Druk INF-U zawierający wysokość obniżenia we wpłacie na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) musi być opatrzony własnoręcznym podpisem uprawnionej osoby, a nie jego kopią.
Tak wynika z odpowiedzi udzielonej Ogólnopolskiej Bazie Pracodawców Osób Niepełnosprawnych (OBPON) na pytanie związane ze stosowaniem przepisów regulujących zasady udzielania ulg we wpłatach na PFRON. Od lipca 2016 r. wprowadzony został wzór druku INF-U, który jest wystawiany przez przedsiębiorstwa uprawnione do udzielania swoim kontrahentom ulg w należności na rzecz funduszu (gdy nie zatrudniają oni odpowiedniej liczby niepełnosprawnych pracowników). Niektórzy pracodawcy miesięcznie wystawiają znaczne ilości takich dokumentów. Dlatego zastanawiają się, czy dopuszczalne jest podpisywanie INF-U faksymile, czyli kopią podpisu odbitą sposobem mechanicznym na dokumencie.
– Znam takie firmy, które sporządzają INF-U w formie papierowej w trzech egzemplarzach. Jeden przekazują kontrahentowi, drugi jest przesyłany do PFRON, a trzeci zostawiają sobie. Jeśli mają przy tym dużo klientów, to faktycznie faksymile mogłoby być dla nich dobrym rozwiązaniem – mówi Edyta Sieradzka, wiceprezes OBPON.
Okazuje się jednak, że taki sposób postępowania jest nieprawidłowy. Jak wskazuje PFRON, informacja o kwocie obniżenia stanowi oświadczenie sprzedającego, mające wpływ na wysokość wpłat na fundusz. Aby miało ono moc wiążącą, powinno być podpisane przez osobę upoważnioną do jego złożenia w sposób umożliwiający jej identyfikację. PFRON podkreśla, że znajduje to swoje potwierdzenie w objaśnieniach do formularza INF-U, stanowiącego załącznik do rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 22 czerwca 2016 r. w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia we wpłatach na PFRON oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia (Dz.U. poz. 928).
Ponadto PFRON przywołuje postanowienie Sądu Najwyższego z 10 kwietnia 2008 r. (sygn. akt IV CZ 23/08), w którym stwierdzono, że podpis mechaniczny (faksymile) może zastąpić podpis na dokumencie tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi. W innych wypadkach faksymile nie może być uznane za spełniające wymagania złożenia podpisu. Nie jest ono bowiem podpisem, a jedynie jego kopią, która może być odciśnięta na dokumencie przez inną osobę.
Jednocześnie PFRON zwraca uwagę, że dokument może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod warunkiem że będzie spełniał wymogi rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 r. z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.
