Nawet ponad 100 mln zł mogą rocznie zaoszczędzić pracodawcy dzięki nowym rozwiązaniom dot. skracania czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do10 lat - ocenia wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj. Projekt ustawy w tej sprawie przyjął we wtorek rząd.

Rada Ministrów przyjęła we wtorek projekt ustawy, dzięki której akta pracownicze będzie można przechowywać krócej i w formie elektronicznej. Nowe propozycje skracają okres przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych z 50 do 10 lat, pozwalają pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, wskazują bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia jako domyślną. Skrócony czas przechowywania aktów pracowniczych oznacza, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości.

Przewidywany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2019 r.

Reklama

Jak poinformowało w we wtorkowym komunikacie Centrum Informacyjne Rządu, główne zmiany dotyczą przede wszystkim przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców. Nowe rozwiązania mają zmniejszyć obciążenia biurokratyczne pracodawców, w tym przedsiębiorców.

Jak mówił we wtorek dziennikarzom Haładyj, pierwszym oczywistym beneficjentem proponowanych rozwiązań są pracodawcy.

Reklama

"To że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż 50 lat i tylko w formie papierowej nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Może to być nawet 130 mln zł rocznie. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia - emerytury lub renty - będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty, np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano" - wyjaśnił Haładyj.

Dodał, że przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej powinno być tańsze. "Szacujemy, że w przypadku firmy, która zatrudnia 500 osób, te oszczędności mogą sięgnąć 200 tys. zł rocznie, czyli to już jest taka pozycja, która jest w bilansie spółki w kosztach zauważalna" - powiedział wiceminister.

Resort rozwoju tłumaczy, że aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki. Pierwszy dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumentacja będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Drugi przypadek dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. Tutaj pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.

Jak tłumaczył Haładyj, na proponowanych rozwiązaniach skorzysta także pracownik. "Dzisiaj pracownik, żeby pozyskać świadczenia emerytalne, czy rentowe musi udowodnić swoje okresy przepracowania, wynagrodzenie, które pobierał, czyli to na jego barkach spoczywa za tych kilkadziesiąt lat pójście do ZUS i udowodnienie tych danych, co oczywiście wiąże się z oczywistym ryzykiem, że niektórych danych - i takie sygnały dostajemy - czasami nie da się już udowodnić. Dzięki tym rozwiązaniom z pracownika zdejmujemy ten obowiązek udawadniania. Pracownik przechodzi bardziej na pozycję weryfikatora, czyli to pracodawca przekazuje dane do ZUS" - mówił. Dodał, że pracownik ma możliwość, żeby te akta po 10 latach odebrać, a także na bieżąco może weryfikować swoje dane poprzez indywidualne konto emerytalne, które każdy posiada.

CIR w komunikacie podkreśliło, że "digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców".

Projekt proponuje przyjęcie, jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. "Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. blisko 77,8 proc. pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenie na rachunki płatnicze. Jednak na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie) wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką" - czytamy w komunikacie CIR.

Projekt ustawy powstał w ścisłej współpracy z biznesem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zmiany te mają swoje źródło w dokumencie: Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców).

Większość obowiązków związanych z obsłużeniem proponowanych rozwiązań spadnie na Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

"Jeśli ten projekt wejdzie w życie, to przede wszystkim rozszerzeniu ulegnie zakres danych, które będę co miesiąc trafiały do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przede wszystkim w miesięcznych raportach będą szersze dane zarówno za pracowników, jak i zleceniobiorców. Te dane będą zapisywane na koncie ubezpieczonego, co oznacza dla ZUS konieczność przebudowy tego konta" - powiedział we wtorek wiceprezes ZUS Paweł Jaroszka.

Jak informuje ZUS, ta zmiana legislacyjna oznacza sporą zmianę w systemie informatycznym. Ale jak zapewnia ZUS, na obecnym etapie, firma "nie przewiduje żadnych problemów, ryzyk z możliwością dostosowania się do wymagań ustawodawcy w zakresie tego projektu".

Jak mówił zastępca dyrektora generalnego Pracodawców RP Arkadiusz Pączka, na proponowanych rozwiązaniach zyskają nie tylko duże firmy, ale także mniejsze i średnie przedsiębiorstwa.

Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.