niezbędne jest zawarcie porozumienia, czyli – mówiąc potocznie – dojście do wspólnego stanowiska. Istotna jest również kolejność – jeżeli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa, to z nią należy uzgodnić te kwestie. I nie ma znaczenia to, jaki procent pracowników związek skupia, byle tylko miał uprawnienia organizacji związkowej na podstawie art. 251 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca zawiera porozumienie z przedstawicielami pracowników dopiero wówczas, gdy takiej organizacji nie ma.

Uwaga! Bez zawartego porozumienia można stosować różne godziny rozpoczynania pracy tylko na indywidualny wniosek pracownika. Brak organizacji związkowej nie uprawnia jednak pracodawcy do wprowadzenia zmiennych rozkładów czasu pracy bez uzgodnień z pracownikami.

!Ruchomy czas pracy nie musi być wprowadzony dla całej firmy. Może dotyczyć tylko konkretnych działów lub pracowników.

Przedstawiciele załogi

Przepisy kodeksu pracy w żaden sposób nie przybliżają tego, kto może być przedstawicielem pracowników umocowanym do zawarcia porozumienia. Zastanowić się należy w tym zakresie nad dwoma kwestiami:

  • czy przedstawicielami pracowników mogą być tylko pracownicy danego zakładu pracy, czyli osoby zatrudnione przez danego pracodawcę na podstawie stosunku pracy?
  • czy każda z osób zatrudnionych będących pracownikiem może być przedstawicielem załogi w celu zawarcia porozumienia?

Zapisy ustaw o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji są w tej sprawie jednoznaczne – jeżeli nie ma organizacji związkowej, sprawy uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

wzór

POROZUMIENIE

w sprawie stosowania zmiennych rozkładów czasu pracy

Porozumienie zawarte w dniu .................... pomiędzy .................... z siedzibą w .................... przy ul. ...................., zwanym dalej pracodawcą, reprezentowanym przez:

1) ........................................

a

przedstawicielami pracowników:

1) ........................................

2) ........................................

o następującej treści:

§ 1

Na podstawie art. 140[1] k.p. w zw. z art. 150 § 3 k.p. strony postanawiają o stosowaniu u pracodawcy zmiennych rozkładów czasu pracy – na zasadach określonych w niniejszym porozumieniu.

§ 2

Zmienne rozkłady czasu pracy stosowane są do wszystkich pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

§ 3

1. Wprowadzenie zmiennych rozkładów czasu pracy oznacza możliwość planowania przez przełożonego w harmonogramach czasu pracy różnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy, przy czym ponowne rozpoczęcie pracy w te samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

2. Planowanie pracy w harmonogramach czasu pracy, o których mowa w ust. 1, nie może przewidywać godzin rozpoczynania pracy naruszających prawo pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 k.p.

§ 4

W sprawach nieuregulowanych niniejszym porozumieniem stosuje się przepisy kodeksu pracy oraz regulaminu pracy.

§ 5

Niniejsze porozumienie nie ma wpływu na możliwość ustalenia konkretnemu pracownikowi indywidualnego rozkładu czasu pracy na jego wniosek.

§ 6

Niniejsze porozumienie wchodzi w życie z dniem .................... .

……….................................................…

.........................................……………….. ....………………….

(przedstawiciele pracowników ) (pracodawca)

Inaczej jest w art. 150 k.p. Mowa tam jedynie o przedstawicielach pracowników. Z samego tego określenia nie wynika więc ograniczenie reprezentacji załogi do samych tylko pracowników. Jednak takie ograniczenie wydaje się najbliższe celowi ustanowienia tej regulacji. Zapewnienie udziału samych pracowników w podejmowaniu pewnych istotnych dla nich decyzji związane jest bowiem z ich dalszym „funkcjonowaniem pracowniczym” w zmienionej sytuacji. Reprezentacja opiera się tutaj na koncepcji załogi zakładu pracy – jako pewnej społeczności tworzonej przez osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy. Mało również realne byłoby, by pracownicy wybierali w tym celu osoby z zewnątrz.

Trzeba się jednak zastanowić, czy przedstawicielami pracowników mogą osoby, które są zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy. Nowelizacja ustawy o związkach zawodowych przyznaje im prawo do zrzeszania się w związkach zawodowych, zwolnień na dokonywanie doraźnych czynności związkowych oraz przewiduje dla pewnych grup ochronę przed jednostronnym rozwiązaniem umowy. Można powiedzieć, że – przy zachowaniu reguł wskazanych w znowelizowanych przepisach ustawy o związkach zawodowych – nowelizacja zrównuje sytuację „związkową” tych osób z pracownikami zatrudnionymi na podstawie stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że w innych kwestiach niż związkowe osoby te mają możliwość reprezentowania pracowników firmy. Negocjowanie przez nie porozumień o zmiennym czasie pracy nie dotyczyłoby bowiem w żaden sposób ich sytuacji (jako osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych nie są objęte przepisami o czasie pracy). Pośredni wpływ tych osób mógłby się przejawiać jedynie w razie negocjowania porozumienia ze związkiem zawodowym, jeżeli w jego imieniu, jako członkowie prowadziłyby te negocjacje i zawierały porozumienie.

Tak więc reprezentantem załogi może być ktoś, kto został zatrudniony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Jednak nie powinny to być osoby:

  • zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy – bo mimo posiadania statusu pracownika reprezentują interes podmiotu zatrudniającego;
  • pełniące funkcję radcy prawnego – wspierają bowiem prawnie pracodawcę, przygotowują i analizują zawierane przez niego m.in. porozumienia; przy wyborze do negocjacji z pracodawcą osoby zajmującej to właśnie stanowisko powstawałby problem konfliktu interesów, braku transparentności;
  • młodociane – czyli takie, które nie ukończyły 18. roku życia i mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Zgodnie z prawem mogą one z ograniczeniami podejmować decyzje dotyczące ich stosunku pracy, ale jednak nie mogą być przedstawicielami innych pracowników i zawierać w ich imieniu porozumienia.

Uwaga! Osoby będące przedstawicielami pracowników nie mogą zostać wyznaczone przez pracodawcę. Należy też pamiętać, że przedstawicieli pracowników zawierających w ich imieniu porozumienie powinno być co najmniej dwóch.

WAŻNE Żaden przepis kodeksu pracy nie wskazuje, kto może być przedstawicielem załogi umocowanym do zawarcia z pracodawcą porozumienia w sprawie zmiennego czasu pracy.

Treść dokumentu

Porozumienie powinno dookreślać pracowników nim objętych (mogą to być wszystkie osoby zatrudnione w firmie lub pracownicy określonego działu itp.) i dawać możliwość stosowania zmiennych (ruchomych) rozkładów czasu pracy. W przypadku gdy dotyczy wprowadzenia możliwości rozpoczynania przez pracowników pracy w pewnym przedziale czasu, należy w nim dookreślić ten przedział. Jeżeli obejmuje tylko możliwość planowania w grafikach godziny rozpoczynania pracy przed upływem 24 godzin od godziny rozpoczynania pracy poprzedniego dnia kalendarzowego, to nie ma konieczności wskazywania w nim „granic”, po których poruszać się będzie mógł w tym zakresie pracodawca. Wynikają one z zapisów regulaminu pracy (lub obwieszczenia o czasie pracy u tych pracodawców, którzy nie wydają regulaminu) odnoszących się do kwestii dni i przedziałów czasu, w jakich praca może być planowana. 

Podstawa prawna:

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).

Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1608).

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316).

Ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. nr 79, poz. 550 ze zm.).