W poprzednim wydaniu Kadr i Płac opisywaliśmy ograniczenia, jakie sieci handlowe narzucają pracownikom przy braniu przez nich urlopów wypoczynkowych. Wcześniej pisaliśmy o tym w DGP 23 maja. Przypomnijmy: zamiast dwóch tygodni nieprzerwanego wolnego udzielają urlopu co najwyżej na siedem dni bądź nie pozwalają na skorzystanie z niego w okresie letnim. Rygory wprowadzane są także przy zwolnieniu na opiekę nad dzieckiem do lat 14, które obecnie przysługuje w wymiarze dwóch dni lub 16 godzin. Niektórzy pracodawcy wymagają od swoich pracowników, by ci już na początku roku określili, kiedy takie wolne będą odbierać.
Wyjaśnienia Głównego Inspektoratu Pracy, GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP
PYTANIE DGP: Czy przedsiębiorca może wprowadzić w firmie politykę, w ramach której nie będzie udzielał urlopów wypoczynkowych przez pewien czas bądź zakaże pracownikom pobierania urlopów dłuższych niż tygodniowe?
ODPOWIEDŹ GIP: Zgodnie z art. 163 par. 1 kodeksu pracy (k.p.) urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167 2 k.p. (tzw. urlop na żądanie). Ostateczna decyzja w kwestii ustalenia terminu wykorzystania urlopu przez pracownika należy do pracodawcy jako osoby odpowiedzialnej za organizację pracy w zakładzie.
W przypadku gdy u pracodawcy nie tworzy się planu urlopów (pracodawca może zrezygnować z planu urlopów samodzielnie, a gdy działają u niego związki zawodowe, za zgodą organizacji związkowych), termin wykorzystania urlopu pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem. Również w tym przypadku pracodawca powinien wziąć pod uwagę wniosek pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Podobnie jak w przypadku sporządzania planu urlopów, wnioski pracowników wskazujące termin wykorzystania urlopu nie są dla pracodawcy wiążące, co oznacza, że może on ich nie uwzględnić, jeżeli nieobecność pracowników prowadziłaby do zakłócenia normalnego toku pracy. Wyjątki w tym zakresie przewidują art. 163 par. 3 oraz art. 205 par. 3 k.p., dotyczące odpowiednio udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (a także rodzicielskim) oraz udzielenia urlopu pracownikowi młodocianemu w okresie ferii szkolnych. W tych dwóch sytuacjach pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w terminie wskazanym we wniosku pracownika.
Jeżeli zatem np. w sezonie letnim konieczne jest zapewnienie pełnej obsady pracowników, to pracodawca może podjąć decyzję o nieudzielaniu w tym terminie urlopów wypoczynkowych. Decyzja ta powinna zostać podana do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Jednocześnie należy pamiętać, że art. 161 k.p. zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Pracodawca powinien więc organizować pracę w taki sposób, aby pracownicy mogli na bieżąco korzystać z urlopów wypoczynkowych.
Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 k.p.). Wprowadzenie przez pracodawcę zasady, zgodnie z którą pracownik może wziąć urlop tylko na tydzień, byłoby więc sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi skorzystanie z dłuższego urlopu, jeżeli pracownik wnioskuje o taki urlop.
PYTANIE DGP: Czy pracodawca może narzucić termin urlopu pracownikowi?
Odpowiedź GIP: Pracodawca nie może narzucić pracownikowi terminu wykorzystania urlopu. Jak wskazano wyżej, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem.
Odrębne zasady dotyczą udzielania urlopu zaległego oraz udzielania urlopu w okresie wypowiedzenia. W odniesieniu do urlopu zaległego Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, orzekł, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Natomiast kwestię wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia reguluje art. 167 1 k.p., który stanowi, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.
PYTANIE DGP: Czy pracodawca może żądać podania na początku roku terminów wykorzystania dni lub godzin zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 14?
ODPOWIEDŹ GIP: Zgodnie z art. 188 par. 1 k.p. pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
W myśl par. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632) pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.
Obowiązujące przepisy nie określają trybu udzielenia pracownikowi zwolnienia, o którym mowa w art. 188 k.p. Kwestię tę powinny regulować przepisy obowiązujące u danego pracodawcy, np. regulamin pracy.
Jednocześnie należy mieć na uwadze, iż celem przedmiotowego zwolnienia jest ułatwienie godzenia obowiązków rodzinnych i zawodowych pracownikom, którzy opiekują się dzieckiem, a pracownik może wnioskować o udzielenie zwolnienia na przykład w razie nagłej konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, w sytuacji braku możliwości wcześniejszego uprzedzenia pracodawcy o swej nieobecności.
Zobowiązanie pracowników do tego, aby już na początku roku wskazywali terminy, w których zamierzają skorzystać z dni opieki na dziecko, stałoby w sprzeczności z celem tego zwolnienia i mogłoby prowadzić do naruszenia przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem.
