Zatrudniamy pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności na 1/2 etatu z wynagrodzeniem 1000 zł. Obowiązuje go skrócona norma dobowa, tj. 7 godzin. Ma ponad 10-letni staż pracy, więc podstawowy wymiar urlopu to 26 dni. Przysługuje mu również prawo do dodatkowego, 10-dniowego urlopu. Nie mamy utworzonego ZFŚS, więc wypłacimy mu świadczenie urlopowe w wysokości 691,64 zł, tj. połowy odpisu podstawowego ze zwiększeniem o 6,25 proc. Czy w takiej wysokości świadczenie to może być zwolnione ze składek na ZUS? Pracownik ma zaplanowany urlop od 5 lipca.
ODPOWIEDŹ
Reklama
Świadczenie urlopowe podlegać będzie w pełni opodatkowaniu, natomiast do podstawy wymiaru składek na ZUS należy wliczyć nadwyżkę świadczenia w wysokości 98,81 zł. Nadwyżka powstała w wyniku wypłaty wyższego świadczenia, niż przewiduje ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS).

Reklama
Kto wypłaca
Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą:

tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS, lub wypłacać świadczenia urlopowe – również według ustawy o ZFŚS.

Zatem obowiązek wypłaty świadczeń urlopowych w 2017 r. mają pracodawcy:

niezobligowani do utworzenia ZFŚS, tj. zatrudniający według stanu na 1 stycznia 2017 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie założyli ZFŚS, a jednocześnie nie zrezygnowali w tym roku z wypłaty świadczeń, dopełniając formalności w tym zakresie do końca stycznia 2017 r. (tj. nie poinformowali pracowników o niewypłacaniu świadczeń urlopowych), którzy nie prowadzą działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Na jakich warunkach
Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (14 dni, zarówno dni pracy, jak i wolne). Wypłaty nie wolno uzależniać ani od stażu pracy, ani od zajmowanego stanowiska czy innych warunków. Nie ma tu również znaczenia sytuacja życiowa, materialna i rodzinna pracownika, tak jak w przypadku świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS ani też to, czy pracownik korzysta z urlopu bieżącego, czy zaległego.
Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla pracowników niepełnoetatowych (z wyjątkiem młodocianych) ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W 2017 r. odpis podstawowy wynosi 1185,66 zł i ta kwota odpowiada wysokości świadczenia urlopowego dla pełnego wymiaru. Jednak ustawodawca wyznaczył tylko górną granicę świadczenia, a tym samym nie nakazuje wypłacać go bezwzględnie w wysokości odpisu. Dlatego można wypłacać świadczenia urlopowe w niższej wysokości, niż wynosi podstawowy odpis na pracownika.
Świadczenie ma charakter roszczeniowy, tj. można dochodzić jego wypłaty na drodze sądowej. Prawo do świadczenia urlopowego nie przechodzi na rok następny. Nie przysługuje ono osobom wykonującym umowy cywilnoprawne.
Podatki i składki ZUS
Dla celów podatkowych świadczenie urlopowe mieści się w definicji przychodów ze stosunku pracy. Nie zostało wymienione w katalogu przychodów zwolnionych, określonych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, toteż podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Pracodawca wypłacający w danym miesiącu takie świadczenie ma obowiązek pobrać od niego stosowną zaliczkę na podatek.
Świadczenie urlopowe nie podlega natomiast składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli jest wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, czyli w odpowiedniej wysokości i po spełnieniu przesłanki w postaci odpowiednio długiego urlopu. Zwolnienie – do określonego limitu (równego kwocie odpisu podstawowego) – wynika z par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz z samej ustawy o ZFŚS (art. 3 ust. 6).
Świadczenie będzie zaś podlegać oskładkowaniu, gdy:

kwota świadczenia przewyższyła limit odpowiadający odpisowi podstawowemu na ZFŚS, niepełnoetatowcowi wypłacono pełne świadczenie, bez zmniejszenia do wielkości wymiaru czasu pracy, pracownikowi niepełnosprawnemu w stopniu umiarkowanym lub znacznym świadczenie wypłacono w wysokości zwiększonego o 6,25 proc. odpisu na ZFŚS, świadczenia są wypłacane przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie utworzył ZFŚS, ale ustanowił prawo do świadczeń.

Od kilku pracodawców
Ten sam pracodawca wypłaca świadczenie tylko raz w roku kalendarzowym. Na więcej świadczeń może liczyć pracownik, który z tym samym pracodawcą ma nawiązany równocześnie więcej niż jeden stosunek pracy. Zawarcie z jednym pracodawcą np. dwóch umów o pracę jest dopuszczalne, o ile ich przedmiot się nie pokrywa i nie narusza to przepisów o czasie pracy. Każda z umów powoduje osobny katalog uprawnień. Dotyczy to również prawa do urlopów wypoczynkowych. Jeżeli więc pracownik korzysta w ciągu roku np. z dwóch urlopów po 14 dni każdy, bo tyle ma podpisanych umów o pracę z firmą będącą płatnikiem świadczeń urlopowych, to ma prawo do podwójnego świadczenia. Więcej niż jedno świadczenie urlopowe w roku kalendarzowym dostanie również pracownik, który w tym roku pobrał świadczenie u swojego pracodawcy, następnie zakończył stosunek pracy i jeszcze w tym samym roku podjął kolejne zatrudnienie w innej firmie wypłacającej świadczenia i tam wykorzystał 14-dniowy urlop. Ta sama zasada dotyczy również pracownika zatrudnionego w danym roku w kilku różnych firmach jednocześnie.
Czy i kiedy możliwy zwrot
Zdarza się, że pracownik zaplanował 14-dniowy urlop, pobrał świadczenie, ale urlop zostaje przerwany, np. z powodu choroby czy odwołania z urlopu przez pracodawcę. Przepisy nie regulują wprost tego, co zrobić ze świadczeniem. Do pracodawcy należy decyzja, czy zażądać od pracownika zwrotu świadczenia, które de facto stało się nienależne, czy też ze względu na obiektywne okoliczności uznać wypłatę za zasadną. Za pierwszym rozwiązaniem przemawia argument, że po pobraniu pieniędzy, gdy urlop został przerwany, pracownik nie skorzystał z wymaganego, minimalnego wymiaru i świadczenie urlopowe stało się nienależne. Dochodzi tu do niewypełnienia głównej przesłanki, mimo że przerwanie urlopu miało miejsce nie z winy pracownika.
Drugie rozwiązanie ma takie uzasadnienie, że nie doszło do wykorzystania 14 dni urlopu z przyczyn od pracownika niezależnych. Trudno też z tym się nie zgodzić, bo ustawa o ZFŚS nie reguluje wprost kwestii ewentualnego zwrotu świadczenia urlopowego w razie przerwania urlopu. Jednak wtedy może pojawić się problem ze zwolnieniem ze składek na ZUS. Czy np. w razie kontroli organ nie zakwestionuje zwolnienia i nie nakaże opłacić zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę od świadczenia, które nie jest świadczeniem urlopowym w rozumieniu ustawy o ZFŚS? Z praktyki wynika, że pracodawcy jednak częściej rezygnują z dochodzenia zwrotu.
Rozliczenie u pracownika
Świadczenie urlopowe odpowiada wysokości odpisu podstawowego, a nie zwiększonego o 6,25 proc. na każdego pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym lub znacznym. Odpis podstawowy dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1185,66 zł, więc dla połowy etatu jest to kwota 592,83 zł (1185,66 zł x 1/2). Nadwyżka ponad tę kwotę, czyli 98,81 zł (691,64 zł – 592,83 zł), podlega oskładkowaniu. Świadczenie powinno być wypłacone przed rozpoczęciem urlopu, czyli 4 lipca, i wtedy należy pobrać zaliczkę na podatek oraz składki. Można sporządzić osobną listę płac.
Lista dla świadczenia urlopowego
(bez stosowania kosztów uzysku i kwoty ulgi, które zostaną uwzględnione w drugiej liście, na koniec miesiąca przy wypłacie wynagrodzenia)

Lista płac za czerwiec 2017 r. (podstawowe koszty uzyskania przychodów, PIT-2) ⒸⓅ

Podstawa prawna
Art. 3 ust. 3, ust. 4–6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).
Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).