Pracownik dostarczył zalecenie lekarza okulisty medycyny pracy o konieczności noszenia okularów do pracy przy komputerze. Zrefundowaliśmy mu część kosztów zakupu oprawek i szkieł. Jednak po kilku miesiącach zgłosił, że okulary uległy zniszczeniu i poprosił o ponowne dofinansowanie nowej pary. Czy jeżeli uzyska taki częściowy zwrot, to będzie on podlegał opodatkowaniu i oskładkowaniu? Załóżmy, że zwrot kosztów wyniósł 300 zł, a pracownik zarabia 2800 zł miesięcznie.
ODPOWIEDŹ
Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy nakładają na pracodawcę obowiązek stosowania wobec pracowników profilaktycznej ochrony zdrowia. W granicach tej ochrony mieści się kierowanie pracowników na badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne. Na badaniach okresowych pracownicy wykonujący pracę przy komputerze są diagnozowani pod kątem widzenia. Zagrożenie związane z obsługą monitorów ekranowych jest bowiem czynnikiem uciążliwym obciążającym układ ruchu, szczególnie w odcinku szyjnym kręgosłupa, oraz narząd wzroku. O obowiązkach pracodawcy wobec pracujących przy komputerach mówi rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Reklama
Jednym z nich jest zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Wyposażenie pracowników w odpowiednie okulary dotyczy zarówno sytuacji gdy obsługują oni sprzęt stacjonarny, jak i przenośny (laptopy). Omawiane rozporządzenie nie uzależnia obowiązku zapewnienia okularów od rodzaju monitora. Wymienia ogólnie monitory ekranowe, jakimi są również monitory ciekłokrystaliczne. Chodzi o to, by monitor ekranowy stanowił stałe wyposażenie stanowiska pracy danego pracownika w tym sensie, że może ono zostać zaliczone do grupy stanowisk pracy objętych przepisami rozporządzenia. Wyłączenie pracowników zatrudnionych przy przenośnych komputerach (laptopach) spod działania tego rozporządzenia może mieć miejsce wtedy, gdy ich czas pracy jest mniejszy niż połowa dobowego wymiaru czasu pracy lub laptop nie jest przeznaczony do użytkowania na danym stanowisku pracy, co wynika z par. 3 pkt 4 rozporządzenia (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 21 grudnia 2012 r.).

Reklama
Jaki lekarz może wydać zalecenie
Kolejna istotna rzecz to lekarz, który wydaje zalecenie co do konieczności stosowania okularów korekcyjnych. Badania profilaktyczne oraz profilaktyczną opiekę zdrowotną niezbędną z uwagi na warunki pracy wykonują (z pewnymi zastrzeżeniami) lekarze, którzy posiadają specjalizację w dziedzinie: medycyny pracy, medycyny przemysłowej, medycyny morskiej i tropikalnej, medycyny kolejowej, medycyny lotniczej lub higieny pracy. Szerzej kwalifikacje i uprawnienia lekarza określa par. 7 rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 2067).
Lekarz spełniający odpowiednie wymagania kwalifikacyjne, który zamierza wykonywać badania profilaktyczne, zgłasza do wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wniosek o dokonanie wpisu do rejestru lekarzy przeprowadzających badania profilaktyczne prowadzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia. Lekarz wpisany do rejestru lekarzy otrzymuje zaświadczenie potwierdzające dokonanie wpisu.
Badania profilaktyczne pracowników, u których na stanowisku pracy nie stwierdzono występowania czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych wymienionych w załączniku do powołanego rozporządzenia z 30 maja 1996 r., mogą przeprowadzać również lekarze posiadający specjalizację w dziedzinie medycyny ogólnej lub medycyny rodzinnej. Jednak załącznik „Wskazówki metodyczne w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników” wymienia zagrożenie związane z obsługą monitorów ekranowych jako czynnik szkodliwy/uciążliwy. Zatem ani lekarz rodzinny, ani inny z zakresu medycyny ogólnej, bez specjalizacji, nie może orzekać i przeprowadzać badań profilaktycznych. Pracodawca nie będzie więc zobowiązany ze swej strony zapewnić okularów pracownikowi, który na własną rękę przeprowadzi badanie u okulisty, poza medycyną pracy.
Warto też dodać, że pracodawca powinien skierować pracownika na obowiązkowe badanie okresowe do danej jednostki służby medycyny pracy, z którą ma zawartą umowę w tym przedmiocie. Pracownik nie powinien się więc wybierać do dowolnie przez siebie wybranej placówki ochrony zdrowia. Tak wynika z art. 12 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1184 ze zm.).
Wewnętrzne zasady
Jeżeli na podstawie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleceniem lekarza medycyny pracy zawartym w wydawanym zaświadczeniu jest konieczność stosowania przez pracownika szkieł korekcyjnych, to pracodawca ma obowiązek zapewnienia mu okularów lub szkieł kontaktowych. Pracodawca, który utrzymuje stanowiska komputerowe, musi być więc przygotowany na realizację tego obowiązku. Może go wypełnić przez:
1) zakup i wydanie zaleconych okularów/soczewek korygujących wzrok, lub
2) dokonanie refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na powyższy cel, udokumentowanych wystawioną fakturą.
W drugim przypadku pracodawca może ustalić zwrot każdej kwoty wynikającej z faktury (bez żadnych ograniczeń) albo wyznaczyć określony limit kwotowy, np. od 300 do 500 zł, z uwzględnieniem zaleceń lekarza dotyczących parametrów, jakie powinny mieć okulary. Ustalając limit refundacji, warto więc zorientować się w cenach rynkowych szkieł, oprawek i usług w zakładach optycznych na terenie działania firmy. Kwota dofinansowania powinna pokrywać koszt szkieł i oprawek (o przynajmniej średniej jakości) spełniających podstawowe standardy oraz robociznę.
PIT i ZUS
Z podatku dochodowego zwolnione są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Analogiczne wyłączenie dotyczy składek na ZUS. Jeśli więc:
● badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów/soczewek korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy;
● zakup udokumentowany jest fakturą, przy czym bez znaczenia jest to, czy fakturę wystawiono na pracownika, czy na pracodawcę;
● pracownicy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy
– to uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów korygujących korzysta ze zwolnienia z podatku PIT oraz składek (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 marca 2017 r., nr 0461-ITPB2.4511.78.2017.1.HD).
Osłabienie przed terminem
Badania okresowe w przypadku obsługi monitorów ekranowych wykonuje się co cztery lata. Jeżeli jednak przed terminem kolejnego badania pracownik stwierdzi u siebie osłabienie wzroku wymagające konsultacji medycznej i o tym stanie zawiadomi pracodawcę, to ten powinien skierować podwładnego na badanie okulistyczne do lekarza medycyny pracy w ramach profilaktycznej ochrony zdrowia. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 18 grudnia 2002 r. (sygn. akt I PK 44/02, OSNP 2004 nr 12, poz. 209): „Aktualnym orzeczeniem lekarskim w rozumieniu art. 229 par. 4 Kodeksu pracy jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika”.
Pogłębienie wady wzroku pracownika należy traktować jako zmianę jego stanu zdrowia uzasadniającą konieczność wcześniejszego, niż wynikałoby to z obowiązującego zaświadczenia lekarskiego, przeprowadzenia badania lekarskiego. Wynik badania okulistycznego wskazujący na potrzebę wymiany okularów obliguje pracodawcę do zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza.
W takiej sytuacji, obojętnie czy dojdzie do refundacji poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów korekcyjnych, czy też pracodawca sam zakupi okulary i przekaże je pracownikowi, wartość okularów lub refundacji będzie zwolniona z podatku dochodowego jako świadczenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
PRZYKŁAD
Bez zwolnienia
Lekarz medycyny pracy nie stwierdził u pracownika wady wzroku. Mimo to pracownik wystąpił do pracodawcy o dofinansowanie „zerówek”. Pracodawca może zrefundować i takie okulary jako dodatkowe świadczenie, ale podstawą przyznania refundacji może być np. regulamin wynagradzania, a nie przepisy powszechne z zakresu bhp. Dofinansowanie stanowi w takim przypadku przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. W przepisach bhp jest mowa o okularach korygujących wzrok, a więc spełniających określoną funkcję polegającą na zniesieniu lub zmniejszeniu skutków wrodzonej lub nabytej wady wzroku. Nie każdy przyrząd optyczny można więc uznać za korekcyjny. Okulary zerówki mają jedynie funkcję ochronną, a nie korygującą.
Lista płac na kwiecień 2018 roku
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 3100 zł 2800 zł + 300 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 425,01 zł – podstawa wymiaru: 3100 zł – składka emerytalna: 3100 zł x 9,76 proc. = 302,56 zł – składka rentowa: 3100 zł x 1,5 proc. = 46,50 zł – składka chorobowa: 3100 zł x 2,45 proc. = 75,95 zł – łączna kwota składek: 425,01 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 240,75 zł 207,31 zł – podstawa wymiaru: 2674,99 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 425,01 zł) 2674,99 zł x 9 proc. = 240,75 zł 2674,99 zł x 7,75 proc. = 207,31 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 208 zł Przychód do opodatkowania: 3100 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 2564 zł [3100 zł (przychód) – 111,25 zł – koszty uzyskania przychodu) – 425,01 zł] = 2563,74 zł – zaliczka do US: 208 zł (2564 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 415,19 zł (zaliczka na podatek) – 207,31 zł (składka zdrowotna) = 207,88 zł
Kwota do wypłaty 2226,24 zł 3100 zł – (425,01 zł + 240,75 zł + 208 zł)
ⒸⓅ
W opisanym przypadku pracownik już raz otrzymał, zgodnie z przepisami bhp, zwrot kosztów okularów korekcyjnych. Kolejna refundacja, tym razem niepodparta zaleceniem lekarza, lecz podyktowana chęcią wsparcia pracownika, który je utracił, stanowi świadczenie niekorzystające ze zwolnienia podatkowo-składkowego.
Podstawa prawna
Art. 229 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).
Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).