Znowelizowana procedura administracyjna pozwala na poświadczanie ich zgodności z oryginałem. Ubezpieczeni nie będą więc już musieli składać do akt oryginałów.
1 czerwca 2017 r. weszła w życie duża nowelizacja kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) dokonana ustawą z 7 kwietnia 2017 r. Zmiany odnoszą się również do postępowań prowadzonych przez ZUS, który stosuje do nich przepisy k.p.a. Nowe zasady będą miały zastosowanie tylko do postępowań wszczętych po 1 czerwca, do tych wszczętych i niezakończonych przed tą datą stosuje się zaś przepisy w dotychczasowym brzmieniu. Jedną z istotnych z praktycznego punktu widzenia zmian jest wyposażenie pracowników organów administracji (w tym ZUS) w możliwość poświadczania składanych przez strony dokumentów, jednak wyłącznie na cele prowadzonych przez te organy postępowań.
Zmiany dotyczą m.in. ogólnych zasad postępowania administracyjnego, przepisów regulujących bezczynność organu i przewlekłość postępowania, współdziałanie organów, mediację w postępowaniu administracyjnym i innych. Celem ustawodawcy było usprawnienie postępowań administracyjnych, które dotychczas w znacznym stopniu (nie wyłączając tych prowadzonych przez ZUS) trwały bardzo długo. I tak np. uzupełniono katalog zasad ogólnych k.p.a. o zasadę proporcjonalności (adekwatności), bezstronności i zasadę równego traktowania.
Mimo że ZUS stosuje k.p.a., wydając decyzje, to jednak warto pamiętać, że po złożeniu odwołania sprawa staje się sprawą cywilną i to na naruszeniu prawa materialnego, a nie przepisów k.p.a., skupiać się będzie postępowanie sądowe. O ile więc zmiany w zakresie zasad prowadzenia postępowania będą miały mniejsze znaczenie dla ubezpieczonych, o tyle warto się przyjrzeć innemu znowelizowanemu przepisowi, którego treść będzie miała znaczenie dla ubezpieczonych. Chodzi o dodatkowe upoważnienie dla pracowników organu (a więc również dla ZUS) prowadzącego postępowanie administracyjne. Zgodnie z nowo dodanym do k.p.a. przepisem upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, na żądanie strony poświadcza zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.
Co to w praktyce oznacza w postępowaniach prowadzonych w organie rentowym? Strona prowadzonego przez ZUS postępowania, czy to na wniosek czy z urzędu, może przedłożyć w ZUS oryginały dokumentów, żądając sporządzenia ich kopii do akt sprawy, zatrzymując oryginały tych dokumentów. Dotychczas pracownik ZUS nie mógł potwierdzać za zgodność z oryginałem dokumentów przedłożonych przez ubezpieczonych. Mógł to robić jedynie na podstawie posiadanych upoważnień w zakresie dokumentów wytworzonych przez sam ZUS. W każdym innym przypadku było to wyłączone, ponieważ możliwość poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem leży w kompetencji notariuszy. Było to dość uciążliwe dla ubezpieczonych, którzy musieli przekładać oryginały dokumentów bądź notarialne poświadczone ich kopie. Kompatybilna z tym rozwiązaniem jest regulacja zawarta w art. 268a k.p.a. W myśl tego również znowelizowanego przepisu organ administracji publicznej może upoważniać w formie pisemnej swoich pracowników do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, a także do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem.
Co ważne, chodzi tu wyłącznie o poświadczanie za zgodność dokumentów przedłożonych przez stronę na potrzeby prowadzonego przez organ rentowy postępowania i na wyraźne żądanie strony, a nie dla innych celów czy postępowań prowadzonych przez inne organy. Ważne, aby ubezpieczeni zdawali sobie sprawę, że celem ustawodawcy nie było uczynienie z urzędników organów w tym ZUS quasi-notariuszy.
Podstawa prawna
Art. 123 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Art. 7 i 8, art. 76a par. 2b, art. 81a, art. 268a ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.).
Art. 1 ustawy z 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 935).
