Nie każdy kontrakt jest dozwolony, gdy chodzi o objęcie obowiązków pracownika w okresie jego usprawiedliwionej absencji. Niedopuszczalne są piętrowe umowy na zastępstwo, przy których wykorzystuje się przesunięcia na stanowiskach wewnątrz firmy.

Choroba pracownika, w tym korzystanie przez niego ze zwolnienia lekarskiego, a także korzystanie z urlopu bezpłatnego czy urlopów związanych z rodzicielstwem to w praktyce najczęstsze przyczyny powierzania wykonywanych przez niego czynności innej osobie na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa pracownika.

Kodeks pracy nie zawęża katalogu powodów zawarcia umowy w celu zastępstwa do wymienionych przesłanek. Posługuje się przy tym ogólnym określeniem – umowa taka ma być zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 251 par. 4 pkt 1 k.p.). Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby umowy okresowe w celu zastępstwa pracownika zawrzeć np. w sytuacji, gdy opiekuje się on chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny, odbywa kwarantannę czy też w jakikolwiek inny sposób usprawiedliwił swoją nieobecność.

Po nowemu

Reklama

22 lutego 2016 r., na mocy nowelizacji kodeksu pracy z 25 czerwca 2015 r., umowa na zastępstwo jako odrębny typ umowy została usunięta z ustawodawstwa i stała się umową na czas określony w celu zastępstwa pracownika. W konsekwencji zmieniono także okres wypowiedzenia takiej umowy z trzech dni roboczych (skreślenie art. 331 k.p.) na obowiązujące przy pozostałych typach umów o pracę (art. 36 par. 1 k.p.). Nadal jednak taka umowa jest dla pracodawcy korzystna i powoduje mniej obciążeń niż zwykła umowa na czas określony. Nie stosuje się do niej ani obowiązkowego przedłużenia umowy do dnia porodu w przypadku ciąży pracownicy (art. 177 par. 31 k.p), ani 33-miesięcznego łącznego limitu trwania umów na czas określony, ani ograniczenia liczby zawieranych umów do trzech (art. 251 par. 4 k.p.).

Reklama

Pracodawcy szukają luki

Zdarza się, że firmy stosują piętrowe umowy w celu zastępstwa. Praktyka wygląda w ten sposób, że w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy na jego stanowisku zatrudniana jest osoba, której kończy się trzecia umowa na czas określony. Zamiast otrzymać umowę na czas nieokreślony, będzie ona pracowała na podstawie umowy na czas określony w celu zastępstwa – a taka umowa może być ponawiana wielokrotnie (nie podlega bowiem kodeksowym limitom). Na zwolnione przez nią miejsce pracodawca znajdzie kogoś, kto jest w podobnej sytuacji, i tego również zatrudni na umowy na czas określony w celu zastępstwa. W ten sposób pracownikom oddala się szansa na umowę na czas nieokreślony.

Wprowadzając tę karkołomną operację, pracodawca liczy na większą od kodeksowej swobodę zatrudniania i zwalniania pracowników. Taka piętrowość kolejnych zastępstw jest jednak niezgodna z kodeksem pracy. Przepisy pozwalają bowiem stosować umowę w celu zastępstwa wtedy, gdy dana osoba jest zastępowana z uwagi na nieobecność w pracy, nie zaś w przypadku nieobecności na dotychczas zajmowanym stanowisku (taka osoba jest bowiem nadal obecna w pracy). Potwierdza to orzecznictwo sądowe. Przykładowo w wyroku z 17 maja 2016 r. (sygn. akt II PK 99/15) Sąd Najwyższy wskazał, że nie jest dopuszczalne zawarcie umowy na czas zastępstwa pracownika, który nie był nieobecny w pracy, a wykonywał jedynie powierzoną mu przez pracodawcę inną pracę. Mimo że orzeczenie to dotyczyło stanu prawnego sprzed 22 lutego 2016 r., wnioski SN są aktualne także na gruncie obecnie obowiązujących przepisów. Nie bez znaczenia jest również to, że zawieranie piętrowych umów na zastępstwo z reguły ma na celu uniknięcie stosowania limitów dla zatrudnienia terminowego (33 miesięcy lub trzech umów).

Bez ograniczeń

W przypadku umów na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika brak zastosowania limitów związanych z liczbą umów i czasem ich trwania wiąże się z określonymi obowiązkami po stronie pracodawcy. W każdej z umów związanych z zastępowaniem pracownika trzeba zapisać przyczyny jej zawarcia (co wynika nie tylko z art. 29 par. 11 k.p, ale także z wzoru umowy o pracę stanowiącego załącznik do rozporządzenia dotyczącego prowadzenia dokumentacji pracowniczej). Należy więc wyraźnie zaznaczyć, że chodzi o nieobecność w pracy konkretnego pracownika. Zatrudniany na tym stanowisku musi wiedzieć, czyje obowiązki na siebie przyjmuje. Ten zapis musi być szczegółowy: firma telemarketingowa nie może wskazać, że przesłanką zawarcia umowy jest usprawiedliwiona nieobecność w pracy telemarketera. Wśród ogromnej rzeszy pracowników zatrudnionych na takich stanowiskach potencjalnie każdego dnia któryś z nich może być nieobecny. Oznaczałoby to, że osoba zastępująca nie znałaby nawet w przybliżeniu okresu, na który została zatrudniona, i szczegółowych obowiązków, które przyjęła do wykonania.

Okres wypowiedzenia

Umowa na czas określony w celu zastępstwa pracownika może, ale nie musi zawierać przewidywanej długości trwania okresu wypowiedzenia. Czas ten ustalony jest ustawowo i zależy od stażu pracy (art. 36 par. 1 k.p.). Natomiast pracownik powinien wiedzieć, jaki okres wypowiedzenia mu przysługuje. Może go określać informacja o warunkach zatrudnienia wręczana w ciągu siedmiu dni od daty zawarcia umowy o pracę (art. 29 par. 1 i 3 k.p.). Kwestie te należy w niej wskazać precyzyjnie.

Odnosząc się do zamieszczonego wzoru umowy o pracę, w sytuacji Janiny Brzozowskiej należałoby zapisać np.: „W przypadku zatrudnienia do 31 lipca 2017 r. przysługuje pani dwutygodniowy okres wypowiedzenia, do 29 lutego 2020 r. – jeden miesiąc wypowiedzenia, a jeśli zatrudnienie będzie trwało powyżej tego okresu – trzy miesiące wypowiedzenia”. W momencie podjęcia pracy, gdy nie znamy długości usprawiedliwionej nieobecności w pracy Agnieszki Olszewskiej, nie możemy tego okresu jednoznacznie zdefiniować.

Ważne

Wykorzystywanie piętrowych umów na zastępstwo w celu ucieczki od limitów czasowo-liczbowych dla zatrudnienia terminowego to nadużycie prawa.

W polskich realiach

Kierując się rachunkiem ekonomicznym, w przypadku krótkotrwałych nieobecności pracodawcy zamiast zatrudnienia nowej osoby z reguły wybierają dodatkowe obciążenie załogi. Koszt godzin nadliczbowych wynikających z takiego rozwiązania nadal jest bowiem niższy niż zrekrutowanie nowego pracownika, poddanie go badaniom wstępnym medycyny pracy, przeprowadzenie wstępnego szkolenia z zakresu bhp czy chociażby uwzględnienie prawa do urlopu wypoczynkowego, który nowo zatrudniony pracownik (z wcześniejszym stażem pracy u innego pracodawcy) nabywa już po pierwszym przepracowanym dniu.

PRZYKŁAD 1

Dwie pracownice w ciąży

Anna Wysoka pracuje na podstawie umowy na okres próbny, który kończy się 9 maja 2017 r. W tym samym dziale jest zatrudniona na takim samym stanowisku Malwina Dostojna, która w maju urodzi dziecko. Po okresie próbnym pracodawca obiecał Annie zwykłą umowę na czas określony, a teraz chce ją zatrudnić na czas określony w celu zastępstwa Malwiny Dostojnej, po jej porodzie. Jaka umowa jest dla Anny korzystna? Ona również jest w ciąży, o czym jeszcze nie poinformowała pracodawcy.

Bardziej korzystna umowa z reguły oznacza dla pracownika trwałość stosunku pracy i świadczenia z systemu ubezpieczeń społecznych związane z pracą. W przypadku Anny Wysokiej owymi korzyściami będą prawo do świadczeń z tytułu niezdolności do pracy oraz uprawnienia związane z rodzicielstwem.

Pracodawca może zawrzeć po okresie próbnym zarówno umowę na czas określony w celu zastępstwa pracownika, jak i umowę niezwiązaną z zastępstwem działowej koleżanki.

Jednak jeżeli zakończenie okresu próbnego, na który została zawarta umowa o pracę, będzie przypadało po upływie trzeciego miesiąca ciąży Anny Wysokiej, umowa na okres próbny zostanie przedłużona do dnia porodu. Pod warunkiem że okres, na który została ona zawarta, jest dłuższy niż jeden miesiąc (art. 177 par. 3 k.p.). Jeśli po okresie próbnym zostanie podpisana zwykła umowa o pracę na czas określony, a w okresie jej trwania pracownicy upłynie trzeci miesiąc ciąży, również nastąpi przedłużenie umowy do dnia porodu. W związku z tym, że od 22 lutego 2016 r. łączna liczba umów zawartych między tymi samymi stronami nie może przekroczyć trzech, a łączna długość ich trwania – 33 miesięcy (art. 251 par. 1 k.p.), zakładając maksymalny czas trwania umowy, mogłaby to być umowa od maja aż do lutego 2020 r., a więc o wiele dłużej niż okres ciąży i pobierania zasiłku macierzyńskiego przez Annę Wysoką, która po wykorzystaniu świadczeń związanych z rodzicielstwem powróci do pracy.

Z kolei jeżeli po okresie próbnym Anny Wysokiej zostałaby zawarta umowa na czas określony w celu zastępstwa pracownika „na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy Malwiny Dostojnej”, to rozwiązanie tej umowy przypadnie prawdopodobnie w okresie korzystania przez Annę Wysoką z urlopu macierzyńskiego bądź rodzicielskiego. Kontynuację wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres przypadający po ustaniu ubezpieczenia przejmie na siebie ZUS.

Jeśli Anna Wysoka nie pracuje na stanowisku, na którym istnieją zakaz lub ograniczenia związane z zatrudnieniem kobiet ciężarnych, nie ma obowiązku informowania pracodawcy o swoim stanie.

PRZYKŁAD 2

Zasiłek macierzyński

Katarzyna Jasna jest zatrudniona na umowie o pracę na czas określony na okres jednego roku, od 1 lutego 2017 r. do 31 stycznia 2018 r. Zastępuje koleżankę, która jest obecnie na urlopie macierzyńskim, ale w jej umowie nie zapisano, że jest to umowa w celu zastępstwa. Czy będzie się jej należał zasiłek macierzyński, jeśli urodzi dziecko?

Kodeks pracy narzuca obowiązek umieszczenia w treści umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika określenie tego celu (art. 29 par. 11 k.p.). Brak określenia, że umowę zawarto w celu zastępstwa pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, oznacza, iż zawarto umowę na czas określony, mimo iż pokrywa się ona z nieobecnością innego pracownika w pracy. Jeżeli Katarzyna Jasna w okresie zatrudnienia, czyli do 31 stycznia 2018 r., urodzi dziecko, to do ostatniego dnia zatrudnienia będzie przebywać na urlopie macierzyńskim, w trakcie którego ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Po upływie tego okresu wypłatę zasiłku macierzyńskiego będzie kontynuować ZUS.

Natomiast jeżeli poród miałby nastąpić po 31 stycznia 2018 r., a dzień ten miałby przypadać po upływie trzeciego miesiąca ciąży, to w związku z zawarciem umowy na czas określony pracodawca zobowiązany jest przedłużyć tę umowę do dnia porodu (art. 177 par. 3 k.p.). Dzień porodu byłby w tym przypadku ostatnim dniem zatrudnienia, a więc również podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. I w tym przypadku dalszy zasiłek macierzyński będzie miał obowiązek wypłacać ZUS. Jeżeli jednak 31 stycznia 2018 r. Katarzyna Jasna będzie przed upływem trzeciego miesiąca ciąży, pracodawca nie ma obowiązku przedłużenia umowy o pracę. A to oznacza brak zasiłku macierzyńskiego po porodzie.

PRZYKŁAD 3

Powrót na jeden dzień

W grudniu 2015 r. w sklepie obuwniczym zatrudniono Agatę Gnuśną na zastępstwo w okresie choroby, a potem urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego pracownicy, która urodziła dziecko. Po zakończeniu urlopu rodzicielskiego 20 lutego 2017 r. osoba zastępowana wróciła do pracy, przedstawiając zaświadczenie lekarskie o tym, że jest w kolejnej ciąży. Po jednym dniu pracy poszła na kolejne zwolnienie lekarskie. Co należy zrobić z umową na zastępstwo? Czy powinna być rozwiązana 20 lutego 2017 r.? Czy trwa nadal, bo spodziewamy się, że kolejne zwolnienia lekarskie osoby dotychczas zastępowanej będą trwały aż do porodu, a potem przez okres kolejnego urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego?

Umowa o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika zawierana jest na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy osoby zastępowanej (art. 251 par. 4 k.p.). W omawianym przypadku osoba ta była obecna w pracy 20 lutego 2017 r., po czym rozpoczęła się jej kolejna usprawiedliwiona nieobecność w pracy. W związku z tym zastępstwo pracownicy zakończyło się 19 lutego 2017 r., a umowa rozwiązała się z powodu upływu czasu, na który została zawarta (art. 30 par. 1 pkt 4 k.p.).

Nie ma natomiast żadnych przeciwwskazań do zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa tej samej pracownicy również przez Agatę Gnuśną, z którą wcześniej zawarto umowę obejmującą poprzednie okresy nieobecności pierwszej z wymienionych. Pierwszym dniem trwania zastępstwa będzie 21 lutego 2017 r.

Należy pamiętać, że omawianego typu umowy nie dotyczy ograniczenie liczby zawieranych umów na czas określony do trzech ani też ograniczenie liczby przepracowanych miesięcy do 33 (art. 251 par. 1 i 4 k.p.).

Przykład ten jest ciekawy jeszcze z jednego powodu: umowa została zawarta w grudniu 2015 r., a więc przed ubiegłorocznymi zmianami w kodeksie pracy. Gdyby zastępowana pracownica nie powróciła na jeden dzień do pracy i umowa zawarta przed zmianą kodeksu pracy (tj. przed 22 lutego 2016 r.) trwała nadal, do 21 maja 2016 r. treść tej umowy powinna była zostać uzupełniona o cel jej zawarcia, a więc zastępstwo nieobecnego pracownika (art. 29 par. 11 k.p. oraz przepisy przejściowe zawarte w art. 15 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw). Przed zmianą przepisów takiego obowiązku nie było. ⒸⓅ

WZÓR

Warszawa, 30 stycznia 2017 r.
ABC sp. z o.o.(pieczęć)
REGON 123456908
UMOWA O PRACĘ NA CZAS OKREŚLONY*
zawarta 30 stycznia 2017 r.
między Januszem Michałowskim, prezesem zarządu ABC sp. z o.o.
a Janiną Brzozowską, zamieszkałą w Otwocku przy ul. Radosnej 18
na czas określony w celu zastępstwa pracownika, na okres od 1 lutego 2017 r. do dnia powrotu do pracy po usprawiedliwionej nieobecności pani Agnieszki Olszewskiej.**
1. Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:
a) rodzaj umówionej pracy: specjalista ds. marketingu
b) miejsce wykonywania pracy: Warszawa
c) wymiar czasu pracy: pełny***
d) wynagrodzenie: 3500,00 zł brutto miesięcznie (słownie: trzy tysiące pięćset złotych 00/100 groszy)
e) inne warunki zatrudnienia: roczna premia z zysku przedsiębiorstwa, w wysokości i na zasadach określonych w Regulaminie wynagradzania ABC spółka z o.o. z 12 grudnia 2014 r.
2. Termin rozpoczęcia pracy: 1 lutego 2017 r.
3. Przyczyny uzasadniające zawarcie umowy: usprawiedliwiona nieobecność w pracy pani Agnieszki Olszewskiej.
30.01.2017 r. 30.01.2017 r.















Janina Brzozowska Janusz Michałowski

Przypisy:

* Tytuł umowy: „Umowa o pracę na czas określony” może być zastąpiony tytułami: „Umowa o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika” albo „Umowa o pracę na czas określony na zastępstwo”.

** Wyrażenie „do dnia powrotu do pracy po usprawiedliwionej nieobecności pani Agnieszki Olszewskiej” można zastąpić słowami: „na okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy pani Agnieszki Olszewskiej” albo „na okres korzystania z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/wychowawczego pani Agnieszki Olszewskiej”.

*** „Pełny” można zastąpić pojęciem „1 etat”.