Firma może zezwalać pracownikom na pracę zdalną. Problematyczna jest jednak sytuacja, gdy wykonywanie obowiązków z domu staje się regułą. Czy zatrudniający powinien wówczas wprowadzić odpowiednie regulacje dotyczące telepracy?
Praca z domu może zostać zorganizowana w firmie na dwa sposoby: albo jako telepraca na podstawie kodeksu pracy, albo jako home office, które nie jest uregulowane. Podstawową różnicą między tymi rozwiązaniami – z punktu widzenia pracodawcy – są obowiązki organizacyjne związane z wprowadzeniem telepracy. Jeżeli zatrudniony większość czasu spędza poza firmą lub w całości pracuje zdalnie, powinien być uznany za telepracownika. Istotne jest też to, czy wykonywanie zadań na odległość w danym terminie zostało wcześniej zaplanowane, czy też pracownik może decydować o tym, czy w konkretnym dniu pojawi się w biurze (nawet jeśli wymaga to akceptacji przełożonego). W tym ostatnim przypadku możliwe będzie stosowanie zwykłego home office.
Pracodawca, który chce wprowadzić telepracę, musi spełnić wiele wymogów wynikających z k.p. Przede wszystkim konieczne jest uzyskanie zgody zatrudnionego i zawarcie porozumienia zmieniającego umowę o pracę. Firma musi też wydać, po konsultacji z przedstawicielami pracowników, regulamin telepracy. Dodatkowo zatrudniający musi wypełnić obowiązki informacyjne i organizacyjne, w tym m.in. dostarczyć telepracownikowi niezbędny sprzęt i ubezpieczyć go. Pracodawca poniesie również koszty instalacji sprzętu, jego serwisu i utrzymania (z tego wymogu może się zwolnić, jeśli umówi się z pracownikiem, że będzie on korzystał z własnego sprzętu; w takiej sytuacji zatrudnionemu będzie należał się ekwiwalent pieniężny).
W przypadku home office żadne tego typu obowiązki nie są wprost wymagane. Warto jednak uregulować zasady pracy zdalnej w wewnętrznych regulaminach firmy lub umowach o pracę.
Co istotne, wykonywanie zadań poza biurem nie zwalnia zatrudniającego z obowiązku dbania o bhp. Jego odpowiedzialność jest jednak ograniczona, jeżeli telepracownik pracuje z domu. W takiej sytuacji firma nie odpowiada za stan pomieszczeń pracy i obiektu budowlanego ani za zapewnienie urządzeń higieniczno-sanitarnych.