Pracodawca wypłaca zatrudnionym ryczałt za pranie odzieży roboczej (w wysokości ustalonej w przepisach wewnątrzzakładowych). Jakie skutki podatkowe i z zakresu ubezpieczeń społecznych wywołuje takie rozwiązanie?
Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, obowiązek ten może zostać nałożony na pracowników. Zatrudniający musi jednak wówczas wypłacać im ekwiwalent pieniężny (art. 2379 par. 3 kodeksu pracy).
W praktyce przedsiębiorcy przeznaczają pewną kwotę (ryczałt), którą cyklicznie, np. co miesiąc lub kwartał, wypłacają podwładnym. Ale taki ryczałt nie jest tożsamy z ekwiwalentem. Może to powodować problemy w kwestiach podatkowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne, gdyż z podatku dochodowego i wpłat do ZUS zwolniony jest jedynie ekwiwalent.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.) wolne od tej daniny są m.in. świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Podobnie jest ze składkami – podstawy ich wymiaru nie stanowią m.in. ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej (par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 listopada 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.)
A zatem ekwiwalent za pranie odzieży roboczej musi być ustalony w wysokości, która jest co najmniej zbliżona do równowartości kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika, aby mógł on skorzystać ze zwolnienia. Gdy odda on odzież roboczą do pralni, wówczas wyliczenie i wypłata przez pracodawcę ekwiwalentu może być dokonana na podstawie faktur lub rachunków wystawionych przez pralnię, potwierdzających wysokość kosztów faktycznie poniesionych przez zatrudnionego.