Od chwili wprowadzenia sporych zmian w przepisach o urlopach macierzyńskich i rodzicielskich, czyli od 2 stycznia 2016 r., minął już ponad rok. Nadal jednak ogromna część pytań uczestników szkoleń dotyczy właśnie tej problematyki. Jest to spowodowane m.in. tym, że czasy, gdy występował jedynie klasyczny układ – jeden pracownik i jeden pracodawca – dawno już odeszły do lamusa. Dziś coraz częściej bowiem łączy się pracę dla kilku pracodawców równocześnie czy miksuje umowy o pracę z cywilnoprawnymi kontraktami.
Jednocześnie ustawodawstwo w zakresie rodzicielskich uprawnień pracowników stało się elastyczne. Wybór okresu sprawowania opieki nad dzieckiem może się wahać od 14 tygodni po porodzie (jeśli 6 tygodni urlopu macierzyńskiego zostanie wykorzystane przed porodem) do 84 tygodni (20 tygodni urlopu macierzyńskiego i 32 tygodnie rodzicielskiego, który w wyniku łączenia z pracą na 1/2 etatu wydłuża się do 64 tygodni). Choć w tym ostatnim przypadku jedynie przez 20 tygodni rodzic będzie w stanie być dla dziecka na wyłączność, bo przez pozostały czas będzie już łączył opiekę z pracą. Pewnym osiągnięciem jest też umożliwienie skorzystania z części uprawnień rodzicielskich przez ojca, zwłaszcza w sytuacji porzucenia dziecka czy niemożności sprawowania opieki przez niepełnosprawną matkę dziecka. Dziś ojciec może skorzystać z urlopu macierzyńskiego po śmierci matki dziecka nawet wówczas, gdy zmarła nie miała do niego prawa.
Podwyższanie zasiłku macierzyńskiego, obliczanie wydłużenia urlopów rodzicielskich i łączenie ich z pracą czy też zwolnienia z opłacania niektórych składek to jednak dla kadrowych prawdziwa łamigłówka.
Czy zgodzić się na powrót do pracy
PROBLEM W trakcie urlopu rodzicielskiego pracownica złożyła wniosek o łączenie ostatnich 10 tygodni tego urlopu z pracą na 1/2 etatu. W międzyczasie zatrudniliśmy na jej stanowisku inną osobę, na podstawie umowy na czas określony w celu zastępstwa, na pełen etat. Przy częściowym powrocie pracownicy do pracy sytuacja się komplikuje. Nie wiemy, co zrobić z osobą ją zastępującą, a na tym stanowisku nie potrzebujemy dwóch pracowników. Czy możemy nie zgodzić się na łączenie rodzicielskiego z pracą?
ODPOWIEDŹ Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić prawidłowo złożony wniosek pracownika dotyczący łączenia urlopu z pracą, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 1821e kodeksu pracy; dalej: k.p.). Odmowa musi być uzasadniona na piśmie i wskazywać konkretne i faktycznie występujące przyczyny. Łatwiej je znaleźć w przypadku pracy związanej ze stałym pobytem poza siedzibą pracodawcy (np. przedstawiciel handlowy, którego narzędziem pracy jest także samochód służbowy, pracujący w siedzibie tylko raz w tygodniu) lub związanej ze specyficzną organizacją pracy (np. praca przy taśmie produkcyjnej) niż na stanowiskach biurowych, na których z reguły łatwiej jest podzielić się pracą nieobecnego.
Praca innej osoby na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa jako jedyna przesłanka jest wątpliwą przyczyną. Taką umowę można rozwiązać albo zmienić warunki zatrudnienia w zakresie wymiaru czasu pracy i – zapewne – wynagrodzenia. Tym bardziej że pracodawca ma na to dość dużo czasu – wniosek o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą pracownica powinna złożyć nie później niż na 21 dni przed rozpoczęciem pracy na wcześniejszym stanowisku.
Warto wspomnieć jeszcze, że zgodnie z art. 1821f k.p. urlop rodzicielski ulega wydłużeniu – w tym przypadku będzie to iloczyn 10 tygodni i 1/2 etatu, co daje 5 tygodni. Jeżeli pracownica będzie chciała wykonywać pracę na 1/2 etatu także w trakcie wydłużonej części urlopu, urlop ten wydłuża się o kolejny okres, tym razem o 17 dni, powstały bowiem z wyliczeń niepełny dzień należy pominąć (5 tygodni x 7 dni = 35 dni, a 35 dni x 1/2 = 17,5).
Czy musimy płacić na Fundusz Pracy
PROBLEM Zatrudniliśmy pracownicę na część etatu od dnia następującego po dniu, w którym w innym zakładzie pracy zakończyła urlop rodzicielski. Czy od jej wynagrodzenia możemy nie odprowadzać składki na Fundusz Pracy w związku z tym, że powraca ona na rynek pracy po okresie opieki nad dzieckiem? Nadmienię, że w pierwszym zakładzie pracy przebywa obecnie na urlopie wychowawczym.
ODPOWIEDŹ Składki na Fundusz Pracy należy opłacić. W państwa firmie pracownica ta nie jest osobą powracającą na rynek pracy po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (o której mowa w art. 104a ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 645 ze zm.), bo tego urlopu udzielił jej inny zakład pracy. Będzie nią natomiast u swojego pierwszego pracodawcy, po powrocie z urlopu wychowawczego. Pierwszy zakład nie będzie opłacał za nią składek na FP przez 36 pełnych miesięcy kalendarzowych. Jeśli zakończenie urlopu wypadnie w trakcie miesiąca, za pierwszy niepełny miesiąc należy składkę opłacić.
Dlaczego ZUS nie wypłaca zasiłku
PROBLEM Młoda kobieta wykonywała w naszej firmie pracę na podstawie umowy-zlecenia. Z związku z tym, że miała już inny tytuł do ubezpieczenia społecznego i podstawę wymiaru w wysokości 2000 zł, zgodnie z jej wnioskiem zgłosiliśmy ją do dobrowolnego ubezpieczenia emerytalno-rentowego oraz chorobowego. Po urodzeniu dziecka ZUS zakwestionował wypłatę zasiłku macierzyńskiego z tego tytułu. Dlaczego? Składki zawsze odprowadzamy w terminie i w pełnej wysokości.
ODPOWIEDŹ Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.) w art. 11 przewiduje możliwość zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego na wniosek ubezpieczonego, ale tylko w momencie zaistnienia obowiązkowego tytułu do ubezpieczenia emerytalno-rentowego. W omawianym przypadku zleceniobiorczyni zgłosiła wniosek, jednak jej ubezpieczenie emerytalno-rentowe miało charakter dobrowolny. Zakład pracy popełnił błąd, zgłaszając ją również do dobrowolnego chorobowego. Skoro nie było podstawy prawnej do tego ubezpieczenia, zleceniobiorczyni nie ma też prawa do zasiłku macierzyńskiego z tego tytułu. Firma – zleceniodawca ma natomiast nadpłatę w funduszu chorobowym.
Jak wyrównać zasiłek
PROBLEM Pracownica zatrudniona w dwóch firmach jednocześnie, w każdej na 1/5 etatu, urodziła dziecko. U nas jej zasiłek macierzyński wyniósł 460 zł brutto. Zgłosiła wniosek, aby nasz zakład dokonywał jej podwyższenia zasiłku do 1000 zł. W jaki sposób powinniśmy zrobić to wyrównanie?
ODPOWIEDŹ Wprowadzone w 2016 r. świadczenie rodzicielskie w wysokości 1000 zł miesięcznie netto wypłacane jest osobom, które urodziły dziecko i nie mają prawa do zasiłku macierzyńskiego. Państwa pracownica uzyskała prawo do tego zasiłku, nie otrzyma więc powyższego świadczenia. Jej zasiłek jest jednak dużo niższy niż 1000 zł. Kuriozalne byłoby jej gorsze położenie finansowe po urodzeniu dziecka niż osoby nieubezpieczonej. Dlatego też art. 31 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.) przewiduje podwyższenie zasiłku do kwoty świadczenia rodzicielskiego. W tym celu należy od obliczonego w kwocie brutto zasiłku macierzyńskiego odjąć należną zaliczkę na PIT. Różnica między tak otrzymanym zasiłkiem netto a kwotą 1000 zł jest kwotą podwyższenia. Finansuje ją FUS, a więc firma wypłacająca świadczenie zalicza je, podobnie jak sam zasiłek, na poczet składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Podwyższenie uwzględnia się w raporcie ZUS RSA z odpowiednim kodem – 329.
Należy przy tym pamiętać, że podwyższenie zasiłku nie będzie w każdym miesiącu takie samo. Na potrzeby ubezpieczeniowe przyjmuje się, że miesiąc trwa 30 dni. Dzienny zasiłek obliczamy, dzieląc całość zasiłku przez 30 dni. Tę kwotę w lutym mnożymy przez 28 dni, w marcu przez 31, a w kwietniu przez 30. Powoduje to zróżnicowanie również podwyższenia zasiłku.
Z uwagi na to, że pracownica jest zatrudniona w dwóch zakładach pracy, prawidłowo obliczone podwyższenie to różnica między 1000 zł a sumą zasiłków macierzyńskich netto z obu zakładów. Skoro pracownica wskazała, że państwa firma ma obliczać, wypłacać i rozliczać podwyższenie zasiłku, musi także dostarczyć informację o comiesięcznej wysokości zasiłku netto w drugiej firmie. W przypadku gdy w trakcie pobierania zasiłku ustanie ubezpieczenie w jednej z firm, obowiązki związane z obliczaniem wysokości i wypłatą zasiłku/podwyższenia przejmie ZUS.
Jakie urlopy się należą
PROBLEM Pracownik, którego żona zmarła kilka tygodni po porodzie, wystąpił z dwoma wnioskami: o urlop okolicznościowy z tytułu śmierci żony oraz o urlop macierzyński na niedawno urodzone dziecko. Jego żona nie pracowała, nie była też objęta ubezpieczeniem chorobowym z innego tytułu, nie miała więc prawa ani do urlopu, ani do zasiłku macierzyńskiego. Czy pracownik ma prawo do wnioskowanych świadczeń?
ODPOWIEDŹ Pracownik ma prawo do urlopu macierzyńskiego przypadającego po dniu śmierci matki dziecka, nawet jeśli ona sama nie miała prawa do tego urlopu (art. 180 par. 15 k.p.). Nie będzie on jednak wynosił 20 tygodni, ale zostanie pomniejszony o okres od dnia urodzin dziecka do dnia śmierci matki. Przykładowo, jeśli dziecko urodziło się 12 kwietnia 2017 r., a matka nieobjęta ubezpieczeniem chorobowym zmarła 2 maja 2017 r., pracownik ma prawo do urlopu macierzyńskiego od 3 maja 2017 r. do 29 sierpnia 2017 r., a więc w wymiarze 17 tygodni.
Zgodnie z rozporządzeniem z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632) każdy pracownik w związku ze śmiercią współmałżonka ma prawo do dwóch dni wolnych od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Jednak w tym przypadku trudno będzie zrealizować to prawo w pełnym wymiarze: co do zasady urlop okolicznościowy z tego tytułu przysługuje po wystąpieniu zdarzenia uzasadniającego korzystanie z tego przywileju. Jeśli pracownik nie świadczył pracy w dniu śmierci żony i zgłosił tę przyczynę, usprawiedliwiając swoją nieobecność, może zawnioskować jedynie o jeden dzień wolny z tytułu śmierci żony. Następny dzień będzie już bowiem pierwszym dniem korzystania przez niego z urlopu macierzyńskiego. Jeśli w dniu śmierci żony świadczył pracę, nie skorzysta nawet z jednego dnia urlopu okolicznościowego. Nie może go bowiem wykorzystać już po urlopie macierzyńskim. Zwolnienia od wykonywania pracy mają ścisły związek z przyczyną je uzasadniającą, a po tak długim okresie związek ten jest bezprzedmiotowy.
O czym warto pamiętać
! Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe jest możliwe tylko wtedy, gdy składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe są obowiązkowe.
! Wykorzystanie urlopu macierzyńskiego czasem może oznaczać dla pracownika brak możliwości skorzystania z okolicznościowego.
! Firma, która podwyższa zasiłek macierzyński do kwoty świadczenia rodzicielskiego, musi wiedzieć, czy ubezpieczona ma prawo do zasiłku z innego tytułu, a nawet w jakiej wysokości.
! Łączny okres korzystania z urlopu rodzicielskiego podczas łączenia go z pracą nie może przekroczyć 64 tygodni. W przypadku urodzenia bliźniąt lub większej liczby dzieci – 68 tygodni.