Zatrudnienie opiekunki do dziecka powinno opierać się na umowie pisemnej, która jednoznacznie określa obowiązki, zakres opieki oraz należne wynagrodzenie. Po stronie zatrudniających rodziców lub rodzica leżą obowiązki związane z odprowadzaniem składek do ZUS. Po spełnieniu określonych warunków możliwe jest skorzystanie z dofinansowania na zatrudnienie niani.

Umowa uaktywniająca

Pisemna umowa o świadczenie usług opieki nad dzieckiem nazywana jest umową uaktywniającą. Jej stronami są: niania podejmująca zlecenie z jednej strony oraz rodzic lub rodzice z drugiej. Stosuje się do niej przepisy kodeksu cywilnego mówiące o umowie zleceniu (artykuł 734 i kolejne kodeksu). W zwięzłej zazwyczaj umowie mieszczącej się na jednej lub dwóch stronach wymienione są strony, cel i przedmiot umowy, czas i miejsce sprawowania opieki, liczba dzieci powierzonych opiece, obowiązki i uprawnienia niani, wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin wypłaty, czas trwania umowy oraz inne kwestie formalne (np. warunki i sposób zmiany treści umowy w drodze aneksu oraz okoliczności, które powodują rozwiązanie umowy).

Zgłoszenie opiekunki do ZUS

Podpisanie umowy uaktywniającej z opiekunką to pierwszy krok. Drugim jest zgłoszenie siebie jako płatnika składek, do czego służy formularz ZUS ZFA (nie muszą tego robić osoby, które już są płatnikami składek z tytułu np. prowadzonej działalności gospodarczej). Już jako płatnik składek rodzic może następnie zgłosić opiekunkę do ZUS jako osobę do ubezpieczenia. W tym kroku obowiązują dwa formularze:

  • ZUS ZUA - jeśli niania podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, lub
  • ZUS ZZA - jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Kod tytułu ubezpieczenia zaczyna się od cyfr 04 30. Formularze można otrzymać w każdej placówce ZUS lub na stronie zus.pl/wzory-formularzy.

Pod pewnymi warunkami możliwe jest, by składki ZUS za nianię płacił budżet Państwa. Wymogi dotyczą zarówno rodziców, dziecka jak i niani. Rodzice muszą się wykazać zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, prowadzeniem działalności pozarolniczej lub rolniczej (wówczas nie dotyczy to osoby, która podlega ubezpieczeniu społecznemu rolników jako domownik). Rodzice mogą też świadczyć usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, która stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług).

Wymogi co do dziecka są dwa. Pierwszy: dziecko nie jest w żłobku, klubie dziecięcym ani nie jest pod opieką dziennego opiekuna. Drugi: ukończyło 20 tygodni.

Składki za nianię są opłacane przez budżet państwa najdłużej do końca roku szkolnego, w którym dziecko ukończy 3 lata (ewentualnie 4 lata, jeżeli nie można zapewnić dziecku opieki przedszkolnej). Rok szkolny trwa od 1 września do 31 sierpnia następnego roku.

Należy mieć też na uwadze, że niania musi być osobą pełnoletnią i nie może być rodzicem dziecka (może być to osoba spokrewniona, np. babcia, dziadek). Budżet państwa finansuje składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne za nianię tylko od tej części jej pensji, która nie przekracza minimalnego wynagrodzenia.

Na stronie ZUS dotyczącej płacenia składek za nianię opisane są dokładnie formularze rozliczeniowe, które należy składać w celu wypełnienia wszystkich obowiązków płatnika.

Jeżeli pensja niani nie przekracza minimalnego wynagrodzenia, dokumenty rozliczeniowe składa się w ZUS tylko raz (chyba, że niania zaczęła pracę w trakcie miesiąca, wtedy dokumenty trzeba złożyć jeszcze za kolejny, pełny miesiąc). Dokumenty trzeba złożyć ponownie, gdy zmieni się pensja niani (do wysokości minimalnego wynagrodzenia) lub gdy niania pobierała za dany miesiąc np. zasiłek chorobowy. Z kolei gdy pensja opiekunki jest wyższa niż minimalne wynagrodzenie, dokumenty rozliczeniowe składa się do ZUS co miesiąc.

Dokumenty do ZUS można składać w każdej placówce, wysyłać pocztą lub składać online przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) za pośrednictwem programu ePłatnik.

Cała procedura dotycząca korzystania z dofinansowania na zatrudnienie niani opisana jest także na stronie obywatel.gov.pl.