Czy zgodnie z RODO pracodawca musi uzyskać zgodę swojego pracownika na umieszczenie imion jego rodziców w świadectwie pracy?
Zgodnie z art. 88 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: RODO) państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w razie przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w tym m.in. do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, a także zakończenia stosunku pracy. Takim przepisem uszczegóławiającym jest m.in. art. 221 par. 1 i 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Ustawodawca przyjął w nim zamknięty katalog informacji, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy oraz pracownika, co niewątpliwie służy ochronie praw i wolności tych osób w związku z zatrudnieniem. Udostępnienia danych wykraczających poza ten katalog można domagać się tylko wtedy, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Na podstawie art. 221 par. 2 k.p. w zw. z par. 1 pkt 2 k.p. pracodawca ma prawo żądać podania przez pracownika imion jego rodziców, a ten zobligowany jest je przekazać. Zgodnie zaś z pomocniczym wzorem świadectwa pracy, zamieszczonym w załączniku do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, trzeba w nim umieścić m.in. imiona rodziców zatrudnionego. Jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy, czyli do wydania podwładnemu prawidłowego świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (art. 97 k.p.).
Przetwarzanie przez zatrudniającego imion rodziców pracownika odbywa się więc na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, co zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO jest samodzielną przesłanką legalizującą przetwarzanie tych danych osobowych (bo jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy). Pracodawca nie musi zatem uzyskać zgody (byłego) pracownika na umieszczenie imion jego rodziców w świadectwie pracy.
Podstawa prawna
Art. 6 ust. 1 lit. c, art. 88 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Art. 221 par. 1, 2 i 4 oraz art. 97 ustawy z 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1289).