statystyki

Dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019

autor: Oliwia Małecka15.11.2018, 10:30; Aktualizacja: 15.11.2018, 10:38

Od 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa dająca możliwość prowadzenia akt pracowniczych w wersji elektronicznej oraz skrócenia okresu przechowywania tych akt z 50 do zaledwie 10 lat. Została ona uchwalona 10 stycznia 2018 r. (Dz.U. poz. 357), a więc czasu na przygotowanie się było sporo. Dużo czasu – ale tylko teoretycznie. W praktyce bowiem nadal nie wiadomo, jaka będzie zawartość poszczególnych części akt osobowych, bo nie ma jeszcze aktu wykonawczego regulującego tę kwestię (stan na dzień 13 listopada 2018 r.). 

Kolejne wersje projektu rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej w stosunku do tego, który pierwotnie był załączony do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, dzielą tak duże merytoryczne różnice, że nie można się dziwić panice pracodawców. W pierwotnym projekcie tego aktu przewidziano wprowadzenie do części C dokumentacji związanej z czasem pracy pracownika, a dotychczasowa część C miałaby – z niewielkimi korektami – stanowić część D. W ostatniej jego wersji (z 22 października 2018 r.) część C miałaby zawierać jedynie dokumentację związaną z udzielonymi pracownikowi karami porządkowymi. Po uzgodnieniach międzyresortowych kary te miałyby się natomiast znaleźć w części D. Blisko roczny okres na przygotowanie się do nowych wymogów szybko się kurczy. Takiego bałaganu nie przewidzieli ani pracodawcy, ani firmy szkoleniowe, które już z rocznym wyprzedzeniem zaczęły przygotowywać zakłady pracy do nowych zadań. 

O co kadrowe pytają na szkoleniach

Treść świadectwa pracy określa rozporządzenie?

problem Ustawa przewiduje obowiązek doręczania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy dodatkowych informacji związanych z prowadzeniem jego akt osobowych i ich niszczeniem. Co dokładnie powinny one zawierać? Czy dokumenty je zawierające wpinam do akt osobowych pracownika? Czy mogę wprowadzić odpowiednią klauzulę informacyjną do treści świadectwa pracy – tak, aby ograniczyć liczbę dokumentów personalnych w zakładzie pracy?

odpowiedź Ustawa z 10 stycznia 2018 r, wprowadzając zmiany m.in. do kodeksu pracy, nakazuje wydanie oprócz świadectwa pracy informacji o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, a więc o tym, że akta pracownika są przechowywane przez 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został rozwiązany stosunek pracy), możliwości odbioru przez niego tej dokumentacji ze wskazaniem terminu, którym jest upływ miesiąca kalendarzowego po zakończeniu okresu przechowywania akt, oraz – w przypadku nieodebrania dokumentacji – o jej zniszczeniu. Należy pamiętać też o tym, że skrócony okres przechowywania akt pracownika będzie dotyczył osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Tym, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania dokumentacji zostanie skrócony jedynie po złożeniu przez pracodawcę do ZUS raportu informacyjnego, zawierającego dane dotyczące ubezpieczonego, mogące pozwolić w przyszłości na poprawne ustalenie wysokości świadczenia emerytalnego. Jeśli pracodawca takiego raportu nie złoży, powinien przechowywać akta osobowe takiego pracownika na zasadach dotychczasowych, a więc przez 50 lat.

Niestety, powinien być to odrębny dokument. Świadectwo pracy musi bowiem spełniać wymogi rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 16 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1289). Wprawdzie załącznik do tego aktu wykonawczego został określony jako wzór pomocniczy świadectwa pracy, to jednak zapisy rozporządzenia mówią o szczegółowej treści świadectwa pracy, literalnie wymieniając jego zawartość i nie pozwalają tym samym na swobodne jej modyfikowanie. Nieco mniej precyzyjnie opisuje zawartość części „C” akt pracownika projekt rozporządzenia z 22 października 2018 r., wskazując ogólnie na umieszczanie w tej części dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy. Jeśli zatem obowiązek wręczenia informacji jest związany z wydaniem świadectwa pracy, to należy ją wpiąć do tej właśnie sekcji. ©℗


Pozostało jeszcze 55% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane