Od 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa dająca możliwość prowadzenia akt pracowniczych w wersji elektronicznej oraz skrócenia okresu przechowywania tych akt z 50 do zaledwie 10 lat. Została ona uchwalona 10 stycznia 2018 r. (Dz.U. poz. 357), a więc czasu na przygotowanie się było sporo. Dużo czasu – ale tylko teoretycznie. W praktyce bowiem nadal nie wiadomo, jaka będzie zawartość poszczególnych części akt osobowych, bo nie ma jeszcze aktu wykonawczego regulującego tę kwestię (stan na dzień 13 listopada 2018 r.).
Kolejne wersje projektu rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej w stosunku do tego, który pierwotnie był załączony do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, dzielą tak duże merytoryczne różnice, że nie można się dziwić panice pracodawców. W pierwotnym projekcie tego aktu przewidziano wprowadzenie do części C dokumentacji związanej z czasem pracy pracownika, a dotychczasowa część C miałaby – z niewielkimi korektami – stanowić część D. W ostatniej jego wersji (z 22 października 2018 r.) część C miałaby zawierać jedynie dokumentację związaną z udzielonymi pracownikowi karami porządkowymi. Po uzgodnieniach międzyresortowych kary te miałyby się natomiast znaleźć w części D. Blisko roczny okres na przygotowanie się do nowych wymogów szybko się kurczy. Takiego bałaganu nie przewidzieli ani pracodawcy, ani firmy szkoleniowe, które już z rocznym wyprzedzeniem zaczęły przygotowywać zakłady pracy do nowych zadań.

O co kadrowe pytają na szkoleniach

Treść świadectwa pracy określa rozporządzenie?

problem Ustawa przewiduje obowiązek doręczania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy dodatkowych informacji związanych z prowadzeniem jego akt osobowych i ich niszczeniem. Co dokładnie powinny one zawierać? Czy dokumenty je zawierające wpinam do akt osobowych pracownika? Czy mogę wprowadzić odpowiednią klauzulę informacyjną do treści świadectwa pracy – tak, aby ograniczyć liczbę dokumentów personalnych w zakładzie pracy?
odpowiedź Ustawa z 10 stycznia 2018 r, wprowadzając zmiany m.in. do kodeksu pracy, nakazuje wydanie oprócz świadectwa pracy informacji o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, a więc o tym, że akta pracownika są przechowywane przez 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został rozwiązany stosunek pracy), możliwości odbioru przez niego tej dokumentacji ze wskazaniem terminu, którym jest upływ miesiąca kalendarzowego po zakończeniu okresu przechowywania akt, oraz – w przypadku nieodebrania dokumentacji – o jej zniszczeniu. Należy pamiętać też o tym, że skrócony okres przechowywania akt pracownika będzie dotyczył osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Tym, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania dokumentacji zostanie skrócony jedynie po złożeniu przez pracodawcę do ZUS raportu informacyjnego, zawierającego dane dotyczące ubezpieczonego, mogące pozwolić w przyszłości na poprawne ustalenie wysokości świadczenia emerytalnego. Jeśli pracodawca takiego raportu nie złoży, powinien przechowywać akta osobowe takiego pracownika na zasadach dotychczasowych, a więc przez 50 lat.
Niestety, powinien być to odrębny dokument. Świadectwo pracy musi bowiem spełniać wymogi rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 16 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1289). Wprawdzie załącznik do tego aktu wykonawczego został określony jako wzór pomocniczy świadectwa pracy, to jednak zapisy rozporządzenia mówią o szczegółowej treści świadectwa pracy, literalnie wymieniając jego zawartość i nie pozwalają tym samym na swobodne jej modyfikowanie. Nieco mniej precyzyjnie opisuje zawartość części „C” akt pracownika projekt rozporządzenia z 22 października 2018 r., wskazując ogólnie na umieszczanie w tej części dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy. Jeśli zatem obowiązek wręczenia informacji jest związany z wydaniem świadectwa pracy, to należy ją wpiąć do tej właśnie sekcji.©℗

Wzór raportu informacyjnego wciąż nieznany

problem Ustawa z 10 stycznia 2018 r. wskazuje na możliwość skrócenia okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat również w przypadku pracownika, który został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 r., ale tylko wtedy, gdy złożymy do ZUS raport informacyjny dotyczący wszystkich pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed rozpoczęciem 2019 r. Nigdzie nie mogę znaleźć wzoru formularza, na którym trzeba złożyć taki raport. W ciągu ostatnich 20 lat wielu pracowników przewinęło się przez naszą firmę. Chciałam przygotować się do zmiany ustawy i część raportów przygotować wcześniej, myślę tu o osobach, które w omawianym okresie rozpoczęły pracę i już ją zakończyły. Gdzie mogłabym znaleźć taki wzór?
odpowiedź Raport informacyjny, o którym mowa w obowiązujących przepisach, to zestawienie informacji dotyczące osoby ubezpieczonej przez danego płatnika nie wcześniej niż 1 stycznia 2019 r. i nie później niż 31 grudnia 2018 r. Zawierać ma m.in.: dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do późniejszego ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy wraz z informacją, z czyjej inicjatywy został ów stosunek rozwiązany, oraz datę i podstawę prawną. Raport informacyjny nie ma jeszcze przypisanej nazwy formularza: funkcjonujące już w obiegu pojęcie ZUS RIA wzięło się z projektów rozporządzeń złożonych razem z projektem ustawy na etapie procesu legislacyjnego. Do dziś akty wykonawcze do ustawy dotyczące raportu informacyjnego nie zostały wydane, a więc nie ma jeszcze (stan na 13 listopada) obowiązującego wzoru ZUS RIA.
Warto też wspomnieć, że złożenie raportów informacyjnych za każdego pracownika wykonującego pracę w omawianym okresie musi zostać poprzedzone złożeniem w ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania takich raportów, zwanego roboczo ZUS OSW. Po wydaniu rozporządzenia druki zostaną udostępnione w nowej wersji programu Płatnik – najprawdopodobniej najpóźniej od 1 stycznia 2018 r. ©℗

Kolejne zatrudnienie – ta sama teczka

problem Co roku na cały sezon grzewczy, czyli od początku października do końca marca, zatrudniamy na podstawie umowy o pracę na czas określony palacza w kotłowni. W tym roku ten sam palacz będzie świadczył dla nas pracę już trzeci raz z rzędu. Czy kolejna umowa musi już być zawarta na czas nieokreślony? Jak długo mam przechowywać jego akta osobowe – 50 czy 10 lat? Czy za każdym razem, kiedy go zatrudniamy, muszę mu zakładać nową teczkę osobową?
odpowiedź Od 22 lutego 2016 r. obowiązuje tzw. zasada 3/33, z której wynika możliwość zawierania między tymi samymi stronami najwyżej trzech umów o pracę na czas określony oraz nieprzekraczanie 33-miesięcznego limitu pracy na podstawie takich umów zawartych również między tymi samymi stronami (ten ostatni minie po raz pierwszy – dla umów trwających od ww. daty – już 21 listopada, a z dniem następnym, tj. 22 listopada, automatycznie przekształcą się one w umowy na czas nieokreślony). Jednym z wyjątków od tej reguły jest możliwość ponawiania zatrudnienia na czas określony w przypadku wykonywania pracy o charakterze sezonowym, a taki charakter ma właśnie praca palacza zatrudnionego na sezon grzewczy.
W związku z tym, że umowa z palaczem została zawarta przed 1 stycznia 2019 r., a więc przed wejściem w życie ustawy zmieniającej okres przechowywania akt osobowych, dokumentacja pracownicza palacza powinna być przechowywana przez 50 lat, chyba że pracodawca złoży do ZUS raport informacyjny, co skróci okres przechowywania akt do 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.
Obowiązujące do końca roku przepisy pozwalają na dwojakiego rodzaju prowadzenie akt osobowych w przypadku wielokrotnego ponawiania stosunku pracy z tą samą osobą po przerwie: można prowadzić odrębne teczki dla każdego ze stosunków pracy albo prowadzić dla wszystkich stosunków pracy jedną teczkę, lecz wyraźnie oddzielając poszczególne stosunki pracy. Nowe przepisy stanowią, że po 1 stycznia 2019 r. w razie kolejnego zatrudnienia tej samej osoby pracodawca kontynuuje prowadzenie dla niej dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, o ile zatrudnienie to nastąpiło przed upływem terminu przechowywania akt osobowych. Po tym czasie pracodawca ma prawo zniszczyć dokumentację pracowniczą, a wówczas kontynuowanie dotychczasowej dokumentacji byłoby niemożliwe. ©℗

Nie ma ślubu, nie ma akt

problem Nowe przepisy przewidują prawo do odbioru dokumentacji pracowniczej pracownika lub byłego pracownika przez członków jego rodziny. Czy oznacza to, że powinnam wydać akta osobowe osoby pozostającej w stosunku pracy w momencie śmierci bez zachowania okresu ich przechowywania? Czy dokumentację mogę wydać partnerce takiego pracownika? Jeśli chciałabym powiadomić członków rodziny o takiej możliwości, to jak mam ich znaleźć?
odpowiedź Prawo do odbioru dokumentacji pracownika będzie przysługiwać członkom rodziny wyłącznie w przypadku śmierci pracownika (lub byłego pracownika). Przepisy wymieniają ściśle określone grono uprawnionych krewnych: są to dzieci własne, dzieci przysposobione lub drugiego małżonka przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed uzyskaniem pełnoletności, wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem dzieci, które wychowywane były w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka) małżonek zmarłego, a także jego rodzice. Na tej liście nie ma partnerki (konkubiny) pracownika, nie można jej więc wydać dokumentacji osobowej.
Przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 r. mówią o wydaniu akt na wniosek zainteresowanych, natomiast projektowane zapisy rozporządzenia wykonawczego przewidują zawiadomienie o możliwości odbioru akt zmarłego pracownika za pośrednictwem poczty przez osobę upoważnioną przez płatnika lub elektronicznie, lecz tylko w sytuacji, gdy możliwe jest uzyskanie potwierdzenia otrzymania zawiadomienia złożonego tą drogą. Żaden przepis nie wskazuje natomiast sposobu znalezienia adresu krewnych zmarłego pracownika – w praktyce takie zawiadomienie często może się okazać niemożliwe.
Akta zmarłego będzie trzeba przechowywać przez okres przewidziany przepisami (10 lub 50 lat – w zależności od terminu nawiązania stosunku pracy, chyba, że pracodawca przekaże do ZUS przewidziany ustawą raport informacyjny), a więc nie będzie można przekazać ich wcześniej.
O czym warto pamiętać
!Informacje dotyczące przechowywania akt osobowych pracownika nie będą mogły zawierać się w treści świadectwa pracy.
!Okres przechowywania akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu tylko w przypadku przekazania do ZUS raportu informacyjnego.
!Akta osobowe zmarłego pracownika nie będą mogły zostać wydane konkubinie.
!Pracodawca nie będzie mógł przygotować raportów informacyjnych przed ukazaniem się rozporządzenia wykonawczego do ustawy – nie będzie miał bowiem obowiązujących druków.