Celem nowelizacji, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r., jest ujednolicenie zasad przechowywania akt pracowniczych i wynikających z nich konsekwencji. Trzeba jednak podkreślić, że zmienione przepisy kodeksu pracy ustalają jedynie podstawowe reguły, a szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji wprowadzone zostaną aktem wykonawczym ministra właściwego do spraw pracy wydanym w porozumieniu z ministrem do spraw informatyzacji, który zastąpi obowiązujące obecnie rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Komentarz do rozporządzenia zostanie opublikowany odrębnie w Tygodniku Kadry i Płace.

Na mocy dotychczasowych przepisów pracodawca miał obowiązek jedynie prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników oraz przechowywać ją w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Po zmianach art. 94 k.p. nakazywał będzie także prowadzenie i przechowywanie ich z zachowaniem poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Dokumentacja ta – w nowych przepisach określana już zbiorczo jako dokumentacja pracownicza – będzie musiała być przechowywana w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracodawca nie będzie przechowywał tej dokumentacji przez wymagany przepisami czas, może zostać ukarany grzywną w wysokości nawet 30 tys. zł.

Dziesięcioletni okres przechowywania akt dotyczy ubezpieczonych (też zleceniobiorców) zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Trzeba jednak podkreślić, że płatnik będzie miał prawo warunkowego skrócenia przechowywania akt ubezpieczonych zatrudnionych między 1999 a 2019 r. z 50 na 10 lat. Aby to zrobić, będzie musiał przekazać do ZUS dane o ubezpieczonym w formie nowego dokumentu (raportu informacyjnego), w którym zawrze istotne, wymienione w ustawie systemowej informacje o ubezpieczonym, które w przyszłości zostaną wykorzystane przy przyznawaniu i obliczaniu świadczeń. Dotyczy to m.in. takich danych jak przychód i przyczyna rozwiązania umowy o pracę, ale przede wszystkim chodzi o informacje na temat zatrudnienia tych grup pracowników, które mają lub mogą mieć specjalne zasady przechodzenia na emeryturę. Taką grupą są nauczyciele. Jak zaznaczają twórcy ustawy, nie ujęto w tym wykazie danych dotyczących zatrudnienia górników, ponieważ są zbyt skomplikowane. Dokumentację ich dotyczącą płatnik będzie musiał przechowywać na dotychczasowych zasadach. Ubezpieczony nie będzie musiał przedkładać dodatkowych dokumentów do ZUS, bo wszystkie niezbędne informacje będą znajdowały się na jego koncie prowadzonym przez ZUS. Przy czym zawierający je raport będzie mógł być złożony zarówno za pracownika, jak i za zleceniobiorcę. Szczegółowo procedura ta została opisana w nowo dodanych do ustawy systemowej art. 41a–f. Pozwoli to na szybsze zniszczenie dokumentacji, co przełoży się na realne oszczędności dla firm. Pracodawca będzie miał jednak do tego prawo dopiero wtedy, gdy ani pracownik, ani – w przypadku jego śmierci – członkowie rodziny, nie odbiorą dokumentacji po upływie okresu przechowywania.

Trzeba pamiętać, że dla dokumentacji pracowników lub zleceniobiorców zatrudnianych przed 1999 r. okres przechowywania akt nadal będzie wynosić 50 lat. Pracodawca nie może za nich złożyć raportu informacyjnego i tym samym skrócić wymaganego okresu do 10 lat. Ubezpieczenie, jakiemu podlegali przed wejściem w życie reformy z 1999 r., miało zupełnie inny charakter od obecnego. Przede wszystkim płatnik nie odprowadzał zindywidualizowanej składki na obecnych zasadach, dlatego też świadczenia osób, które zakończyły pracę przed tą datą, oblicza się w oparciu o uzyskiwane wynagrodzenie, a nie składki, stąd też pełna dokumentacja pracownicza jest ZUS niezbędna.

Dużą i wyczekiwaną zmianą jest także to, że pracodawca nie będzie musiał prowadzić dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej. Będzie mógł ją prowadzić także elektronicznie, ponadto w każdej chwili ma prawo zmienić formę dokumentacji z papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Obie te formy będą równoważne.

TO TYLKO FRAGMENT ARTYKUŁU. CAŁOŚĆ DOSTĘPNA JEST NA E-DGP>>>