Będzie mógł monitorować skrzynki pocztowe, a także firmowe komunikatory i telefony. Ale nie pozyska danych biometrycznych na potrzeby ewidencji czasu pracy.
Każdy przedsiębiorca w trosce o prawidłowe wykorzystanie czasu pracy przez podwładnych będzie mógł wprowadzić monitoring e-maili, komputerów, komórek czy aut. Wystarczy, że poinformuje o tym pracowników dwa tygodnie przed uruchomieniem nadzoru, a cele, zakres i sposób kontroli określi w układzie zbiorowym, regulaminie lub obwieszczeniu. Tak wynika z rządowego projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. RODO). Ma ona wejść w życie 30 dni po ogłoszeniu. Na razie czeka na przyjęcie przez Radę Ministrów.
– To racjonalne i potrzebne zmiany. Sankcjonują rozwiązania, które już wdrożono w wielu firmach. Teraz będzie można opierać się na przepisach, a nie na wypracowywanej praktyce – tłumaczy Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.
Jasne zasady
Projektowane przepisy określają zasady monitoringu wizyjnego (za pomocą kamer) oraz służbowej poczty elektronicznej pracownika. Ten pierwszy będzie można stosować tylko dla zabezpieczenia pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracownika na szkodę. Z kolei sprawdzanie służbowej poczty oraz innych narzędzi pracy (telefonu, samochodu, komputera, komunikatorów) będzie możliwe jedynie w celu zagwarantowania, że czas pracy jest w pełni wykorzystywany, a firmowy sprzęt – właściwie użytkowany.
– Przesłanki są określone bardzo szeroko, więc w praktyce każdy pracodawca będzie mógł wprowadzić nadzór – komentuje mec. Dulewicz.
Jednocześnie jednak chroniona ma być prywatność pracownika. Monitoring e-maili nie będzie mógł naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych. Oznacza to, że nawet jeśli z przepisów wewnętrznych firmy będzie wynikał zakaz korzystania ze służbowej poczty do celów prywatnych, a pracodawca natknie się na taką korespondencję zatrudnionego, to nie będzie mógł jej w całości przeczytać.
– Firmowe regulaminy powinny więc zawierać zapis o zakazie korzystania np. ze skrzynki służbowej do celów prywatnych albo o obowiązku oznaczania prywatnych wiadomości – podkreśla Katarzyna Dulewicz.
Dozwolone nagrywanie
Pamiętając o ochronie prywatności, firmy będą mogły także sprawdzać np. służbowe telefony, choćby pod kątem korzystania z internetu i logowania się na portalach społecznościowych. Albo śledzić (za pośrednictwem GPS), gdzie zatrudniony jeździ służbowym samochodem.
– Wydaje się, że dozwolone będzie też nagrywanie rozmów. Firma może w ten sposób sprawdzać, czy np. pracownik prawidłowo oferuje jej usługi. Ale w tym przypadku zatrudniony zawsze powinien uprzednio poinformować rozmówcę o możliwości nagrywania – wyjaśnia dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w Kancelarii Raczkowski Paruch.
Ekspert podkreśla, że firmy muszą też pamiętać o wspomnianym obowiązku poinformowania pracowników o rodzaju nadzoru oraz określeniu jego celu i zakresu w przepisach wewnątrzzakładowych. – Ustawa nie zawiera przepisów przejściowych, więc nie do końca jasna jest sytuacja przedsiębiorców, którzy już teraz stosują monitoring i poinformowali o tym podwładnych. Wydaje się, że nadal mogą go stosować, ale powinni zadbać o uzupełnienie układów zbiorowych lub regulaminów pracy – dodaje.
Odcisk palca tylko wyjątkowo
W porównaniu z poprzednią wersją projektu (wówczas były to przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych) zmieniły się też propozycje dotyczące pozyskiwania danych biometrycznych. Czytniki np. linii papilarnych będzie można stosować, ale jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji obowiązku przewidzianego w innych przepisach. Albo gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających wyjątkowej ochrony.
– Niemożliwe będzie wykorzystywanie danych biometrycznych do ewidencji czasu pracy. Ale w przypadku ochrony dostępu do informacji lub pomieszczeń nie trzeba będzie uzyskiwać zgody pracownika na pozyskanie takich danych. To dobre rozwiązanie, bo zgodę w każdej chwili można cofnąć, a instalacja czytników to kosztowna inwestycja – zauważa mec. Dörre-Kolasa.