Pracodawca, który zgodnie z prawem ma obowiązek powołać fundusz na wniosek organizacji zakładowej, nie zawsze musi to robić. Zwolni go z tego odpowiedni zapis w przepisach wewnętrznych
Wraz z początkiem 2017 r. zmieniły się zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Ustawodawca podniósł próg zatrudnienia zobowiązujący do tworzenia tego funduszu, co niewątpliwie jest rozwiązaniem korzystnym dla pracodawców. Nowa regulacja oznacza jednak nowe wątpliwości.
Problem dotyczy sytuacji, gdy utworzenie funduszu socjalnego zależy od woli związku zawodowego, a jednocześnie u pracodawcy obowiązują przepisy wewnętrzne postanawiające o jego nietworzeniu. Wyobraźmy sobie pracodawcę zatrudniającego 40 pracowników. Przed 1 stycznia 2017 r. nie tworzył zfśs z uwagi na zapis regulaminu wynagradzania o nietworzeniu tego funduszu (zgodnie z art. 4 ustawy o zfśs). Od 1 stycznia 2017 r. zaś już nie musi go tworzyć. Od tego dnia obowiązuje bowiem art. 3 ust. 1c ustawy, w myśl którego przy zatrudnieniu od 20, ale poniżej 50 pracowników, pracodawca ma obowiązek utworzenia funduszu socjalnego tylko gdy wnosi o to związek zawodowy. Wciąż obowiązuje u niego także regulamin wynagradzania, w którym znajduje się zapis o nietworzeniu tego funduszu. Tymczasem u pracodawcy pojawia się organizacja związkowa, która żąda jego utworzenia. Rodzi się więc pytanie: czy mając zapis w regulaminie wynagradzania mówiący o nietworzeniu zfśs, pracodawca musi utworzyć fundusz na wniosek związku zawodowego?
Pikanterii dodaje przy tym fakt, że regulamin wynagradzania został utworzony w czasie, gdy u pracodawcy nie działał związek zawodowy.
Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie, należy przeanalizować obowiązki i uprawnienia pracodawcy oraz rolę związku zawodowego przy tworzeniu zfśs.
Kto musi, a kto nie
I tak, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą pracodawcy, czyli – zgodnie z kodeksową definicją – podmioty zatrudniające pracowników. Aby jednak pracodawca miał obowiązek tworzenia zfśs, z reguły muszą być spełnione dodatkowe warunki. Wyjątek dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Podmioty te tworzą zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników i z tego względu pominiemy je w dalszych rozważaniach.
Stan zatrudnienia jest natomiast istotny dla innych pracodawców. Zgodnie z zasadami wprowadzonymi w 2017 r. tworzą oni omawiany fundusz, jeżeli zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i jednocześnie mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Z wnioskiem takim nie może natomiast wystąpić pracownik wybrany przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Wreszcie podmioty zatrudniające poniżej 20 pracowników mogą utworzyć zfśs dobrowolnie lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.
(Nie)obowiązkowy charakter
Co do zasady więc obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powstaje dopiero wtedy, gdy pracodawca przed końcem roku zatrudni 50. pracownika. Ale przecież układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na zfśs, a nawet może postanawiać, że fundusz ten nie będzie tworzony. U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wynagradzania.
Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, to postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na zfśs lub nietworzenia tego funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych po przekroczeniu limitu zatrudnienia (50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) jest zatem bardzo specyficzny, gdyż można z niego dobrowolnie zrezygnować. W praktyce można więc uznać, że mamy do czynienia z „dobrowolnym obowiązkiem”.
Dialog społeczny
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych opiera się na dialogu społecznym, przy czym partnerami pracodawcy są w tym zakresie związki zawodowe lub przedstawiciel załogi wybrany przez nią do reprezentowania jej interesów. W ustawie o związkach zawodowych ustawodawca wyraźnie zastrzegł, że ustalanie zasad wykorzystania zfśs, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Dodatkowo przyznawanie pracownikom świadczeń z tego funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z taką organizacją.
Od strony związkowej kwestie związane z tworzeniem zfśs również zależne są od wielkości zatrudnienia.
Wola związków a prawo wewnątrzzakładowe
Pod rządami poprzednich przepisów sprawa była więc prosta – rola związków sprowadzała się do uzgodnienia regulaminu zfśs i współpracy przy zarządzaniu tym funduszem. Ewentualnie związki mogły wyrazić zgodę lub storpedować plan pracodawcy zmierzający do likwidacji (nietworzenia) zfśs przez nieuzgodnienie regulaminu wynagradzania (układu zbiorowego pracy) z pracodawcą.
Zmiana przepisów wprowadziła nieco zamieszania w przypadku, gdy stan zatrudnienia wynosi co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 pracowników. Jak wynika z przykładu opisanego na wstępie, w takiej sytuacji może powstać konflikt między wolą organizacji związkowej, która żąda utworzenia zfśs, a zapisem regulaminu wynagradzania ustalonego jeszcze przed zmianą przepisów, z którego wynika, że fundusz socjalny nie będzie tworzony. Co zatem jest dla pracodawcy ważniejsze – żądanie związku zawodowego czy postanowienie regulaminu?
W tej sytuacji uznać należy, że pierwszeństwo ma zapis regulaminu. Z art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs wyraźnie wynika bowiem, że regulamin wynagradzania (układ zbiorowy) może dowolnie kształtować wysokość odpisu, a nawet postanawiać, że zfśs nie będzie tworzony także u pracodawców zatrudniających 20-50 pracowników. Oznacza to, że jeżeli pracodawca będzie miał odpowiedni zapis w przepisach prawa wewnętrznego, to wyeliminuje konieczność tworzenia zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Oczywiście związek zawodowy może wymusić utworzenie zfśs, ale najpierw musiałby zmienić treść regulaminu – a to wymaga uzgodnienia z pracodawcą.
A zatem, jeżeli pracodawca nie chce tworzyć zfśs, zatrudniając 20. pracownika, powinien sporządzić regulamin wynagradzania (mimo że nie jest to wtedy wymagane) i zapisać w nim, że nie będzie tworzył tego funduszu. Zabezpieczy się w ten sposób przed żądaniem zakładowej organizacji związkowej dotyczącym utworzenia zfśs. Dotyczy to także pracodawców, u których nie działają związki zawodowe – mogą one bowiem powstać w przyszłości.ⒸⓅ
Przymus czy swoboda
Pracodawcy zatrudniający:
● poniżej 20 pracowników – tworzą zfśs dobrowolnie,
● co najmniej 20 pracowników, ale poniżej 50 pracowników – tworzą zfśs dobrowolnie, ale mogą mieć obowiązek jego utworzenia na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
● co najmniej 50 pracowników – tworzą zfśs obowiązkowo.
Przy zatrudnieniu:
● poniżej 20 pracowników – związki zawodowe nie mają wpływu na tworzenie zfśs,
● co najmniej 20 pracowników, ale poniżej 50 pracowników – zakładowa organizacja związkowa może żądać utworzenia zfśs,
● co najmniej 50 pracowników – związki zawodowe nie mają wpływu na tworzenie zfśs (obowiązek tworzenia funduszu wynika wprost z ustawy), ale mają wpływ na zapisy układu zbiorowego i regulaminu wynagradzania, które mogą zawierać zapisy o nietworzeniu zfśs.
ⒸⓅ
OPINIE EKSPERTÓW
Pracodawca nie jest związany żądaniem organizacji związkowej w opisanym stanie faktycznym. Artykuł 3 ust. 1c ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który uprawnia organizację związkową do wystąpienia z wnioskiem o utworzenie zfśs, w przypadku jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, odnosi się wyłącznie do sytuacji, gdy u pracodawcy nie została dotychczas podjęta decyzja w sprawie zfśs. Jeżeli jednak zgodnie z art. 4 ustawy układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania zawiera postanowienia dotyczące nietworzenia zfśs, to utworzenie zfśs wymaga w pierwszej kolejności zmiany tych źródeł prawa pracy.
Zmiana układu zbiorowego pracy i regulaminu wynagradzania wymaga zgody zarówno pracodawcy, jak i organizacji związkowej. Nowelizacja przepisów obowiązująca od 1 stycznia 2017 r. przez dodanie art. 3 ust. 1c ustawy niczego tu nie zmienia. Decyzja o nietworzeniu zfśs podjęta zgodnie z art. 4 pozostanie w mocy. Na jej ważność nie wpływa również to, że postanowienie regulaminu wynagradzania o nietworzeniu zfśs zostało zapisane w okresie, gdy u pracodawcy nie było związku zawodowego. ⒸⓅ
Pracodawca, który zatrudnia od 20 do 50 pracowników, może zostać zmuszony do utworzenia zfśs, mimo że obowiązujący u niego regulamin wynagradzania stanowi, że funduszu nie ma. Sytuacja taka może się zdarzyć, jeśli regulamin został wprowadzony przed zmianą przepisów ustawy o zfśs, w okresie, kiedy u pracodawcy nie było związku zawodowego. Nowo utworzony związek zawodowy może skorzystać z prawa zagwarantowanego w zmienionym art. 3 ust. 1c ustawy o zfśs i wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o utworzenie funduszu. Taki wniosek będzie wiążący, a jego zgłoszenie powinno zapoczątkować rozmowy związku i pracodawcy dotyczące utworzenia zfśs i zmiany zapisów regulaminu wynagradzania.
Co prawda, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs regulamin wynagradzania może stanowić, że fundusz nie będzie tworzony u pracodawców zatrudniających od 20 do 50 pracowników. Pamiętać jednak należy, że przepis ten jest wyjątkiem od reguły zawartej w art. 9 par. 2 k.p., zgodnie z którą postanowienia zbiorowych aktów prawa pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Artykuł 4 ust. 1 ustawy o zfśs pozwala na mniej korzystną dla pracowników regulację, tj. na rezygnację z tworzenia funduszu. Jako wyjątek od zasady powinien być interpretowany wąsko. W praktyce oznacza to, że nie można twierdzić, iż raz zawarte w regulaminie postanowienie o nietworzeniu funduszu uniemożliwia związkowi zawodowemu zgłoszenie wiążącego wniosku o zfśs. Pracodawca, który taki wniosek otrzyma, nie może odmówić utworzenia funduszu i nie może odmówić wprowadzenia zmian do regulaminu. Ustawa wprost wskazuje, że zgłoszenie wniosku przez związek zawodowy powoduje powstanie obowiązku po stronie pracodawcy.
Podstawa prawna
Art. 3 ust. 1-3 i ust. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).
Art. 27 oraz art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881).
