Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy i z przepisów wykonawczych do niego, a także z innych przepisów prawa.
problem
We wrześniu jeden z pracowników chorował przez trzy dni robocze, wykorzystał również urlop okolicznościowy z tytułu zawarcia związku małżeńskiego (dwa dni). Jest wynagradzany stawką miesięczną w stałej wysokości 4200 zł oraz miesięczną premią regulaminową wynikową od 100 do 500 zł. Jednocześnie na początku września przepracował łącznie dziewięć godzin ponad normę dobową. Jak obliczyć wynagrodzenie za wrzesień?
odpowiedź
Za wrzesień pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe za trzy dni, a także wynagrodzenie za 16 godzin zwolnienia od pracy z tytułu swojego ślubu, obliczone ze zmiennej premii przysługującej za wrzesień i z wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, oraz wynagrodzenie za 9 godzin pracy nadliczbowej.
Płatne zwolnienia
Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy (dalej: k.p.) i z przepisów wykonawczych do niego, a także z innych przepisów prawa. Najczęściej pracownikowi trzeba udzielić czasu wolnego od pracy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, np. z zakresu bhp, stawienia się przed różnymi organami, zaopiekowania dzieckiem lub załatwienia ważnych spraw urzędowych, rodzinnych. Zwolnienia od pracy, do udzielenia których zobowiązuje pracodawcę kodeks pracy, przysługują np.:
- pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy – zwolnienie z całości lub części dnia pracy w celu punktualnego przybycia i uczestniczenia w zajęciach oraz urlop szkoleniowy (art. 1031 par. 2 k.p.);
- pracownicy będącej w ciąży lub karmiącej dziecko, która jest zatrudniona przy pracach wzbronionych ze względu na stopień narażenia na czynniki szkodliwe bądź niebezpieczne dla zdrowia, przy pracach w warunkach uciążliwych, a także która nie może wykonywać dotychczasowej pracy ze względu na orzeczone przeciwwskazania lekarskie (art. 179 k.p.);
- ciężarnej pracownicy na zalecone przez lekarza badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą, jeżeli badania te nie mogą być przeprowadzone poza godzinami pracy (art. 185 par. 2 k.p.);
- pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat (tzw. opieka nad dzieckiem – art. 188 k.p.);
- pracownikowi poddającemu się w czasie pracy obowiązkowym okresowym lub kontrolnym badaniom lekarskim w ramach profilaktycznej ochrony zdrowia (art. 229 par. 3 k.p.);
- pracownikowi będącemu w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia, na poszukiwanie pracy (art. 37 k.p.).
Wymienione zwolnienia są odpłatne, tzn. pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas, kiedy nie wykonywał pracy ze względu na te konieczności.
Kolejne zwolnienia od pracy wymienia rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Jednak tylko za część zwolnień pracownikowi przysługuje wynagrodzenie. I tak pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, za wynagrodzeniem na czas:
- niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych;
- niezbędny do uczestniczenia pracownika będącego ratownikiem GOPR, w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu;
- niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa pracownika będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR”;
- oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi przez pracownika będącego krwiodawcą, a także na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy
- obejmujący:
– dwa dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
– jeden dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką; to zwolnienie jest potocznie zwane urlopem okolicznościowym.
Ile do wypłaty
Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas opisanych zwolnień od pracy oraz za czas jej niewykonywania stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (par. 5 ust. 1 rozporządzenia o wynagrodzeniach). Odnosząc się więc do zasad panujących w przepisach rozporządzenia urlopowego, składniki wynagrodzenia w stawce miesięcznej w stałej wysokości przyjmuje się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu danego zwolnienia od pracy. Przy wynagrodzeniu w stałych stawkach miesięcznych zbędne są wszelkie przeliczenia. Pracownik mimo zwolnienia od świadczenia pracy otrzymuje wynagrodzenie z umowy o pracę. Jeśli natomiast chodzi o składniki zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, to różnica w stosunku do ustalania podstawy wynagrodzenia urlopowego polega na tym, że nie zlicza się tych składników z trzech (lub 12 miesięcy w razie znacznych wahań) poprzedzających miesiąc zwolnienia od pracy. Zmienne składniki przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu bieżącym, w którym doszło do zwolnienia od pracy. Ich kwotę dzieli się przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych przez pracownika w tym miesiącu (pomniejszając obowiązkowy wymiar czasu pracy dla tego miesiąca o liczbę godzin zwolnienia od pracy, innych nieobecności i powiększając o ewentualne nadgodziny). Otrzymaną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin, które pracownik powinien był przepracować w czasie tego zwolnienia. Jeżeli w miesiącu, w którym przypadło zwolnienie od pracy, pracownik nie uzyskał zmiennego składnika (np. nie nabył prawa do premii regulaminowej bądź dodatku), wówczas nie otrzyma osobnego wynagrodzenia za czas nieświadczenia pracy, a tylko stawkę zasadniczą w stałej wysokości. [przykład]
przykład
16 godzin wolnego
W sierpniu 2018 r. pracownikowi urodziło się dziecko. Z tej okazji otrzymał zwolnienie od pracy na dwa dni (16 godzin). Wynagrodzenie pracownika to stała stawka miesięczna 3700 zł, dodatek motywacyjny w wysokości od 5 do 15 proc. płacy zasadniczej oraz miesięczna premia zmienna od 100 do 350 zł, w zależności od stopnia wykonania powierzonych zadań. W sierpniu pracownik uzyskał:
– dodatek w wysokości 185 zł (3700 zł x 5 proc.),
– premię w kwocie 120 zł.
Wynagrodzenie za 16 godzin zwolnienia, ze zmiennych składników wynosi:
305 zł (185 zł + 120 zł) : 160 godz. (nominał 176 godz. – 16 godz. urlopu okolicznościowego) = 1,91 zł
1,91 zł x 16 godz. = 30,56 zł
Za sierpień pracownik powinien otrzymać łącznie 4035,56 zł (3700 zł + 120 zł + 185 zł + 30,56 zł).
Lista płac na wrzesień 2018 r.
| Elementy | Kwota | Sposób wyliczenia | ||||
| Przychód | 4922,97 zł | 3780 zł + 380 zł + 354,38 zł + 91,04 zł + 317,55 zł | ||||
| Składki na ubezpieczenia społeczne | 631,40 zł | – podstawa wymiaru – 4605,42 zł – składka emerytalna – 4605,42 zł x 9,76 proc. = 449,49 zł – składka rentowa – 4605,42 zł x 1,5 proc. = 69,08 zł – składka chorobowa – 4605,42 zł x 2,45 proc. = 112,83 zł Łączna kwota składek – 631,40 zł | ||||
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku | 386,24 zł 332,60 zł | – podstawa wymiaru – 4291,57 zł (cały przychód po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 631,40 zł) 4291,57 zł x 9 proc. = 386,24 zł 4291,57 zł x 7,75 proc. = 332,60 zł | ||||
| Zaliczka na podatek dochodowy | 373 zł | Przychód do opodatkowania – 4922,97 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 4180 zł [4922,97 zł (przychód) – 111,25 zł – koszty uzyskania przychodów – 631,40 zł] = 4180,32 zł – zaliczka do US – 373 zł (4180 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 706,07 zł (zaliczka na podatek) – 332,60 zł (składka zdrowotna) = 373,47 zł | ||||
| Kwota do wypłaty | 3532,33 zł | 4922, 97 zł – (631,40 zł + 386,24 zł + 373 zł) | ||||
Rozliczenie zatrudnionego
Najpierw należy więc ustalić gratyfikację za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej. Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości 50-proc. wynagrodzenia, o ile pracownikowi nie został udzielony w zamian czas wolny do końca okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania, 60-proc. wynagrodzenia. Z kolei normalne wynagrodzenie według orzecznictwa to takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Obejmuje ono więc wynagrodzenie zasadnicze, wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, oraz inne składniki o charakterze stałym, do których pracownik ma prawo na podstawie zakładowych przepisów płacowych. Mogą to być np. dodatek stażowy, motywacyjny, za pracę w warunkach uciążliwych; premia stała, która nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych. Nie spełniają tej przesłanki premie (nagrody) uznaniowe oraz premie wynikowe (zadaniowe, prowizyjne), czyli takie, które mierzą ilość wykonanej pracy.
Zatem wynagrodzenie za dziewięć godzin pracy ponad nominał to:
1) dodatek 50 proc.:
4200 zł : 160 godz. = 26,25 zł
(26,25 zł x 50 proc.) x 9 godz. = 118,13 zł
2) normalne wynagrodzenie (tylko ze stawki miesięcznej):
26,25 zł x 9 godz. = 236,25 zł
Razem 354,38 zł
Wynagrodzenie za czas zwolnienia okolicznościowego (16 godz.) – przy założeniu, że premia wynikowa za wrzesień wyniosła 380 zł:
354,38 zł + 380 zł = 734,38 zł – suma zmiennych składników wynagrodzenia za wrzesień
734,38 zł : 129 godz. (160 godz. nominał czasu pracy dla września + 9 godz. nadliczbowych – 16 godz. urlopu okolicznościowego – 24 godz. choroby) = 5,69 zł
5,69 zł x 16 godz. = 91,04 zł – wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego
Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:
4200 zł : 30 = 140 zł
140 zł x 3 dni choroby = 420 zł
4200 zł – 420 zł = 3780 zł
Z kolei wynagrodzenie chorobowe za trzy dni należy obliczyć z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia uzyskanego za okres od września 2017 r. do sierpnia 2018 r. Załóżmy, że średnia pensja z tego okresu wyniosła 4600 zł, a po odliczeniu części składkowej 13,71 proc. – 3969,34 zł. Wynagrodzenie chorobowe wynosi:
3969,34 zł : 30 = 132,31 zł
132,31 zł x 80 proc. = 105,85 zł
105,85 zł x 3 dni = 317,55 zł
Wszystkie powyższe składniki są przychodem ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu, przy czym wynagrodzenie chorobowe tylko składce zdrowotnej.
Podstawa prawna
Art. 1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).
Par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
Par. 4, 11, 15, 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
