Dostaliśmy zawiadomienie z ZUS, z którego wynika, że jeden z naszych pracowników w październiku 2016 r. przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki za październik i listopad zostały naliczone od zawyżonej, pełnej podstawy, przy czym wystąpiła jednocześnie niedopłata składki zdrowotnej. Za grudzień już składki emerytalno-rentowe nie poszły. Jak rozliczyć powstałą nadpłatę składek społecznych i niedopłatę zdrowotnej? Jak to wpłynie na podatek dochodowy?
Podstawa tego pracownika w 2016 r. to 12 300 zł miesięcznie, a od 1 stycznia 2017 r., po powierzeniu mu funkcji kierowniczej – 15 000 zł. Mamy zwrócić nadpłatę pracownikowi i dokonamy tego we wrześniu, przy czym z wyliczeń wynika, że w tym miesiącu też dojdzie do przekroczenia bieżącej rocznej podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej.
ODPOWIEDŹ
Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób będących m.in. pracownikami nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy określonego w ustawie budżetowej (art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej: ustawa systemowa). Przykładowo limit 30-krotności w 2016 r. wynosił 121 650 zł, a w 2017 r. to 127 890 zł.

Reklama
Do osiągnięcia kwoty tego ograniczenia składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oblicza się i przekazuje do ZUS od podstawy wymiaru ustalonej jako przychód z tytułu zatrudnienia w rozumieniu przepisów podatkowych. Natomiast od nadwyżki ponad wskazany limit składki emerytalno-rentowe nie powinny być już przez płatnika naliczane i odprowadzane. Nie dotyczy to jednak pozostałych składek, czyli na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – te nadal powinny być opłacane bez względu na wysokość podstawy wymiaru. Płatnik zaprzestaje opłacania składek z powodu osiągnięcia przez ubezpieczonego w danym roku kalendarzowym kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składki na podstawie:
1) informacji uzyskanej z ZUS, że kwota ograniczenia została osiągnięta,
2) własnej dokumentacji płacowej.
Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik zawiera w imiennym raporcie rozliczeniowym ZUS RCA. Sporządzając raport za pracownika, za którego nie opłaca się już składek emerytalnej i rentowych, w polu 02 bloku IIIB trzeba wpisać cyfrę 1, 2 lub 3, w zależności od tego, kto stwierdził przekroczenie (3 – gdy informacja pochodzi z ZUS, 2 – gdy przekazuje ją płatnik, a 1 – gdy powiadomił ubezpieczony, który ma kilku płatników).
Jeżeli pracodawca jest jedynym płatnikiem dla danego pracownika, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej może sprawdzać na bieżąco wysokości podstawy składek pod kątem limitu 30-krotności. Inaczej sytuacja wygląda, gdy pracownik ma jeszcze inne miejsca pracy, z których osiąga oskładkowane przychody. Dla ustalenia ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek sumuje się bowiem wszystkie przychody pracownika stanowiące bazę naliczania składek, uzyskane od każdego z płatników. Dlatego też w takiej sytuacji sam ubezpieczony ma obowiązek kontrolować, czy kwota ograniczenia została już osiągnięta. Jeśli tak, zawiadamia o tym wszystkich swoich płatników składek (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej). Wówczas płatnicy ci na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia zaprzestają naliczania i przekazywania na konto ZUS składek emerytalnej i rentowej.
Opłacanie składek mimo przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej oznacza powstanie nadpłaty na koncie tych składek i jednocześnie niedopłatę w składce zdrowotnej. Płatnik ma obowiązek skorygować dokumenty rozliczeniowe za miesiąc/miesiące, w których błędnie ustalił składki. Korekta polega na prawidłowym naliczeniu składek na poszczególne ryzyka ubezpieczeniowe. Składkę emerytalną i rentową należy naliczyć tylko od podstawy wymiaru, która nie powoduje przekroczenia rocznego limitu. Jednocześnie musi zostać na nowo obliczona kwota składki zdrowotnej, tj. od wyższej podstawy, bo ustalonej po pomniejszeniu o niższą wysokość składek społecznych.
Zwrot przychodem pracownika
Ustaloną kwotę nadpłaty (różnicę między składkami faktycznie zapłaconymi a wynikającymi z korekty dokumentów do ZUS) pracodawca musi zwrócić pracownikowi. Składki te zostały bowiem pobrane w nienależnej wysokości.
Kwota zwrotu nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika jest jego przychodem ze stosunku pracy. W miesiącu, w którym zwrot zostanie wypłacony pracownikowi (lub postawiony do jego dyspozycji), podlega on opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Wcześniej przychód ten został bowiem zaniżony o nienależnie potrącone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W podstawie opodatkowania pracodawca uwzględnia kwotę zwrotu nadpłaconych składek (przed pomniejszeniem jej o pobraną składkę na ubezpieczenie zdrowotne). Od wyliczonej zaliczki zakład pracy odlicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. podstawy jej wymiaru. W tym przypadku będzie to różnica między składką zdrowotną odliczoną od zaliczki przed korektą a podlegającą odliczeniu po korekcie (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne po korekcie została podwyższona, dlatego również wyższa jest kwota składki podlegającej odliczeniu od zaliczki).
Od zwróconej kwoty nadpłaty nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne ani składki zdrowotnej. Przy ustalaniu kwoty podlegającej zwrotowi na rzecz pracownika, kwotę nadpłaty należy pomniejszyć o zaliczkę na podatek dochodowy oraz o kwotę niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne. Nadpłatę można rozliczyć na jednej liście płac, doliczając ją do bieżącego przychodu pracownika za miesiąc, w którym ten zwrot będzie dokonany.
Tylko od pełnego wynagrodzenia
W opisywanej sytuacji do września 2016 r. łączna podstawa wymiaru składek społecznych wyniosła 110 700 zł (12 300 zł x 9 miesięcy), co oznaczało, że do przekroczenia limitu 30-krotności doszło w październiku. Za październik składka emerytalna i rentowa była należna od podstawy wynoszącej 10 950 zł, a nie od pełnego wynagrodzenia 12 300 zł (110 700 zł + 10 950 zł = 121 650 zł). Za kolejne miesiące (listopad i grudzień) składki te nie powinny już być rozliczane.
Sprawdźmy więc, jak ustalić kwotę nadpłaty składek emerytalnej i rentowej za październik i listopad oraz niedopłatę składki zdrowotnej, zakładając, że za oba te miesiące składki zostały rozliczone od pełnego wynagrodzenia – 12 300 zł.
W PAŹDZIERNIKU 2016 R.
BYŁO:
● 12 300 zł – podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej oraz chorobowej
● 12 300 zł x 9,76 proc. = 1200,48 zł – składka emerytalna
● 12 300 zł x 1,5 proc. = 184,50 zł – składka rentowa
● 12 300 zł x 2,45 proc. = 301,35 zł – składka chorobowa
Składki społeczne łącznie – 1686,33 zł
● 12 300 zł – 1686,33 zł = 10 613,67 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej
● 10 613,67 zł x 9 proc. = 955,23 zł – składka zdrowotna
Nadpłata w składkach emerytalnej i rentowej wynosi więc 152,01 zł [(1200,48 zł – 1068,72 zł) + (184,50 zł – 164,25 zł)]
Niedopłata w składce zdrowotnej – 13,68 zł (968,91 zł – 955,23 zł)
POWINNO BYĆ:
● 10 950 zł – podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej
● 10 950 zł x 9,76 proc. = 1068,72 zł – składka emerytalna
● 10 950 zł x 1,5 proc. = 164,25 zł – składka rentowa
● 12 300 zł – podstawa wymiaru składki chorobowej
● 12 300 zł x 2,45 proc. = 301,35 zł – składka chorobowa
Składki społeczne łącznie – 1534,32 zł
● 12 300 zł – 1534,32 zł = 10 765,68 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej
● 10 765,68 zł x 9 proc. = 968,91 zł – składka zdrowotna
W LISTOPADZIE 2016 R.
BYŁO:
● 12 300 zł – podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej oraz chorobowej
● 12 300 zł x 9,76 proc. = 1200,48 zł – składka emerytalna
● 12 300 zł x 1,5 proc. = 184,50 zł – składka rentowa
● 12 300 zł x 2,45 proc. = 301,35 zł – składka chorobowa
Składki społeczne łącznie – 1686,33 zł
● 12 300 zł – 1686,33 zł = 10 613,67 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej
● 10 613,67 zł x 9 proc. = 955,23 zł – składka zdrowotna
Nadpłata w składkach emerytalnej i rentowej wynosi więc 1384,98 zł [(1200,48 zł – 0 zł) + (184,50 zł – 0 zł)]
Niedopłata w składce zdrowotnej – 124,65 zł (1079,88 zł – 955,23 zł)
POWINNO BYĆ:
● 0 zł – podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej
● składka emerytalna i rentowa – 0 zł
● 12 300 zł – podstawa wymiaru składki chorobowej
● 12 300 zł x 2,45 proc. = 301,35 zł – składka chorobowa
Składki społeczne łącznie – 301,35 zł
● 12 300 zł – 301,35 zł = 11 998,65 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej
● 11 998,65 zł x 9 proc. = 1079,88 zł – składka zdrowotna
Jak rozliczyć wrzesień 2017 r.
Za dwa miesiące łącznie nadpłata składek emerytalnej i rentowej wynosi 1536,99 zł (152,01 zł + 1384,98 zł), a niedopłata składki zdrowotnej – 138,33 zł (13,68 zł + 124,65 zł). Od bieżącej zaliczki na podatek (w miesiącu rozliczenia zwrotu) należy odjąć różnicę między składką zdrowotną, jaka została odliczona przed korektą, a jaka powinna być odliczona po korekcie – 119,12 zł, bo:
– za październik 2016 r. było odliczone 822,56 zł (10 613,67 zł x 7,75 proc.), a powinno być 834,34 zł (10 765,68 zł x 7,75 proc.) – różnica 11,78 zł,
– za listopad było odliczone 822,56 zł, a powinno być 929,90 zł (11 998,65 zł x 7,75 proc.) – różnica – 107,34 zł.
Różnica do odliczenia – 11,78 zł + 107,34 zł = 119,12 zł.
Wynagrodzenie pracownika wynosi 15 000 zł. Zwrot nastąpi we wrześniu br. Do jego przychodu za ten miesiąc powinna być doliczona nadpłata, przed pomniejszeniem o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne.
We wrześniu znów dojdzie do przekroczenia limitu. Aby tym razem nie wystąpiła nadpłata składek, należy je naliczyć od części wynagrodzenia, tj. od 7890 zł (15 000 zł x 8 miesięcy = 120 000 zł + 7890 zł = 127 890 zł). [ramka]
Lista płac za wrzesień 2017 roku
● 7890 zł – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe
● 7890 zł x 9,76 proc. = 770,06 zł – składka emerytalna
● 7890 zł x 1,5 proc. = 118,35 zł – składka rentowa
● 15 000 zł – podstawa wymiaru składki chorobowej
● 15 000 zł x 2,45 proc. = 367,50 zł – składka chorobowa
Składki społeczne łącznie – 1255,91 zł
● 15 000 zł – 1255,91 zł = 13 744,09 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej
● 13 744,09 zł x 9 proc. = 1236,97 zł – składka na ubezpieczenie zdrowotne do przekazania do ZUS
● 13 744,09 zł x 7,75 proc. = 1065,17 zł – składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku
● 15 000 zł + 1536,99 zł = 16 536,99 zł – łączny przychód do opodatkowania
● 16 536,99 zł – 1255,91 zł – 111,25 zł = 15 169,83 zł; po zaokrągleniu 15 170 zł – podstawa obliczenia zaliczki na podatek
● (15 170 zł x 32 proc.) – 46,33 zł = 4808,07 zł – zaliczka na podatek
● 4808,07 zł – 1065,17 zł – 119,12 zł = 3623,78 zł; po zaokrągleniu 3624 zł – zaliczka po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne, podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego.
Do wypłaty we wrześniu: 16 536,99 zł – 1255,91 zł – 1236,97 zł – 138,33 zł (niedopłata składki zdrowotnej) – 3624 zł = 10 281,78 zł. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Art. 81 ust. 1, ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1793 ze zm.).