Nie trzeba tego robić, jeśli zatrudniony ma już inny tytuł do ubezpieczeń emerytalno-rentowych. Podobnie będzie w sytuacji, jeśli ukończył 55 lub 60 lat.
Płatnikami składek na Fundusz Pracy są pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne. Opłacają je m.in. za osoby:
  • pozostające w stosunku pracy lub stosunku służbowym,
  • wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą,
  • wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz za osoby z nimi współpracujące (z wyłączeniem umów uaktywniających z nianiami).
Do płatników składek na FP zaliczają się także osoby prowadzące pozarolniczą działalność, które opłacają je za siebie i osoby współpracujące.
Natomiast nie są obowiązani do opłacania składek na FP z tytułu umów-zleceń zleceniodawcy będący osobami fizycznymi, jeśli nie zatrudniają ani jednego pracownika. Składki te opłacają bowiem płatnicy będący pracodawcami lub jednostkami organizacyjnymi. Pracodawcą w rozumieniu ustawy jest jednostka organizacyjna, chociażby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają co najmniej jednego pracownika. Zatem właściciel firmy współpracujący jedynie z osobami zatrudnionymi na umowy-zlecenia nie jest w stosunku do nich płatnikiem składek na FP. Natomiast jednostka organizacyjna (np. spółki prawa handlowego), choćby nie posiadała żadnych pracowników, opłaca składki na ogólnych zasadach.

Kto musi płacić

Po pierwsze, składki na FP opłaca płatnik za osoby, które obowiązkowo podlegają z danego tytułu ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Tym samym pozostawanie w ubezpieczeniach o charakterze dobrowolnym (na wniosek zainteresowanego) wyklucza ponoszenie składek na ten fundusz.
Po drugie, składka staje się należna wtedy, gdy przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca, wynosi co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę, czyli 2100 zł (w 2018 r.).
Składki odprowadza się bez względu na kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej – tzw. limitu trzydziestokrotności.
W przypadku gdy ubezpieczony osiąga przychody z kilku źródeł, od których obowiązkowo opłacane są składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, i łącznie ze wszystkich tych źródeł, w przeliczeniu na miesiąc, podstawa dorówna wysokości płacy minimalnej lub ją przewyższy, wówczas każdy z płatników odprowadza składki na FP. Osoba osiągająca przychody od różnych płatników składa stosowne oświadczenie każdemu z nich. Z taką informacją wszyscy płatnicy mogą ustalić obowiązek w zakresie zapłaty składek na FP. [przykłady 1 i 2]

Ustalenie podstawy

Przeliczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na okres miesiąca to ustalenie, jaka byłaby ta podstawa, gdyby praca wykonywana była przez pełny miesiąc. Jeśli byłaby ona co najmniej równa minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, to składka na FP jest należna. Przeliczenia się dokonuje, gdy co najmniej minimalne wynagrodzenie nie zostało osiągnięte ze względu na nieobecność powodującą zmniejszenie pensji. Tak może być w razie rozpoczęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca lub nieobecności spowodowanej chorobą, urlopem bezpłatnym czy wychowawczym albo nieobecnością nieusprawiedliwioną. W przypadku pracownika pełnoetatowego zawsze składka jest należna, gdyż ma on zagwarantowaną płacę minimalną w razie przepracowania pełnego miesiąca.
Przeliczenia dokonuje się u pracowników niepełnoetatowych, których przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest niższy niż minimalne wynagrodzenie (nie ustala się, ile by wyniosła podstawa, gdyby było zatrudnienie na pełny etat). Trzeba podkreślić, że przeliczenia podstawy składkowej dokonuje się tylko w celu ustalenia obowiązku opłacania składki na FP za dany miesiąc. Samą składkę natomiast nalicza się od faktycznego przychodu.
Płatnik opłaca składkę na FP, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:
  • osoba objęta jest obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi (a nie dobrowolnymi),
  • przychody stanowiące podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych w przeliczeniu na pełen miesiąc są co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu.

Kilka wyjątków

Ustawa o promocji zatrudnienia przewiduje kilka wyjątków polegających na zwolnieniu pracodawcy od obowiązku opłacania składek na FP za niektórych pracowników (zleceniobiorców).
Pierwsza grupa to kobiety, które ukończyły 55 lat, i mężczyźni, którzy ukończyli 60 lat. Zwolnienie to dotyczy zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców. W przypadku gdy osiągnięcie tego wieku następuje w trakcie miesiąca kalendarzowego, zwolnienie z obowiązku opłacania składki przysługuje dopiero od następnego miesiąca. Jedynie w przypadku pracowników, których 55. lub 60. urodziny przypadają̨ pierwszego dnia danego miesiąca, zwolnienie przysługuje już̇ od tego miesiąca.[przykład 3]
Drugi wyjątek to pracownicy powracający z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego. Urlopy przysługują wyłącznie pracownikom na podstawie kodeksu pracy, zwolnienie ma więc zastosowanie tylko do tej grupy ubezpieczonych i przysługuje w okresie 36 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z danego rodzaju urlopu. Odnosi się do tego pracodawcy, który wcześniej urlopu udzielił. Ulga nie przysługuje w stosunku do osób wykonujących pracę na podstawie umów o świadczenie usług, do których zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło. Co ciekawe, jeżeli pracownik zawarł dodatkowo z pracodawcą umowę-zlecenie/umowę o dzieło lub jeżeli w ramach takiej umowy będzie wykonywał pracę na rzecz swojego pracodawcy, to zwolnienie nie obejmie przychodów uzyskiwanych z tytułu świadczenia pracy na podstawie tej umowy. Dla celów zwolnienia odróżnia się przychody z obu rodzajów umów (o pracę oraz cywilnej), mimo że podlegają sumowaniu przy ustalaniu podstawy składek społecznych i są traktowane jak przychód ze stosunku pracy.
Okres 36 miesięcy zwolnienia z opłacania składek na FP należy liczyć od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu. [przykład 4]
Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na omawiany fundusz należy odnosić do kwot stanowiących podstawę̨ wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez stosowania ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (tzw. limit 30-krotności), wypłaconych bądź pozostawionych do dyspozycji pracownika w okresie przysługującego zwolnienia. Nie ma znaczenia, za jaki okres wynagrodzenia są należne.
W wielu przypadkach bezpośrednio po powrocie z urlopu związanego z rodzicielstwem pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego lub dni wolnych od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Wtedy uznaje się, że jego powrót do pracy nastąpił po zakończeniu urlopu, a nie w dniu rzeczywistego podjęcia pracy po urlopie wypoczynkowym, okresie niezdolności do pracy z powodu choroby czy innego zwolnienia od pracy. Wówczas początkiem 36-miesięcznego okresu zwolnienia z opłacania składek za daną osobę jest pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu. [przykład 5]
W przypadku pracownika, który po urlopie macierzyńskim korzysta z urlopu rodzicielskiego, a potem wychowawczego, 36-miesięczny okres zwolnienia z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy należy liczyć od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie ostatniego z tych urlopów. Odnosi się to do sytuacji, gdy pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. Kodeks pracy zezwala na takie rozwiązanie. Wówczas zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP w odniesieniu do przychodów osiąganych w okresie wykonywania pracy w trakcie korzystania z tych urlopów, nie przysługuje. [przykład 6]

przykład 1

Tylko pół etatu
Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu otrzymuje 1200 zł brutto miesięcznie. Mimo obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu stosunku pracy pracodawca nie opłaca za niego składek na FP ze względu na przychód podlegający oskładkowaniu (niższy od płacy minimalnej).

przykład 2

Gdy dobrowolne
Pracownica jest zatrudniona na 3/4 etatu z wynagrodzeniem 2200 zł. Oprócz tego wykonuje umowę-zlecenie dla innego podmiotu i tam ma 500 zł miesięcznie. W 2018 r. obowiązkowo składkę na FP płaci tylko zakład pracy. Natomiast zleceniodawca nie, ponieważ ubezpieczenia emerytalne i rentowe z umowy cywilnej mają w tym przypadku charakter dobrowolny.

przykład 3

Urodziny na początku miesiąca
Pracownica 1 września 2018 r. ukończyła 55 lat. Wynagrodzenie za pracę zgodnie z regulaminem jest wypłacane 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W tym przypadku zwolnienie z obowiązku opłacania za tę osobę składek na FP obowiązuje od 1 września 2018 r. Oznacza to, że już od przychodów za wrzesień pracodawca nie opłaca składek na FP.

przykład 4

Półtora roku zwolnienia
Pracownica powróciła do pracy po urlopie rodzicielskim przysługującym jej do 17 września 2018 r. Pracodawca nie opłaca za nią składek na FP przez okres 36 miesięcy liczony od 1 października 2018 r. do 30 września 2021 r.

przykład 5

Inne wolne nieistotne
Pracownik zakończył urlop macierzyński 28 sierpnia 2018 r. Od 29 sierpnia do 30 września 2018 r. przebywa na urlopie wypoczynkowym. Pracodawcy przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FP, począwszy od 1 września 2018 r., a nie 1 października. 31 sierpnia pracownik otrzymał wynagrodzenie urlopowe za trzy dni sierpnia. Od tego przychodu, za sierpień, pracodawca musi jeszcze zapłacić składkę na FP.

przykład 6

Łączony urlop
Pracownica bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego korzysta z urlopu rodzicielskiego, który został jej udzielony do końca grudnia 2018 r. Urlop rodzicielski łączy z wykonywaniem pracy u swojego pracodawcy w wymiarze 1/2 etatu. W tym czasie przysługuje jej miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2500 zł. Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP za tę pracownicę przysługuje pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że od przychodów uzyskiwanych w okresie łączenia pracy i urlopu pracodawca zobowiązany jest opłacać składki na FP. ©℗
Składek nie opłaca się także za:
  • pracowników młodocianych zatrudnionych w ramach umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;
  • osoby przebywające na urlopach wychowawczych oraz pobierające zasiłek macierzyński;
  • osoby zatrudnione, które ukończyły 50. rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy ‒ przez 12 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę;
  • skierowanych zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30. roku życia ‒ przez 12 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę. 
WAŻNE Pozostawanie w ubezpieczeniach o charakterze dobrowolnym (na wniosek zainteresowanego) wyklucza ponoszenie składek na Fundusz Pracy.
Podstawa prawna
Art. 2 ust. 1 pkt 25, art. 104, art. 104a–105, art. 107 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm.).