Działalność socjalna realizowana w ramach zfśs polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. W tym zakresie regulamin funduszu może przewidywać m.in. wsparcie w formie pieniężnej przeznaczone na potrzeby szkolne dzieci pracowników i innych osób uprawnionych.
Zatrudniamy pracownicę wychowującą trójkę dzieci. Zajmuje ona pełen etat i zarabia miesięcznie 2350 zł plus premia regulaminowa. W sierpniu skorzystała z dwóch dni opieki nad dzieckiem, które już we wrześniu osiągnie 14. rok życia. Oprócz tego otrzymała ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zapomogę pieniężną na pokrycie zwiększonych wydatków na podręczniki i przybory szkolne dla dzieci – 400 zł. Jej najmłodsze dziecko idzie od września do przedszkola, dlatego przyznaliśmy jej miesięczne dofinansowanie opłaty z tytułu uczęszczania malucha do tej placówki, w kwocie 250 zł. Dopłata pochodzi ze środków firmowych, gdyż regulamin zfśs nie przewiduje tego rodzaju wsparcia. Jak powinna prawidłowo wyglądać lista płac za sierpień, jeżeli pracownica ma prawo do ulgi podatkowej i są jej potrącane podwyższone koszty uzyskania przychodów ze względu na dojazdy do pracy z innej miejscowości? Premia za sierpień wyniosła 463 zł.
ODPOWIEDŹ
Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
Oba dodatkowe świadczenia stanowią dla pracownicy przychód ze stosunku pracy. Jednak w sierpniu opodatkowaniu nie podlega pełna wartość tych świadczeń. Zapomoga pieniężna oraz dofinansowanie pobytu dziecka w przedszkolu zostaną obciążone podatkiem, ale dotyczy to tylko odpowiednio 20 zł i 50 zł, czyli kwot przewyższających limit zwolnienia podatkowego. Z kolei pełna zapomoga nie podlega oskładkowaniu ze względu na mające tu zastosowanie zwolnienie. Do podstawy wymiaru składek należy jednak doliczyć 250 zł z tytułu dopłaty do przedszkola dziecka.

Reklama
Dopłata przedszkolna
Od 1 stycznia 2016 r. zwolnione z podatku dochodowego są świadczenia, które nie są finansowane z zfśs, otrzymane od pracodawcy z tytułu:
a) objęcia dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczania dziecka pracownika do żłobka lub klubu dziecięcego – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 400 zł,
b) uczęszczania dziecka pracownika do przedszkola – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 200 zł.
Zwolnienie dotyczy świadczenia na każde dziecko, wobec którego podatnik:
1) wykonywał władzę rodzicielską;
2) pełnił funkcję opiekuna prawnego, jeżeli dziecko z nim zamieszkiwało;
3) sprawował opiekę przez pełnienie funkcji rodziny zastępczej na podstawie orzeczenia sądu lub umowy zawartej ze starostą.
Skoro więc dofinansowanie do opłaty za przedszkole dziecka pracownicy nie pochodzi ze środków zfśs, to może być objęte zwolnieniem, ale tylko do limitu kwotowego, tj. 200 zł miesięcznie. Nadwyżka ponad ten próg podlega opodatkowaniu. W tym przypadku będzie to 50 zł (250 zł - 200 zł).
Analogicznego zwolnienia nie ma w przepisach ubezpieczeniowych, a to oznacza, że dofinansowanie ze środków obrotowych podlega oskładkowaniu.
Dofinansowanie szkolnej wyprawki
Działalność socjalna realizowana w ramach zfśs polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. W tym zakresie regulamin funduszu może przewidywać m.in. wsparcie w formie pieniężnej przeznaczone na potrzeby szkolne dzieci pracowników i innych osób uprawnionych. Wysokość zapomogi powinna być uzależniona od indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Z PIT zwolniona jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs, oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Z powyższego wynika, że zwolnienie ma zastosowanie po spełnieniu następujących warunków:
1) odbiorcą jest pracownik,
2) świadczenia – pieniężne lub rzeczowe – zostały w całości sfinansowane/zakupione ze środków zfśs lub związkowych i przekazane zgodnie z regulaminem funduszu oraz wymogami ustawy o zfśs,
3) wartość wszystkich świadczeń mieści się w limicie 380 zł na rok.
Zatem dofinansowanie szkolnego wyposażenia może skorzystać z powyższego zwolnienia, ale tylko do wskazanego limitu 380 zł w skali roku. Zapomoga przekroczyła ten pułap, co oznacza, że nadwyżka w wysokości 20 zł podlega opodatkowaniu. Akurat pracownica wcześniej, w 2017 r., nie korzystała z zfśs. Jednak gdyby tak było, pracodawca jako płatnik powinien najpierw sprawdzić, na jaką sumę w bieżącym roku pracownik już pobrał inne świadczenia. Jeśli łączna wartość wszystkich dotychczasowych form pomocy przekroczyła 380 zł, to kolejne świadczenie w całości stanowiłoby przychód opodatkowany.
Z kolei z podstawy wymiaru składek na ZUS wyłączone są świadczenia:
1) finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs,
2) wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zfśs, do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ten fundusz, a więc do 1185,66 zł.
W przypadku świadczeń pochodzących z zfśs wyłączenie dotyczy ich w pełnym zakresie, bez żadnych ograniczeń co do formy czy wysokości. Istotne jest tylko przyznanie ich zgodnie z kryteriami socjalnymi. Natomiast w razie dysponowania innym funduszem, tj. socjalno-bytowym, wymogów jest więcej i zwolnienie jest ograniczone. Pracodawca, wypłacając pracownikowi z tego funduszu np. szkolną wyprawkę, musi podsumować poprzednio otrzymane świadczenia, o ile takie były. Jeśli ich wartość nie przekroczyła limitu 1185,66 zł, to składki nie będą należne. W przeciwnym razie, gdy suma przewyższyła wskazaną kwotę, nadwyżka stanowi podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych.
Opieka do 14. roku życia
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 kodeksu pracy). O sposobie wykorzystania tego zwolnienia (dniowym lub godzinowym) decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia, złożonym w danym roku kalendarzowym.
Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, to z uprawnienia może skorzystać jedno z nich. Jednym z warunków zwolnienia od pracy na tej podstawie jest wiek dziecka, tj. do 14. roku życia. W praktyce oznacza to, że w roku, w którym dziecko kończy 14 lat, pracownik powinien wykorzystać opiekę, zanim osiągnie ono ten wiek, a nie do końca roku. W sprawach nieuregulowanych w kodeksie pracy zastosowanie ma kodeks cywilny, który w art. 112 wskazuje, że: „Termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Jednakże przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia”. Jeżeli więc dziecko urodziło się np. 18 sierpnia 2003 r., to 14 lat skończyło 18 sierpnia, o godz. 0.00, a nie o godz. 24.00. Ponieważ kodeks pracy stanowi, że zwolnienie przysługuje na dziecko w wieku do 14 lat, to pracownik powinien skorzystać z niego w okresie od 1 stycznia do 17 sierpnia 2017 r. Począwszy od 18 sierpnia, dziecko było już w wieku, który pozbawia prawa do 2 dni wolnych. Zwolnienie to należy wykorzystać w danym roku kalendarzowym, gdyż uprawnienie nie przechodzi na rok kolejny. [ramka]
Jak przy urlopie, ale z odrębnościami
Obliczając wynagrodzenie za 2 dni opieki, trzeba zastosować reguły, według których wyznacza się wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Z tą jednak różnicą, że składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się z miesiąca, w którym była opieka, a nie z trzech miesięcy go poprzedzających. Z kolei składniki określone w stałej miesięcznej wysokości uwzględnia się z miesiąca, w którym udzielono dni wolnych, czyli bez przeliczeń. Pracownik dostanie swoje normalne wynagrodzenie – tu zasadnicze, bez wyodrębnienia osobnej kwoty za opiekę. Ze zmiennego składnika, którym jest w tym przypadku premia, trzeba natomiast ustalić wynagrodzenie. Aby je obliczyć, należy wykonać następujące kroki:
KROK 1. Dzielimy sumę zmiennych składników z miesiąca zwolnienia od pracy przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu.
463 zł (premia z sierpnia) : 160 godzin (nominał na sierpień 176 godzin – 16 godzin opieki) = 2,89 zł
KROK 2. Otrzymaną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie udzielonych dni opieki, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z tego uprawnienia.
2,89 zł x 16 godz. opieki = 46,24 zł
Lista płac za sierpień 2017 roku
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 3509,24 zł 2350 zł + 46,24 zł + 250 zł + 400 zł + 463 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 426,28 zł – podstawa wymiaru – 3109,24 zł (2350 zł + 46,24 zł + 463 zł + 250 zł) – składka emerytalna – 3109,24 zł x 9,76 proc. = 303,46 zł – składka rentowa – 3109,24 zł x 1,5 proc. = 46,64 zł – składka chorobowa – 3109,24 zł x 2,45 proc. = 76,18 zł – suma składek – 426,28 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – do odliczenia od zaliczki na podatek 241,47 zł 194,55 zł – podstawa wymiaru – 2682,96 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 426,28 zł) 2682,96 zł x 9 proc. = 241,47 zł [(2350 zł + 46,24 zł + 463 zł + 50 zł) – 13,71 proc.] x 7,75 proc. = 194,55 zł*
Zaliczka na podatek dochodowy 190 zł – przychód do opodatkowania: 2350 zł + 46,24 zł + 463 zł + 20 zł + 50 zł = 2929,24 zł – podstawa opodatkowania: 2929,24 zł (przychód) – 139,06 zł (koszty uzyskania przychodów) – 398,86 zł** [składki społeczne ustalone wyłącznie od podstawy stanowiącej przychód opodatkowany, tj. (2350 zł + 46,24 zł + 463 zł + 50 zł) x 13,71 proc.)] = 2391,32 zł; po zaokrągleniu – 2391 zł – zaliczka do US: [(2391 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 384,05 zł] – 194,55 zł (składka zdrowotna) = 189,50 zł; po zaokrągleniu –190 zł
Do wypłaty 2651,49 zł 3509,24 zł – 426,28 zł – 241,47 zł – 190 zł
* Zaliczka na podatek nie podlega obniżeniu o składki, której podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku.
** Odliczeniu od dochodu nie podlegają składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku.
Podstawa prawna
Art. 188, art. 1891, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67 i 67b, art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 27b ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
Art. 112 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 459).
Par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).
Par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).