Z PORADNIKA UODO: Dane kandydata, który nie zostanie zatrudniony, należy usunąć niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji. Niedopuszczalne jest ich przetwarzanie tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. Nie usprawiedliwia tego również roszczenie z tytułu dyskryminacji, bo przechowywanie danych w takim przypadku nie jest dla pracodawcy niezbędne.
DR PAWEŁ LITWIŃSKI: Zasadą wynikającą z art. 5 ust. 1 pkt e RODO jest możliwość przechowywania danych osobowych tak długo, jak to jest niezbędne do realizacji celu ich przetwarzania. Jeżeli jednak pierwotnym celem przetwarzania jest rekrutacja, to dane osobowe mogą być też przetwarzane do innych celów (cele wtórne), pod warunkiem że nie są one niezgodne z celem pierwotnym (art. 5 ust. 1 pkt b RODO). Tak więc np. cel w postaci wykonania umowy umożliwia też dochodzenie roszczeń z niej wynikających – czy miałbym rozumieć, że (zapominając na chwilę o przepisach o rachunkowości) jeżeli wykonam usługę i wystawię fakturę, to powinienem natychmiast usunąć te dane? Przecież to absurd! A co, jeżeli usługobiorca mi nie zapłaci? Jak miałbym dochodzić swoich praw przed sądem? Dlatego w RODO nie mówimy o celach „innych”, ale o celach „niesprzecznych” z celem pierwotnym, i w art. 6 ust. 4 RODO mamy opisane zasady oceny, czy cel jest sprzeczny, czy niesprzeczny z celem pierwotnym. Z tych powodów zbierając dane w celu rekrutacji, możemy je przetwarzać do realizacji celu pierwotnego (rekrutacja) i innych celów niesprzecznych z celem pierwotnym (ochrona przed roszczeniami, np. opartymi o zakaz dyskryminacji). Nie musimy tych danych usuwać natychmiast po zakończonej rekrutacji.
JUSTYNA TYC: Zgadzam się z powyższą opinią. Uważam, że administrator może przetwarzać dane osobowe kandydatów do pracy do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Autorzy poradnika najwyraźniej wyszli z założenia, że dane kandydatów zbierane podczas rekrutacji to tylko CV i pracodawca zapamięta przebieg wszystkich rekrutacji, aby w ewentualnym sporze sądowym móc wykazać, że przy wyborze pracownika kierował się wyłącznie obiektywnymi przesłankami. W praktyce procesy rekrutacyjne często są wielostopniowe, biorą w nich udział dziesiątki kandydatów, a dane pochodzą nie tylko z CV, lecz także z różnych rozmów z kandydatem, notatek, referencji czy przeprowadzonych testów. Usuwanie danych dotyczy natomiast wszystkich danych pozyskanych/utrwalonych za pomocą wymienionych źródeł. Wyobrażam sobie zatem trudność w obronie swoich praw w sporze sądowym przez pracodawcę, który bez jakichkolwiek dokumentów będzie musiał udowodnić, że dany kandydat został wykluczony z rekrutacji na etapie x z powodów y, zwłaszcza jeśli takie roszczenie zostanie zgłoszone tuż przed upływem trzech lat. Dlatego uważam, że pracodawcy mają usprawiedliwiony interes w tym, aby dane kandydatów przechowywać dłużej niż zakończenie procesu rekrutacji, np. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.