Spółka Amal prowadzi głównie działalność handlową. Znaczna część sprzedaży dokonywana jest przez przedstawicieli handlowych bezpośrednio u klientów spółki. Pracownicy ci rzadko przyjeżdżają do biura. Jeżeli już się pojawiają, to głównie po to, by wypełnić odpowiednie dokumenty sprzedażowe. Przeważająca część ich obowiązków polega na jeżdżeniu do klientów spółki. Przedstawiciele nie rozpoczynają i nie kończą swojej pracy w biurze spółki. Najczęściej jest tak, że cały dzień przebywają u klientów. Jednocześnie wykonują pracę w godzinach nadliczbowych od 20 do 30 godzin miesięcznie. Dniami pracy przedstawicieli są dni od poniedziałku do piątku. Spółka Amal ma problem z ewidencjonowaniem godzin pracy swoich przedstawicieli handlowych oraz wypłacaniem odpowiednich dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. Do tej pory pracownicy sami zgłaszali godziny pracy w konkretnych dniach. Spółka Amal nie ma jednak żadnych narzędzi, które pozwoliłyby na weryfikację tych godzin. Czy w takiej sytuacji możliwe jest wprowadzenie ryczałtu za godziny nadliczbowe?
Ryczałt może być wprowadzony dla pracowników, którzy wykonują pracę stale poza zakładem pracy. Nie oznacza to jednak, że nie wolno im pojawiać się w zakładzie pracy. Wystarczy, aby zasadnicza część ich obowiązków i typowe zadania wiązały się z przebywaniem poza zakładem pracy. Nie chodzi więc o to, aby praca była wykonywana wyłącznie poza tym miejscem.
Dla kogo
Możliwość wprowadzenia tej formy rozliczania godzin nadliczbowych będzie wiązała się więc z charakterystycznymi stanowiskami pracy. Często jako typowy przykład pracowników, którym może być przyznany ryczałt za godziny nadliczbowe, podaje się właśnie przedstawicieli handlowych, tak jak jest w spółce Amal. Obok nich wskazuje się na kierowców czy sprzątaczki wykonujące prace porządkowe u klientów pracodawcy. Ryczałt może znaleźć również zastosowanie do pracowników fizycznych, którzy stale wykonują pracę w zakładach klientów pracodawcy.
Co ważne – ryczałt nie będzie dotyczyć pracowników, którzy wykonują pracę poza zakładem pracy, ale muszą się pojawić w tym zakładzie zawsze przed rozpoczęciem pracy lub po jej zakończeniu. Wówczas pracodawca ma bowiem możliwość dokładnego ewidencjowania ich czasu pracy. Ryczałt nie może być również przyznany pracownikom wysłanym w delegację. Podróż służbowa ma bowiem charakter czasowy, a nie stały.
Wobec pracowników, którym przyznano ryczałt za godziny nadliczbowe, pracodawca nie ma obowiązku takiego ewidencjonowania godzin pracy, jak w przypadku zwykłych pracowników. Z dala od zakładu pracy może to być znacznie utrudnione. Niewątpliwie dla pracowników spółki Amal można wprowadzić ryczałt za godziny nadliczbowe, zwłaszcza że ustalenie wynagrodzenia za faktycznie przepracowany czas pracy jest w stosunku do nich znacznie utrudnione. Spółka nie ma bowiem możliwości dokładnej kontroli i weryfikacji godzin pracy przedstawicieli handlowych.
W jaki sposób ustalić
Dla ustalenia wysokości ryczałtu spółka Amal musi obliczyć, ile czasu średnio dany przedstawiciel handlowy wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych. Zasady obliczania i przyznawania ryczałtu mogą być wskazane w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania. Jednak jeżeli chodzi o samą wysokość ryczałtu, to o wiele mniej ryzykowne będzie ustalenie jej w umowie o pracę w odniesieniu do konkretnego pracownika. Wyjątek to sytuacja, w której dana kategoria pracowników (np. brygada) wykonuje średnio tyle samo pracy w godzinach nadliczbowych. W takim przypadku możliwe jest ustalenie ryczałtu w układzie czy regulaminie wynagradzania. Pamiętać jednak trzeba, że przy zmianie wysokości takiego ryczałtu niezbędne będzie przeprowadzenie całej czasochłonnej procedury zmierzającej do zmiany układu lub regulaminu.
Jeżeli wysokość ryczałtu zostanie ustalona w układzie zbiorowym pracy, ale bez różnicowania w stosunku do faktycznie wykonywanej pracy przez konkretnego pracownika, to postanowienie układu - jako mniej dla niego korzystne niż przepisy kodeksu pracy - będzie nieważne. Pracownikowi zaś będzie przysługiwać wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych na zasadach ogólnych. Ograniczeniem ryzyka wypłaty tych świadczeń będzie więc ukształtowanie wysokości ryczałtu w umowie o pracę.
Trzeba pamiętać, że ryczałt powinien zawierać zarówno wynagrodzenie za pracę dodatkową, jak i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 50 proc. lub 100 proc. stawki – w zależności od okoliczności pracy, zgodnie ze stawkami wskazanymi w art. 1511 par. 1 i 2 k.p. Spółka Amal powinna więc w odniesieniu do konkretnego pracownika obliczyć średnią miesięczną ilość jego pracy w godzinach nadliczbowych. Za każdą z godzin naliczyć wynagrodzenie i odpowiedni dodatek. Z uwagi na pracę w nadgodzinach od poniedziałku do piątku, czyli w dniach będących dla pracowników dniami pracy, do wynagrodzenia przedstawicieli handlowych należałoby doliczyć dodatek w wysokości 50 proc. stawki za godzinę nadliczbową. Gdyby również wykonywali pracę godzinach nadliczbowych w soboty, niedziele czy święta – należałoby proporcjonalnie wprowadzić dodatek w wysokości 100 proc. stawki.
Trzeba przy tym pamiętać o limicie godzin nadliczbowych, który według art. 151 par. 3 k.p. wynosi 150 godzin w roku kalendarzowym. Jeżeli spółka Amal ustaliła inny limit godzin nadliczbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w umowach o pracę, to będzie mogła skorzystać z tak ustalonego limitu. Limit nie powinien jednak przekroczyć 376 godzin w przypadku pracowników, którym przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego oraz 384 godzin w stosunku do pracowników, którym przysługuje 20 dni urlopu.
W przypadku przedstawicieli handlowych spółki Amal wykonujących pracę w godzinach nadliczbowych średnio 20 godzin w miesiącu limit taki musiałby wynieść nie mniej niż 240 godzin. Natomiast w przypadku przedstawicieli ze średnimi miesięcznymi nadgodzinami w wysokości 30 godzin nadliczbowych limit nie mógłby być mniejszy niż 360 godzin.
Gdy nadgodzin jest więcej
Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Może się przy tym zdarzyć, że pracownik przepracuje mniej godzin nadliczbowych niż ustalone w ryczałcie. W takiej sytuacji pracodawca będzie i tak musiał zapłacić ryczałt. Jeżeli sytuacja taka będzie zdarzała się nagminnie, to pracodawca powinien zmniejszyć wysokość ryczałtu. Jeżeli jest ona określona w umowie o pracę, to zmiana powinna nastąpić poprzez wypowiedzenie zmieniające lub – jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę – porozumienie zmieniające.
W przypadku sytuacji odwrotnej, tj. jeżeli pracownik przepracuje więcej godzin nadliczbowych, niż przewidziano w ryczałcie, ale nadwyżka ta nie jest duża – również otrzyma wyłącznie ryczałt. Pracownik ma bowiem prawo żądać zapłaty za godziny nadliczbowe przewyższające ryczałt dopiero wtedy, gdy ich nadwyżka będzie miała charakter istotny.
Jeżeli więc przedstawiciel handlowy spółki Amal ma przyznany ryczałt obejmujący pracę w godzinach nadliczbowych w liczbie 20 godzin miesięcznie, a przepracowuje średnio 30 takich nadgodzin w miesiącu, to w takiej sytuacji będzie mógł dochodzić od spółki zapłaty wynagrodzenia i dodatku za godziny przewyższające ryczałt. Nadwyżka będzie bowiem miała charakter istotny. Gdyby natomiast przy 20-godzinowym ryczałcie wymiar jego nadgodzin wynosił np. 21 czy 22 godziny w miesiącu, to nie będzie mógł dochodzić wyrównania. Nie ma tutaj bowiem znacznej rozbieżności pomiędzy przyjętym ryczałtem a nadgodzinami rzeczywiście przepracowanymi.
Warto zauważyć, że ciężar udowodnienia, że wymiar nadgodzin był większy niż ustalono, będzie spoczywał na przedstawicielu handlowym. To on będzie musiał wskazać dowody wykazujące, że przepracował więcej nadgodzin. Może to być utrudnione z uwagi na zwolnienie pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy na podstawie art. 149 par. 2 k.p. Nie oznacza to jednak, że wykazanie nadgodzin będzie niemożliwe. W praktyce zdarzały się przypadki wykazywania liczby nadgodzin np. na podstawie prywatnych zapisków pracownika czy zeznań świadków – innych pracowników czy kontrahentów pracodawcy. ⒸⓅ
Na liście płac
Najlepszym rozwiązaniem, ograniczającym ryzyko pracodawcy, jest wskazanie wprost na liście płac dodatkowego składnika wynagrodzenia – ryczałtu za godziny nadliczbowe. W innej sytuacji może pojawić się problem z wykazaniem, że wynagrodzenie w rzeczywistości zawierało taki składnik.
Pracodawcy często natomiast wskazują, że wypłacają ryczałt za godziny nadliczbowe, który jest już ujęty w wynagrodzeniu zasadniczym pracownika. Judykatura jednak kwestionuje takie twierdzenia. Sądy uznają, że ryczałt powinien być składnikiem wyodrębnionym.
A zatem nie można domniemywać, że wynagrodzenie czy premia zawiera w sobie również ryczałt za nadgodziny. Składnik ten może wprawdzie mieć inną nazwę, ale to na pracodawcy będzie ciążył obowiązek wykazania, że takie świadczenie w rzeczywistości jest ryczałtem za godziny nadliczbowe.
ⒸⓅ