Pojawią się nowe dokumenty, a kwota obniżenia obliczona przez sprzedającego ulegnie redukcji o minimum 50 proc. Nieprawidłowości nie będą zaś karane horrendalnymi sankcjami.
Od 1 października 2018 r. zaczną obowiązywać kolejne zmiany dotyczące udzielania ulg we wpłatach na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Wprowadzi je ustawa z 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1076; dalej: u.r.o.n.), której większość przepisów weszła w życie 6 czerwca 2018 r. Są one bardzo istotne nie tylko dla podmiotów wystawiających ulgi we wpłatach na PFRON, lecz także dla tych pracodawców, którzy dokonują comiesięcznych wpłat na ten fundusz.
Przypomnijmy: każdy pracodawca, który ma obowiązek dokonywania wpłat na PFRON z tytułu niezapewniania ustawowego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, ma możliwość ich obniżenia w razie zakupu produkcji lub usługi przedsiębiorcy, który na podstawie art. 22 u.r.o.n. wystawia tzw. ulgi we wpłatach na PFRON (INF-U). Przepisy dotyczące ulg są bardzo często modyfikowane przez ustawodawcę. Kolejna zmiana art. 22, która zacznie obowiązywać już za trzy dni, ma charakter doprecyzowujący (np. w zakresie stosowania wyłączeń przy obliczaniu stanu zatrudnienia), ale także bezpośrednio wpływa na wysokość wystawianej ulgi (zmiany w limicie ulgi).

Obowiązki sprzedającego

Na podstawie nowych przepisów sprzedający spełniający warunki do udzielania ulg będzie musiał przekazać kontrahentowi wraz z fakturą dokumentującą zakup także zupełnie nowy rodzaj dokumentu. Będzie to dodatkowa informacja o:
a) zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat;
b) możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat;
c) możliwości odwołania oświadczenia, o którym mowa w pkt b (art. 22 ust. 1a u.r.o.n.).
W praktyce więc w procedurze udzielania ulg pojawiają się trzy nowe, odrębne dokumenty:
1) informacja o zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat i możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat – składana przez sprzedającego nabywcy wraz z fakturą za wykonaną produkcję/usługę;
2) oświadczenie o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat – składane przez nabywcę sprzedającemu nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup;
3) oświadczenie o odwołaniu oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat – składane przez nabywcę sprzedającemu w przypadku uprzedniego złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 2, nie później jednak niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup.
W konsekwencji sprzedający od 1 października 2018 r. wystawi informację o kwocie ulgi niezwłocznie po:
a) terminowym otrzymaniu odwołania oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat oraz terminowym uregulowaniu należności,
b) terminowym uregulowaniu należności w przypadku nieotrzymania w terminie oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat lub w przypadku niewykonania obowiązku przekazania dodatkowej informacji, o której mowa w ust. 1a
– jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup (zmieniony art. 22 ust. 10 u.r.o.n.).
Tak więc w nowym trybie wystawiania ulg sprzedający ma obowiązek poinformowania każdego nabywcy, jednokrotnie w danym roku, o zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat na PFRON, możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat, a także o możliwości odwołania tego oświadczenia. Informację tę można przekazać nabywcy wraz z fakturą dokumentującą zakup. [przykład 1]

Stan zatrudnienia

Od 1 października 2018 r. zmienia się także przepis dotyczący szczegółowych zasad ustalania stanu zatrudnienia uprawniającego do udzielania ulgi oraz obliczania kwoty samej ulgi, który do tej pory nie był stosowany jednolicie.
Zgodnie ze zmienionym art. 22 ust. 9 u.r.o.n:
  • przy obliczaniu kwoty obniżenia, tak jak do tej pory, pracodawcy będą brać pod uwagę wyłącznie zatrudnienie i wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę za miesiąc, do którego zaliczono przychody;
  • przy obliczaniu stanu zatrudnienia oraz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na potrzeby ustalenia prawa do udzielania ulg oraz obliczenia kwoty ulgi (art. 22 ust. 1 i 5–7 u.r.o.n.) nastąpi bardzo duża zmiana; zastosowanie znajdą wy łączenia ze stanów zatrudnienia określone w art. 21 ust. 5 u.r.o.n., czyli niewliczanie pracowników niepełnosprawnych na urlopie bezpłatnym oraz niewliczanie pełnosprawnych m.in.:
– przebywających na urlopie rodzicielskim i wychowawczym,
– zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
– nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;
  • przy obliczaniu stanu zatrudnienia oraz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na potrzeby ustalenia prawa do udzielania ulg wskazano okres, na który należy ustalać stany zatrudnienia dla potrzeb wykazania struktury wymaganej od sprzedającego zgodnie z art. 22 ust. 1 u.r.o.n. (tj. co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz co najmniej 30 zatrudnionych osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności lub umiarkowanego ze szczególnymi schorzeniami); jest nim miesiąc poprzedzający miesiąc wystawienia faktury dokumentującej dany zakup (a nie miesiąc jej wystawienia czy miesiąc, do którego przyporządkowano przychód z zakupu). [przykład 2]

Limit ulgi

Najdalej idąca zmiana w zasadach udzielania ulg we wpłatach na PFRON dotyczy ograniczenia wysokości wystawianej ulgi. Dotychczasowy limit to 100 proc. kwoty wskazanej na fakturze. Zmiana w art. 22 ust. 5 u.r.o.n. wprowadzi zasadę, że kwota ulgi obliczona przez sprzedającego nie będzie mogła być wyższa niż 50 proc. kwoty netto należności wykazanej na fakturze dokumentującej zakup mający uprawniać do ulgi. Przepis ten wyraźnie wskazuje, że na kwotę ulgi wpływa nie tylko kwota należności za zakup, pierwotnie ustalona przez strony, lecz także wszelkie jej zmiany. Dla porządku warto też wskazać, że nowelizacja art. 22 ust. 5 u.r.o.n. uchyla jednocześnie ust. 11 wskazujący na limit 100 proc. kwoty netto na fakturze. [przykład 3]

Podmioty uprawnione

Artykuł 22 ust. 1–10 oraz art. 22a i art. 22b u.r.o.n. od 1 października 2018 r. będą miały zastosowanie również do sprzedających lub nabywców, którzy:
1) są jednostkami organizacyjnymi, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE lub od państw członkowskich EFTA przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. poz. 1454);
2) są wydzielonymi jednostkami organizacyjnymi wchodzącymi w skład innych podmiotów,
– w przypadku ujawnienia danych tych jednostek organizacyjnych na fakturze.
Zmiana polegająca na dodaniu art. 22 ust. 10a u.r.o.n. potwierdzi możliwość uczestnictwa w procesie nabywania ulg we wpłatach na PFRON przez podmioty, których rozliczenia podatku od towarów i usług podlegają centralizacji. Od 1 października 2018 r. podmiotami uprawnionymi do udzielania ulg (po spełnieniu pozostałych warunków z art. 22 u.r.o.n.) będą m.in. samorządowe zakłady aktywności zawodowej, a także miejskie biblioteki oraz urzędy gmin.
Drugą grupą podmiotów, których rozliczenia z wpłat na PFRON zostaną doprecyzowane, są jednostki organizacyjne będące częścią innych podmiotów. Do nich również będzie miał zastosowanie art. 22 u.r.o.n. Po spełnieniu warunków określonych w tym przepisie powyższe podmioty będą mogły odpowiednio udzielać ulg swoim kontrahentom lub nabywać ulgi we wpłatach na PFRON. Jeżeli będą zamierzały korzystać z ulg, ich dane będą musiały być ujawnione na fakturze.

Zmiany w karach

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 22b ust. 1 pkt 4 zmianie ulegnie wysokość obowiązkowej wpłaty w razie zawyżenia kwoty ulgi. Nie będzie ona obliczana w dotychczasowy, skomplikowany sposób (tj. alternatywnie jako trzykrotność kwoty zawyżenia albo 10 proc. kwoty ulgi), lecz zawsze będzie równa kwocie zawyżenia. [przykład 4]
trzy rozporządzenia
1 października 2018 r. wejdą w życie także zmienione rozporządzenia dotyczące:
• ustalenia wzorów deklaracji składanych zarządowi PFRON przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten fundusz,
• określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych,
• informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na PFRON oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia.

przykład 1

Informacja dla nabywcy
Pracodawca (sprzedający) jest uprawniony do udzielania ulg we wpłatach na PFRON. 30 listopada wystawił i doręczył on swojemu nowemu nabywcy fakturę dokumentującą zakup. Termin płatności faktury przypada na 10 grudnia 2018 r. W związku z nowymi obowiązkami sprawozdawczymi wraz z fakturą doręczył on nabywcy informację o zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat na PFRON, możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat, a także o możliwości odwołania tego oświadczenia. Jeżeli najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup (czyli do 15 stycznia 2019 r.) nabywca nie przekaże oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat, to sprzedający będzie musiał wystawić ulgę nabywcy (INF-U). Jednak powinien to zrobić nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup (czyli maksymalnie do 31 stycznia 2019 r.).

przykład 2

Z jakiego okresu
Pracodawca ustala stan zatrudnienia ogółem oraz wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na potrzeby ustalenia uprawnienia do udzielania ulg we wpłatach na PFRON. Zatrudnia on 30 pracowników w przeliczeniu na etaty, przy czym w listopadzie 2018 r. dwóch pracowników pełnosprawnych przebywało na urlopie rodzicielskim. Stany zatrudnienia należy ustalać na miesiąc poprzedzający miesiąc wystawienia faktury dokumentującej dany zakup. Dlatego też dopiero wystawiając ulgę za grudzień 2018 r., pracodawca będzie uwzględniał dane dotyczące zatrudnienia za listopad br.

przykład 3

Połowa kwoty
Pracodawca (sprzedający) w grudniu 2018 r. udzielił swojemu kontrahentowi (nabywcy) ulgi we wpłatach na PFRON z tytułu sprzedaży własnych usług na kwotę 10 tys. zł netto. W związku z tym, że kwota ulgi obliczona przez sprzedającego nie może być wyższa niż 50 proc. kwoty netto należności wykazanej na fakturze, w praktyce wyniesie ona maksymalnie 5 tys. zł netto, bez względu na faktycznie obliczoną kwotę ulgi na podstawie zasad wskazanych w art. 22 ust. 5–7 u.r.o.n.

przykład 4

Omyłkowe wystawienie
Sprzedający omyłkowo wystawił ulgę nabywcy w zawyżonej kwocie po 1 października 2018 r. Zamiast na kwotę 200 zł, wystawił ją na 2000 zł, i taką kwotę wykazał w informacji o kwocie ulgi (INF-U). Różnica między zawyżoną a prawidłowo ustaloną kwotą to: 2000 zł – 200 zł = 1800 zł. Tyle wyniesie wpłata sankcyjna do PFRON.