Czy po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych nadal będzie można monitorować pracowników

RADA

Przepisy unijne dotyczące ochrony danych osobowych (RODO) nie zakazują stosowania monitoringu w celu m.in. kontroli pracowników. Polski ustawodawca pracuje jednak nad przepisami krajowymi, które mogą całkowicie wyłączyć korzystanie z monitoringu wizyjnego w celach kontroli pracy zatrudnionych osób. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Obecnie stosowanie monitoringu terenu firmy jest dopuszczalne w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapobieżenia kradzieżom, ale również może służyć jako narzędzie kontroli pracowników. Podstawą pozyskiwania danych osobowych w ten sposób może być prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych).
Przy podejmowaniu działań kontrolnych wobec pracowników bezwzględnie należy pamiętać o zasadach:
• jawności, wyrażającej się w poinformowaniu pracowników, że może być prowadzona kontrola ich pracy, z przedstawieniem zakresu potencjalnej kontroli;
• adekwatności (proporcjonalności) zastosowanych środków kontroli do uzasadnionych potrzeb pracodawcy, przy założeniu, że zakres kontroli powinien być możliwie minimalny.

Przy wyborze środka i zakresu kontroli pracodawca ustala, czy:
• zakres kontroli jest niezbędny dla celu, jaki zamierza osiągnąć,
• realizacja tego celu może nastąpić przy użyciu środka mniej ingerującego w sferę prywatności pracownika.

Monitoring nie może naruszać prywatności pracownika oraz jego godności. Wykluczony jest monitoring w toaletach, szatniach, stołówkach. Najlepiej, żeby zapis o możliwości monitorowania pracowników znajdował się w regulaminie pracy lub w innych przepisach zakładowych.

Obowiązujące od 25 maja 2018 r. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) nie wprowadza zakazu stosowania monitoringu. Podtrzymuje również możliwość przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Wyjątkiem są sytuacje, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
RODO umożliwia jednak wprowadzenie przez państwo członkowskie bardziej szczegółowych, niż wynikające z samego RODO, przepisów zapewniających ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. Na tej podstawie polski ustawodawca przedstawił 12 września 2017 r. projekt ustawy o ochronie danych osobowych i projekt ustawy - Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych. W projekcie ustawy - Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych zakłada się wprowadzenie do przepisów Kodeksu pracy regulacji odnoszących się do monitoringu.

Monitoring ma być rozumiany jako szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Tylko do takiej formy zastosowanych środków będą się odnosić nowe przepisy. Oznacza to, że nie obejmą np. kontroli ruchu w sieci informatycznej, odwiedzanych stron itp.
Monitoring będzie mógł być zastosowany przez pracodawcę dla:
• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zawarty w projekcie zapis wskazuje natomiast, że monitoring nie będzie mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Wykluczone będzie zatem dalsze stosowanie np. zapisów regulaminu pracy, zgodnie z którymi monitoring jest stosowany m.in. do kontroli dyscypliny pracy pracowników.

Przykład:
Pracodawca ma zainstalowany monitoring, na którym zostało nagrane, jak pracownik kradnie mienie pracodawcy. W tej sytuacji pracodawca ma w pełni prawo zareagować, gdyż będzie to wykorzystanie pozyskanych za pomocą monitoringu danych w celu ochrony mienia pracodawcy. W takim przypadku będzie mógł również wyciągnąć konsekwencje w stosunku do pracownika. Jeżeli jednak na monitoringu zostanie nagrane, że pracownik przez część dnia pracy nie wykonywał swoich obowiązków służbowych, pracodawca nie będzie mógł podjąć na podstawie tego nagrania działań dyscyplinarnych. Byłoby to bowiem związane z korzystaniem z danych uzyskanych w drodze monitoringu w innych celach niż te, dla których zostały one zebrane. W odniesieniu do tej drugiej sytuacji można byłoby próbować uzasadniać podjęcie działań wobec pracownika kwestiami ochrony mienia pracodawcy.

Nieefektywna praca czy tak jak w tym przypadku ewidentne niewykonywanie pracy nie tylko narażą pracodawcę na szkodę, ale wprost powodują uszczuplenie jego mienia w związku z koniecznością zapłaty za czas faktycznie nieprzepracowany. Taka interpretacja jest jednak ryzykowna, ponieważ będzie rozszerzać zakres dopuszczalnego korzystania z monitoringu. Może zatem zostać zakwestionowana przez organy kontrolne. Dane osobowe uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu pracodawca mógłby bowiem przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres niezbędny dla realizacji tych celów.

Zgodnie z regulacjami zawartymi w projekcie ustawy - Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych monitoring będzie mógł obejmować miejsce pracy oraz teren wokół zakładu pracy, przy czym nie będzie mógł obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni.

O wprowadzeniu monitoringu pracodawca informowałby pracowników nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu, w sposób przyjęty w firmie (np. e-mailem, poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, na zebraniu załogi).

Podstawa prawna:
art. 6, art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.U. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1
art. 5 pkt 2 projektu z 12 września 2017 r. ustawy - Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych - w dniu publikacji artykułu projekt ustawy był na etapie opiniowania
art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 138