Andrzej Wiązowski, prezes Maxi Kasa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, postanowił uporządkować i ujednolicić kwestię wypłacania wynagrodzeń przez firmę. Zauważył bowiem, że większość pracowników korzysta z bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia, a tylko nieliczni pobierają pensję w tradycyjnej postaci. Uznając, że taki dualizm nie jest dla firmy korzystny (generuje dodatkowe koszty i obowiązki administracyjno-dokumentacyjne), postanowił sprawdzić, jakie są możliwości wpłynięcia przez pracodawcę na decyzję pracowników w tym zakresie. W tym celu zaprosił do swojego gabinetu panią Elżbietę Muskat, główną księgową firmy, odpowiedzialną za wypłaty wynagrodzeń i zajmującą się kasą gotówkową pracodawcy, oraz pana Macieja Bizona, firmowego prawnika. ©℗
Reklama

• Etap 1 Ustalenie warunków

– Może zrezygnujemy z wypłat pensji w gotówce? Prawie wszyscy pracownicy otrzymują już wynagrodzenia przelewem bankowym – zwrócił się Andrzej Wiązowski, prezes Maxi Kasa sp. z o.o., do pani Elżbiety Muskat, głównej księgowej.
– Prawie robi jednak pewną różnicę – westchnęła pani Elżbieta. – Czterech nadal upiera się przy odbiorze wynagrodzenia gotówką w kasie.
– To jakiś anachronizm. Proszę zwrócić się do nich, żeby podali numer rachunku bankowego i będziemy im przesyłać pensje na konto. Kasa nie jest nam w ogóle potrzebna, bo przecież wpłaty za wystawione przez nas faktury, a także płatności za nasze zobowiązania, regulowane są przelewami. Gdyby udało się przekonać tych czterech pracowników do przelewów, moglibyśmy zaoszczędzić na prowadzeniu kasy… – rozmarzył się prezes.
– Świetnie! – ucieszyła się pani Elżbieta. – Wcale nie mam ochoty otwierać kasy za każdym razem, kiedy przyjdzie któremuś z pracowników ochota zgłosić się po pensję.
– Ale, ale… To pracownik decyduje, jak ma mu zostać wypłacone wynagrodzenie. Nawet jeśli poda pracodawcy numer rachunku, nie oznacza to zgody na przelew. Bez wyraźnej dyspozycji, że na ten rachunek ma być przekazywane wynagrodzenie, jest to jedynie niewiążąca informacja. Domniemanym sposobem wypłaty nadal pozostaje forma gotówkowa – odezwał się milczący do tej pory pan Maciej Bizon, prawnik firmy. – A na dodatek, jeśli informacja o takim numerze konta niczemu nie służy w relacji pracodawca – pracownik, to nie możemy jej nawet żądać – dodał.

co na to prawo? rada 1

– Ojej, a w na szym kwestionariuszu osobowym dla pracownika jest do wypełnienia punkt: „informacja o numerze rachunku bankowego”. Musimy to szybko zmienić – szepnęła pani Elżbieta.

• Etap 2 Uporządkowanie wiedzy

– Ale podobno można już przelewać wynagrodzenie na konto pracownika bez jego zgody. Panie Macieju, proszę mi nie opowiadać o starych przepisach! – nie tłumiąc niezadowolenia, wykrzyknął prezes.
– Zapewne ma pan tu na myśli tę zmianę w kodeksie pracy, która wejdzie w życie od stycznia 2019 roku. Owszem, zgodnie z nowymi przepisami priorytet będzie miała wypłata wynagrodzenia w formie przelewu. Ale w przyszłym roku pracownik, który będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, nadal będzie miał taką możliwość pod warunkiem, że złoży wniosek o wypłacanie mu należności właśnie w takiej formie – spokojnie tłumaczył prawnik.

co na to prawo? rada 2

– A pani, pani Elżbieto, niech nie narzeka na otwieranie kasy na każde żądanie. Jeśli tylko czterech pracowników odbiera swoje pieniądze w kasie, to jej otwarcie raz w miesiącu dla tych kilku osób nie powinno stwarzać problemów – próbował odwrócić uwagę prezes.
– To nie jest raz w miesiącu, tylko od dnia wypłaty wskazanego w przepisach wewnętrznych do czasu odebrania pensji przez tych czterech pracowników… – sprostowała nieśmiało pani Elżbieta.
– Ma pani rację. Termin wypłaty to dzień, w którym pieniądze są pozostawione do dyspozycji pracownika, co nie oznacza, że ma on obowiązek stawić się tego dnia w firmie i je odebrać. To pracodawca musi być przygotowany do wypłaty w konkretnym dniu, natomiast pracownik może przyjść po swoje wynagrodzenie także po tej dacie. Inaczej sprawa wygląda z przelewami bankowymi: pozostawienie wynagrodzenia do dyspozycji pracownika oznacza, że we wskazanym dniu powinien móc rozporządzać swoją pensją, a więc należy na tyle wcześniej zrobić przelew, aby w dniu wskazanym jako dzień wypłaty znalazła się ona już na koncie pracownika, a nie dopiero wychodziła z konta firmy – wsparł księgową prawnik.

co na to prawo? rada 3

• Etap 3 Określenie czasu i formy

– To jest dla mnie zawsze problemem. Czy naprawdę muszę się zastanawiać, kiedy puścić przelewy bankowe tak, aby doszły na czas? Przecież część pracowników ma konto w tym samym banku co my, więc otrzymują pieniądze niemal natychmiast. Są i tacy, którzy dostaną pieniądze dopiero następnego dnia, bo ich banki rzadziej księgują przelewy – westchnęła pani Elżbieta.
– Widzę, że jednak woli pani otwierać kasę za każdym razem, kiedy pracownik stawi się po odbiór wynagrodzenia – zachichotał prawnik. I dodał: – Proszę robić przelewy przynajmniej dzień wcześniej. Na pewno dotrą do pracownika w dniu wypłaty.

co na to prawo? rada 4

– Oczywiście, że wolę formę bezgotówkową – uśmiechnęła się pani Elżbieta. – Przyznam się nawet, że niedawno zwróciłam się do tych pracowników, którzy wypłatę odbierają w gotówce, i próbowałam ich namówić na przelewy bankowe. Stwierdzili, że to przemyślą, a jeden z nich przysłał wczoraj SMS, że decyduje się na przelew. Zostało więc tylko trzech… Ech, a chciałam zaraz po wypłacie iść na urlop. Jeśli nie zjawią się po swoje pieniądze w dniu wypłaty, mój urlop staje pod znakiem zapytania. Pieniądze muszą przecież na nich czekać w kasie – zastanawiała się pani Elżbieta.
– Niestety nadal wypłatę gotówkową należy przygotować dla czterech pracowników, a nie dla trzech. Wniosek o przelewanie wynagrodzenia na konto bankowe ciągle jeszcze nie może być złożony ani w formie SMS-a, ani e-mailem, bo przy tych sposobach nie jest możliwe opatrzenie go własnoręcznym podpisem. Zmieni się to dopiero 1 stycznia przyszłego roku – skwitował uwagę księgowej pan Maciej.

co na to prawo? rada 5

– A o urlop proszę się nie martwić. Wiem, że zaplanowała go pani wcześniej, podpisałem już pani wniosek urlopowy. Muszę tylko znaleźć kogoś, kto przejmie obowiązek prowadzenia kasy na ten czas. Jeśli mi się nie uda, sam jestem gotów się tego podjąć – żartobliwie podsumował prezes.
Po rozmowie postanowiono zostawić kasę gotówkową w firmie. Jeśli w 2019 r. żaden z pracowników nie zadeklaruje odbioru wypłaty w gotówce, kasę będzie można zamknąć.

rada 1 Do przelewu potrzebny jest wniosek

Wypłaty wynagrodzenia należy dokonywać w formie pieniężnej, a obowiązek ten może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika tylko wtedy, gdy tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Tak stanowi art. 86 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Jednocześnie miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia pracodawca powinien określić w regulaminie pracy lub w innych wewnątrzzakładowych przepisach.
Należy przy tym zwrócić uwagę na różnicę pomiędzy oświadczeniem o posiadanym rachunku bankowym a wnioskiem o przekazywanie wynagrodzenia w formie bezgotówkowej. Warto się zastanowić, czy faktycznie numer rachunku bankowego pracownika, który odbiera wynagrodzenie w kasie, jest firmie do czegokolwiek potrzebny. Należy mieć przy tym na uwadze, że gromadzenie niezwiązanych ze stosunkiem pracy danych osobowych pracownika jest niezgodne z ustawą o ochronie danych osobowych i rozporządzeniem RODO. W 2019 r., gdy zasadą będzie wypłata na konto bankowe, informacja o numerze rachunku stanie się zasadna.

rada 2 Uwaga na zmianę zasad od 2019 r.

Już za kilka miesięcy generalna zasada dotycząca formy wypłaty wynagrodzenia zostanie odwrócona. Obecnie, jak już wskazano (patrz: rada 1), według kodeksu pracy podstawowym sposobem płatności jest forma gotówkowa. Natomiast od 2019 r. pracownik będzie otrzymywał wynagrodzenie na swój rachunek bankowy, o ile nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia gotówką. Nadal jednak to on, a nie pracodawca, będzie decydował o formie wypłaty.
Powyższe zmiany wprowadzi od 1 stycznia 2019 r. ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Dokonuje ona m.in. nowelizacji art. 86 par. 3 k.p. W nowym brzmieniu przepis ten będzie stanowił, że wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

rada 3 Pilnujemy terminu

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika jest terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia (art. 94 pkt 5 k.p.). Wynagrodzenie powinno być wypłacane:
• co najmniej raz w miesiącu,
• w stałym i z góry określonym terminie,
• z dołu, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca.
To, że termin wypłaty musi być stały i konkretnie określony, oznacza też, że za nieterminową wypłatę przysługują pracownikowi odsetki (art. 359 i 481 kodeksu cywilnego; dalej: k.c.). Jeśli obowiązek ich wypłaty nie wynika z przepisów wewnątrzzakładowych lub nie został uregulowany w umowie o pracę, to ich uiszczenie z reguły będzie konieczne dopiero po złożeniu przez pracownika stosownego wniosku.
Zwróćmy jednak uwagę, że jeśli w przypadku wypłaty gotówkowej pracownik nie odbierze pieniędzy w konkretnym dniu, to pracodawca nie ponosi konsekwencji w postaci konieczności uiszczenia odsetek od nieterminowej wypłaty. W tym przypadku decyzja co do terminu faktycznego odbioru należnej gotówki pozostawiona jest wyłącznie pracownikowi. Przelew musi natomiast dotrzeć do pracownika w ustalonym dniu wypłaty i tu ryzyko wypłaty odsetek staje się bardziej prawdopodobne.

rada 4 Lepiej wcześniej niż później

Jeżeli ustalony w zakładzie pracy termin wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, np. w święto albo w czasie weekendu, to pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie w terminie poprzedzającym dzień wolny (art. 85 par. 3 k.p.). Wypłata w dniu następnym po tym dniu oznacza niedochowanie terminu i jest naruszeniem obowiązków pracodawcy wobec pracownika.

rada 5 Liczy się własnoręczny podpis

Kodeks pracy nie reguluje kwestii poprawności wniosków (zgód) składanych przez pracowników. Jeśli chodzi o formę pisma, to trzeba odnieść się do przepisów kodeksu cywilnego w tej kwestii (art. 78, 781 k.c.), z których wynika, że wystarczy własnoręczny podpis na dokumencie stanowiącym oświadczenie woli. A taki podpis można złożyć jedynie na papierowym dokumencie. Elektroniczna forma oświadczenia woli jest ważna, jeśli została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zmieni się to 1 stycznia 2019 r. Wówczas wniosek o wypłatę gotówkową będzie można złożyć także w postaci elektronicznej (czyli np. SMS-em lub e-mailem), przy czym postać ta nie jest równoznaczna z formą elektroniczną. [Potwierdza to stanowisko Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii z 1 marca 2018 r. – zob. Kadry i Płace z 8 marca 2018 r., DGP nr 48 – red.].

PODSUMOWANIE

! Obecnie pracownik decyduje o bezgotówkowej formie wypłaty wynagrodzenia, wnosząc do pracodawcy o przelew pensji na konto bankowe. Podstawową formą jest bowiem płatność do rąk własnych pracownika. Już za kilka miesięcy ta generalna zasada zostanie odwrócona – od 2019 r. każdy pracownik, który nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia gotówką, otrzyma je na swój rachunek bankowy. Nadal jednak decyzja co do sposobu wypłaty należy do pracownika, a nie pracodawcy.