- Żaden, nawet najlepszy, system informatyczny nie wyeliminuje konieczności weryfikacji pewnych sytuacji przez pracowników ZUS - mówi Agata Wiśniewska-Półtorak, dyrektor departamentu realizacji dochodów centrali ZUS.
Dlaczego ZUS wprowadził szeroką opinię publiczną w błąd, twierdząc, że wdrożenie e-składki zakończyło się sukcesem?
Wprowadzenie e-składki to duży sukces i spore ułatwienie dla naszych klientów. Nikogo więc w błąd nie wprowadzaliśmy. Uruchomiliśmy bez żadnego problemu 2,5 mln indywidualnych kont składkowych dla aktywnych płatników składek i ok. 900 tys. dla płatników nieaktywnych z zadłużeniem. To było ogromne wyzwanie, któremu w pełni podołaliśmy. Pierwsze wpłaty pojawiły się 2 stycznia, a już następnego dnia były widoczne na kontach składkowych każdego zainteresowanego.
Ile firm jest zadłużonych w ZUS?
Spośród 2,5 mln aktywnych płatników składek mamy ok. 600 tys. zadłużonych, z czego ponad 60 tys. zawarło układy ratalne na spłatę zadłużenia. Dodatkowo zadłużonych jest w granicach 900 tys. już nieaktywnych płatników, czyli tych, którzy zamknęli swoją działalność gospodarczą, a dług pozostał do zapłaty. Wszystkich zaewidencjonowanych kont płatników składek mamy łącznie ponad 7 mln.
Skąd taka różnica?
Te 7 mln to wszystkie konta firm, które zostały założone od 1 stycznia 1999 r. W tej grupie są płatnicy składek aktywni oraz nieaktywni z zadłużeniem i bez zadłużenia. Konta muszą istnieć w naszym systemie nawet w przypadku tych firm, które już nie funkcjonują i nie mają długów. Na kontach są bowiem zapisane informacje o naliczonych i wpłaconych składkach za ubezpieczonych.
Skoro jest tak dobrze, to dlaczego Związek Zawodowy Pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wystosował do prezesa zakładu dramatyczne wystąpienie dotyczące wielu luk w systemie e-składki?
E-składka naprawdę została wdrożona z sukcesem. Najwyraźniej jednak, o ile dotarliśmy do większości naszych klientów z informacją, z czym to się wiąże, to być może nie dotarliśmy z nią do każdego z naszych pracowników. Potrzeba więc w naszej organizacji jeszcze więcej komunikacji i edukacji. Nasi pracownicy wykonali ogromną pracę związaną z wdrożeniem nowego systemu. Przejrzeli ponad 370 tys. kont i spraw płatników, eliminując błędy, które mogły utrudnić wprowadzenie e-składki. Nadal, w niektórych przypadkach, trzeba robić noty księgowe. Nadal trzeba weryfikować, czy sam płatnik nie popełnił błędu. Czynnik ludzki zawsze będzie istotny, bez względu na to, jak perfekcyjny będzie system informatyczny.
To minusy. A jakieś plusy?
Do końca ubiegłego roku płatnicy składek średnio miesięcznie popełniali 23 tys. błędów w przelewach, co powodowało, że nasi pracownicy musieli nimi zająć się osobiście, prowadząc postępowania wyjaśniające i przywiązując konkretne wpłaty do poszczególnych kont. Od momentu wprowadzenia e-składki mamy miesięcznie tylko ok. 40 błędnych przelewów.
Wróćmy do konkretnych zarzutów. Związkowcy alarmują, że skala nieprawidłowości jest bardzo duża. Z niektórych oddziałów docierają wręcz hiobowe wieści, że dotyczą one 40 proc. wpłat. Dlaczego?
Aż 96 proc. wszystkich dotychczasowych wpłat zostało zaksięgowanych na bieżące zobowiązania. Tylko 4 proc. środków wpłaconych w ciągu pierwszych dwóch miesięcy pokryło zaległości. Dodajmy do tego, że rozliczenia dotyczyły miesięcznie ponad 2,3 mln płatników składek. Tak naprawdę jedynie przy 40 tys. kont, na których jeszcze nie zostały odnotowane bieżące dokumenty rozliczeniowe lub przedawnienia, nasi pracownicy musieli zweryfikować i ewentualnie podjąć działania poza automatycznym księgowaniem. Realnie mamy więc niecały jeden procent spraw, w których pracownicy zmuszeni byli zadziałać „ręcznie”.
Ale czy w efekcie takich zmian firmy nie mają problemów z uzyskaniem zaświadczeń o niezaleganiu ze składkami?
W grudniu ubiegłego roku od ręki wydaliśmy 32 tys. takich zaświadczeń. W lutym tego roku już 38 tys.
A ile wynosi rekord?
Miesięcznie wydajemy ok. 50 tys. zaświadczeń. W jednym z oddziałów ZUS w lutym br. wydanych zostało od ręki ponad 90 proc. zaświadczeń. Twierdzenie, że wprowadzenie e-składki spowodowało problemy z uzyskaniem takiego dokumentu, to pomyłka. Oczywiście od ręki nie otrzyma zaświadczenia płatnik, który ma zaległości i nie uregulował swojej sytuacji m.in. poprzez zawarcie układu ratalnego. Jeżeli sytuacja na koncie wymaga wyjaśnienia, maksymalny czas oczekiwania na zaświadczenie nie przekracza ustawowych 7 dni.
Pod adresem e-składki pada także zarzut dotyczący nieprawidłowości algorytmu dzielącego wpłatę pomiędzy poszczególne fundusze. Przeciwnicy nowego rozwiązania wskazują, że bieżąca wpłata jest dzielona na podstawie ostatniej deklaracji miesięcznej. A przecież przedsiębiorca co miesiąc może mieć inne wpłaty.
Algorytm podziału wpłaconej składki został określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1831). Zgodnie z nim, jeżeli płatnik w poprzednim okresie rozliczeniowym opłacał wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne, to w kolejnym system w pierwszej kolejności przekaże środki na ten właśnie cel. A dopiero pozostałe środki podzielone będą między kolejne fundusze.
Ale to absurd – w ten sposób pracodawca jest związany starą deklaracją z poprzedniego miesiąca.
System musi mieć podstawę do księgowania środków. Jest nią wzór księgowania z poprzedniego okresu. Jeżeli mielibyśmy podzielić wpłatę według bieżącej deklaracji, konieczna byłaby zmiana przepisów. Przedsiębiorcy musieliby wcześniej przekazywać deklarację rozliczeniową, a dopiero po jej zaksięgowaniu wpłatę. Logiczne jest, że składki są pokrywane na bieżąco, zaraz po ich wpłacie.
A co z tymi, którzy nie mają takiego obowiązku, np. samozatrudnionymi opłacającymi zryczałtowaną składkę?
Wprowadziliśmy już zmianę do naszego systemu, żeby deklaracje rozliczeniowe generowane z urzędu przez ZUS były wystawiane przed terminem płatności składek. Dzięki temu wpłaty są prawidłowo dzielone pomiędzy poszczególne fundusze.
Może po prostu taki podział nie jest konieczny.
Środki muszą być dzielone proporcjonalnie, zgodnie z zapisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia rozliczeniowego.
Poważne konsekwencje dla firm może mieć to, że system wpłacone środki rozksięgowuje po swojemu. Pojawiają się więc błędy przy rozliczeniu odsetek, a w efekcie tego na tym samym koncie raz może się pojawić nadpłata, a innym razem niedopłata. Dlaczego pracownicy na piechotę przez kilka dni muszą zajmować się korygowaniem błędów?
Zarówno w starym systemie, jak i nowym pewne sytuacje wymagają interwencji pracowników. Podkreślam, że żaden, nawet najlepszy, system informatyczny nie wyeliminuje konieczności weryfikacji pewnych sytuacji przez pracowników. W listopadzie ub.r. mieliśmy 20 tys. przypadków, kiedy konieczne było przygotowanie specjalnych not porządkujących stan konta płatnika. Natomiast w styczniu było 2 tys. takich przypadków mniej.
Ile ZUS zarobił na wprowadzeniu jednego konta?
W styczniu na zaległości rozliczonych zostało 800 mln zł, a w lutym kolejne 780 mln zł. Mamy większe wpływy w styczniu i lutym o ponad 3,5 mld zł w stosunku do analogicznego okresu ubiegłego roku. Jednocześnie zadłużenie płatników składek za lata 1999–2017 spadło w lutym o ok. 1 mld zł.
A jak się to ma do wszystkich wpłaconych składek?
Na zaległości zostało zaksięgowanych 4 proc. bieżących wpłat, czyli ponad 1,5 mld zł.
Związkowcy podkreślają, że błędnie są rozliczane wpłaty dotyczące zaległości objętych układem ratalnym. I dochodzi do sytuacji, że wpłaty same się dzielą i część trafia na poczet należności wskazanych w układzie ratalnym, a część na składki bieżące. Skąd takie problemy?
Dzieje się tak dlatego, że system w pierwszej kolejności zaspokaja należności o najbliższym możliwym terminie zapadalności. Jeżeli układ ratalny ma dopiero drugi termin, to księgowanie na jego rzecz będzie dotyczyło środków, które pozostaną po rozliczeniu. Jeżeli więc deklaracja wpłynie później niż wpłata, to nasi pracownicy muszą dokonywać korekty księgowania i jest to rzecz normalna. Klient ma poprawnie rozliczone konto.
A co zostało zrobione ze strony centrali?
Prowadziliśmy bieżący nadzór nad całym wdrożeniem, dbaliśmy o stabilizację systemu na jego starcie. W każdym oddziale przy okazji wdrażania e-składki zostały powołane specjalne zespoły problemowe. Nasi pracownicy zgłosili ok. 250 przypadków, w tym te, które wcześniej nie znalazły się w materiałach szkoleniowych. I właśnie w takich specyficznych sytuacjach potrzebna jest ingerencja pracowników.
Ale czy to oznacza, że pracownicy nie będą mogli w takich sytuacjach liczyć na wsparcie systemu komputerowego?
Wykonawca oprogramowania – Asseco Poland – w ramach obowiązującej umowy pracuje nad przygotowaniem specjalnych rozwiązań, które ograniczą konieczność ingerowania w rozliczenia. W takich przypadkach system sam będzie automatycznie rozliczał wpłaty. Dzięki temu do minimum zostanie ograniczona konieczność ręcznego wprowadzania not na kontach płatników.
Czy może nie należało się tak spieszyć i przesunąć o kilka miesięcy uruchomienie jednej wpłaty, żeby nie doszło do takiej sytuacji, że pracownicy stawiają zarzuty, że program nie jest przygotowany?
Nie wdrażamy żadnego oprogramowania bez procesu testowania. Za każdym razem weryfikacja zmian w oprogramowaniu trwała około trzech tygodni. Na zakończenie jeszcze raz sprawdziliśmy działanie wszystkich elementów systemu. Wdrażaliśmy system, który był w pełni przygotowany, i to jak dziś działa, tylko potwierdza, że wszystko było dopięte na ostatni guzik.
Czy więc grozi nam powtórka z 1999 r. (informatyzacja systemu ZUS), gdy wciąż jeszcze wyjaśniane są błędy za tamten okres?
W 1999 r. uruchamiany był pierwszy system informatyczny do obsługi kont płatników i kont ubezpieczonych, do którego trzeba było wprowadzić i przetworzyć z dokumentów przekazanych przez płatników miliony danych. To był system tworzony od zera. Dziś mamy dodatkowy element dołożony do tego systemu, element, który ułatwia obsługę i księgowanie wpłat, ale nie zmienia całego systemu informatycznego ZUS. To zupełnie inna skala.
Ile firm zostało zawiadomionych o sposobie rozliczenia wpłat?
Ponad 90 tys. płatników mających zadłużenie zostało już przez nas zawiadomionych o sposobie rozliczenia wpłat w nowym systemie. Warto podkreślić przy okazji, że zaledwie 600 firm zgłosiło się na sale obsługi zapytać o saldo swoich rozliczeń.
Czy ZUS udało się ustalić, ilu przedsiębiorców zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego ma zaległości składkowe i może stracić prawo do zasiłku w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim?
W takiej sytuacji było ok. 136 tys. płatników. Nasi pracownicy dotarli do wszystkich tych osób z informacją o możliwych konsekwencjach nieuregulowania zaległości oraz o możliwości zawarcia układu ratalnego.
