Zatrudniony na etacie, zarabiający 4700 zł miesięcznie, odbył podróż służbową w celu zrealizowania obowiązkowego szkolenia. 1 sierpnia o godzinie 6.30 wyjechał swoim samochodem (stawka 1 zł za km) za zgodą pracodawcy, podróż trwała 2,5 godziny. Na miejscu, w ośrodku szkoleniowym, był o 9.00. Szkolenie trwało od 9.30 do 18.30 z przerwą na obiad. Powrót nastąpił 3 sierpnia o 21.45. Pracownik był zakwaterowany w hotelu i okazał rachunek – 300 zł. Hotel zapewniał śniadania, przy czym pierwszego dnia pracownik tego posiłku nie skonsumował. Jak rozliczyć jego czas pracy, biorąc po uwagę, że od poniedziałku do piątku pracuje on od 8.00 do 16.00? Czy wystąpiły nadgodziny? Jak rozliczyć diety, jeżeli pracodawca w regulaminie wynagradzania ustanowił pełną dietę za dobę rodzimej podróży – 40 zł, a za dobę niepełną, ale rozpoczętą, trwającą do 8 godzin – w wysokości 20 zł, zastrzegając, że nie są one pomniejszane o zapewnione w hotelach posiłki.



odpowiedź

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki ich wypłacania w przypadku pracownika zatrudnionego u innego pracodawcy niż jednostka budżetowa można określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, z tym jednak zastrzeżeniem, że diety za dobę podróży krajowej oraz zagranicznej nie mogą być niższe niż dieta krajowa określona dla pracownika jednostki budżetowej (w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r.). Jeżeli jednak pracodawca nie uregulował wewnętrznie kwestii rozliczania należności delegacyjnych, przysługują one na zasadach i w wysokościach wynikających z powołanego rozporządzenia.
Reklama

Diety

Z cytowanego rozporządzenia, które obejmuje zarówno podróże krajowe, jak i zagraniczne, wynika, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Oblicza się je za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) – po wykonaniu zadania służbowego – w następujący sposób: jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – 50 proc. diety, a ponad 8 godzin w pełnej wysokości.

Reklama
Kwotę diety wynoszącej 30 zł zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25 proc. diety, obiad – 50 proc. diety, kolacja – 25 proc. diety. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, która obejmuje wyżywienie, powyższe progi zmniejszania mają odpowiednie zastosowanie. Przykładowo, w razie serwowanego w hotelu śniadania dieta ulega okrojeniu o 7,50 zł i wynosi 22,50 zł.

Przejazdy

Forma zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów i jego wysokość zależy od rodzaju środka transportu, jakim zgodnie ze wskazaniem pracodawcy poruszał się pracownik w czasie podróży. Na wniosek zatrudnionego pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy. Wtedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. Stawka zależy od pojemności skokowej silnika.

Nocleg

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, przy czym za jedną dobę hotelową nie może być ona wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety (600 zł). Jednak w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na wyższy niż podany zwrot udokumentowanego kosztu noclegu.

Opodatkowanie i oskładkowanie należności

Należności za czas podróży służbowych pracowników stanowią przychód ze stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że zatrudniony zawsze zapłaci podatek czy składki od otrzymanych wypłat. Pracownik udaje się w podróż na polecenie pracodawcy, wykonuje na miejscu zadania służbowe na rzecz swojej firmy. Nie powinien więc przeznaczać własnych środków na wydatki związane z przejazdami i pobytem. Jest więc uzasadnione, by świadczenia z tytułu wyjazdów biznesowych były wolne od obciążeń podatkowo-składkowych. Z PIT zwolnione są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. Zatem, nawet jeśli firma prywatna, spoza sfery budżetowej, ma własne uregulowania co do podróży służbowych (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy), w tym w sprawie wysokości świadczeń, to w zakresie PIT musi się trzymać limitów wyznaczonych dla należności pracowników jednostek budżetowych. Analogiczne zwolnienie obowiązuje w przypadku składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podstawy wymiaru składek na ZUS nie stanowią więc diety, jak i zwroty pozostałych kosztów, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z powyższego rozporządzenia.
Aby prawidłowo stosować przedmiotowe zwolnienia, niezbędna jest więc znajomość treści powołanego rozporządzenia. Trzeba wnikliwie przyjrzeć się rodzajom należności, ich wysokościom, okolicznościom, kiedy przysługują, a kiedy nie. Od tego zależy, czy dana wypłata na rzecz pracownika będzie w całości czy częściowo wolna z podatku i składek, czy też w pełni opodatkowana i oskładkowana z powodu stosowania korzystniejszych stawek.

przykład

Co się należy
W sierpniu pracownik odbył krajową podróż służbową, która trwała dwie pełne doby i jedną rozpoczętą – ponad 8 godzin. Pracownikowi przysługuje więc 120 zł (3 x 40 zł). W hotelu, w którym pracownik się zatrzymał, w cenę usługi był wliczony jeden posiłek w postaci śniadania. Według rozporządzenia pracownik pobrałby jedynie 67,50 zł, gdyż pełna dieta – 30 zł zostałaby zredukowana o 25 proc. z tego tytułu (nie ma znaczenia, że pracownik faktycznie nie zjadł jednego posiłku). Oznacza to, że nadwyżka ponad tę sumę, a więc 52,50 zł (120 zł – 67,50 zł), podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Oprócz diet pracownik otrzymał: zwrot kosztów zakwaterowania w kwocie 300 zł – według faktury z hotelu (należność bez PIT i ZUS) oraz zwrot kosztów przejazdów własnym samochodem (zgoda pracodawcy) w wysokości 230 zł. Pracownik według ewidencji przebiegu pojazdu przejechał bowiem 230 km, a stawka za jeden km wynosi u pracodawcy 1 zł. Jest to stawka podwyższona, bo urzędowa taryfa dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc. za 1 km wynosi 0,8358 zł. Zamiast kwoty 192,23 zł wyliczonej zgodnie z rozporządzeniem (230 km x 0,8358 zł) pracownik dostał o 37,77 zł więcej i ta nadwyżka stanowi znowu przychód do opodatkowania i oskładkowania. Należności za czas podróży służbowej wynoszą razem 650 zł, z czego 90,27 zł (52,50 zł + 37,77 zł) podlega PIT oraz ZUS. Za sierpień pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie w wysokości 4700 zł, a także normalne wynagrodzenie i dodatek pieniężny w wysokości 50 proc. z tytułu godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia norm dobowych łącznie o 4,5 godziny. Pierwszego dnia podróży do czasu pracy należy wliczyć przejazd od godz. 8.00 i czas szkolenia, tj. łącznie 10,5 godziny z czego ponad normę dobową są 2,5 godziny, natomiast drugiego i trzeciego dnia – po 9 godzin (szkolenie od 9.30 do 18.30), z czego razem dwie godziny to nadgodziny dobowe.
Stawka normalnego wynagrodzenia za 1 godzinę pracy w sierpniu: 4700 zł : 176 godz. = 26,70 zł.
Normalne wynagrodzenie za nadgodziny: 106,80 zł (tj. 26,70 zł x 4 godz.) + 13,35 zł (tj. 26,70 zł x 1/2 godz.) = 120,15 zł.
Dodatek 50-proc.: 26,70 zł x 50 proc. = 13,35 zł; 13,35 zł x 1/2 godz. = 6,68 zł; 13,35 zł x 4 godz. = 53,40 zł + 6,68 zł = 60,08 zł.
Łącznie: 120,15 zł + 60,08 zł = 180,23 zł. ©℗
Lista płac na sierpień 2018 r.
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 5 530,23 zł 4700 zł + 180,23 zł + 650 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 681,46 zł – podstawa wymiaru – 4 970,50 zł (4700 zł + 180,23 zł + 90,27 zł)– składka emerytalna – 4970,50 zł x 9,76 proc. = 485,12 zł– składka rentowa – 4970,50 zł x 1,5 proc. = 74,56 zł– składka chorobowa – 4 970,50 zł x 2,45 proc. = 121,78 złŁączna kwota składek – 681,46 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne– do zapłaty do ZUS– odliczana od podatku 386,01 zł332,40 zł – podstawa wymiaru – 4289,04 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 681,46 zł)4289,04 zł x 9 proc. = 386,01 zł4289,04 x 7,75 proc. = 332,40 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 373 zł – przychód do opodatkowania – 4970,50 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 4178 zł[4970,50 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 681,46 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)]– zaliczka do US – 373 zł(4178 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 705,71 zł (zaliczka na PIT) – 332,40 zł (składka zdrowotna) = 373,31 zł
Kwota do wypłaty 4089,76 zł 5530,23 zł – (681,46 zł – 386,01 zł – 373 zł) ©℗

Czas pracy w podróży służbowej

Podróż służbowa obejmuje pracę (zlecone zadanie), przejazd tam i z powrotem, dojazdy miejscowe, np. na spotkanie z klientem oraz czas wolny. Aby prawidłowo rozliczyć nie tylko zwrot kosztów wyjazdu, ale i wynagrodzenie, należy przypomnieć, że czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zatem poza czasem pracy jest czas dojazdu do miejsca przeznaczenia i przyjazdu (powrotu), gdyż wtedy pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podróż odbywa się w godzinach pracy pracownika (pokrywających się z jego rozkładem czasu pracy) lub gdy w czasie przejazdu poza nimi (np. pociągiem, samolotem) pracownik też zajmuje się pracą. Wtedy czas przejazdów/lotu liczy się jako płatny czas pracy, podobnie jak czas wykonywania powierzonego zadania nie tylko w normalnych godzinach pracy, ale również wykraczających poza rozkład. Wówczas praca wykonywana ponad normy czasu pracy jest pracą w godzinach nadliczbowych, którą trzeba odpowiednio wynagrodzić.
Podsumowując: podczas trwania podróży służbowej do czasu pracy zalicza się czas, w którym pracownik faktycznie świadczył pracę oraz czas przejazdów/dojazdów przypadający na ustalone w harmonogramie godziny pracy danego pracownika. Natomiast część podróży służbowej, podczas której pracownik nie zajmował się sprawami służbowymi (czas dojazdu do i powrotem z miejsca delegowania, czas wolny), nie stanowi czasu pracy. ©℗
Podstawa prawna
Art. 775, art. 128, art. 1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).
Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).