Pracownikowi przysługuje zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad chorym dzieckiem za okres od 28 kwietnia do 5 maja. Wynagrodzenia są u nas płatne ostatniego dnia miesiąca, a miesięczne premie 10. dnia miesiąca następnego. Problem w tym, że premia za marzec nie została jeszcze wypłacona. Zasiłek za cały okres chcemy wypłacić 10 maja i wtedy nastąpi też wypłata dwóch premii – za marzec i kwiecień. Jak ustalić podstawę do zasiłku opiekuńczego, skoro na dzień sporządzania listy płacowej (8 maja) nie będzie jeszcze wypłaty tych premii?



Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego za 8 dni należy ustalić z wynagrodzeń wypłaconych za okres od kwietnia 2016 r. do marca 2017 r. oraz z premii wypłaconych za ten sam okres, przy czym premia za luty 2017 r. wypłacona 10 marca powinna być przyjęta w podwójnej wysokości. [ramka]
Podstawę wymiaru zasiłków, w tym opiekuńczego, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Podstawa wymiaru może byc´ też ustalona z okresu krótszego, jeśli okres ubezpieczenia (zatrudnienia) nie sięga 12 miesięcy wstecz. Jeżeli więc niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych, podstawę wymiaru zasiłku ustala się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia. Miesiąc, w kto´rym pracownik został zatrudniony od pierwszego roboczego dnia miesiąca, traktuje się jako pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia i wynagrodzenie za ten miesiąc przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.
Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku uważa się przycho´d pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe finansowanych ze s´rodko´w pracownika (łącznie 13,71 proc.).
Podstawę zasiłkową tworzy wynagrodzenie wypłacone za odpowiednią liczbę miesięcy (12 lub mniej). Oznacza to, że:
1) na ustalenie podstawy wpływa termin wypłaty wynagrodzenia i jego składników przyjęty w zakładzie pracy zgodnie z przepisami kodeksu pracy (dalej: k.p.);
2) do podstawy wchodzą wyłącznie wynagrodzenia wypłacone na dzień sporządzania listy zasiłkowej/listy wypłat.
Terminy wypłaty wynagrodzeń określa art. 85 k.p. Zgodnie z nim wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Składniki wynagrodzenia za pracę przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (np. regulaminie wynagradzania).
Firmy, które przesunęły termin wypłat na określony dzień następnego miesiąca (np. 5., 10. dzień), przy ustalaniu podstawy zasiłkowej muszą uwzględniać wynagrodzenia za miesiące, z których ta podstawa jest liczona, ale wypłacone w miesiącach kolejnych. [przykład 1]
Analogicznie jest z innymi składnikami wynagrodzeń, dla których też przyjęto odpowiednie terminy wypłat. Premie i inne składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługujące za okresy:
1) miesięczne – wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru danego zasiłku;
2) kwartalne – wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy;
3) roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłków, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w kto´rym powstała niezdolnos´c´ do pracy.
Zdarza się, że w jednej firmie obowiązuje więcej niż jeden termin wypłat wynagrodzeń. Przykładowo wynagrodzenia są płatne na bieżąco, w miesiącu, za który są należne, a składniki dodatkowe, jak premie, prowizje, w terminie późniejszym, po ustaleniu ich wysokości. [przykład 2]
Jeżeli składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku przysługują, ale nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy (art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej). W takich przypadkach wypłata premii czy innych składników wynagrodzenia po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków nie powoduje ponownego obliczenia tej podstawy. [przykłady 3, 4 i 5]
Jeżeli dodatkowe składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie zasiłkowej nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez tych składników. Jednak po ich wypłaceniu podstawę wymiaru zasiłku należy przeliczyć, uwzględniając te składniki, oraz wyrównać wysokość zasiłku. [przykład 6]
WAŻNE
Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca.
Jakie opiekuńcze dla pracownika
Pracownik opiekował się chorym dzieckiem od 28 kwietnia. To oznacza, że podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego powinna być określona z wynagrodzeń wypłaconych za okres od kwietnia 2016 r. do marca 2017 r., w tym z premii. Ostatnia premia, która powinna ulec wliczeniu, to ta wypłacona za marzec. Jednak na dzień rozliczenia zasiłku pracodawca nie dokonał jeszcze jej wypłaty (termin przypadał 10 kwietnia). W takiej sytuacji, obliczając podstawę zasiłku, trzeba przyjąć premię za luty wypłaconą 10 marca, w podwójnej kwocie. Załóżmy, że wynagrodzenie wynosi 4000 zł, a premia od 5 do 20 proc. wynagrodzenia za czas przepracowany.

Podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego:
5640 zł : 12 miesięcy = 470 zł – 13,71 proc. = 405,56 zł
4000 zł – 13,71 proc. = 3451,60 zł
3451,60 zł + 405,56 zł = 3857,16 zł
Zasiłek za 8 dni:
3857,16 zł : 30 dni = 128,57 zł
128,57 zł x 80 proc. = 102,86 zł
102,86 zł x 8 dni = 822,88 zł
PRZYKŁAD 1
Niepełny miesiąc wyeliminowany
Pracownik zatrudniony od 9 stycznia 2017 r. zachorował w maju. Wynagrodzenia u płatnika są wypłacane 5. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za maj stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego do kwietnia (styczeń jako niepełny miesiąc zatrudnienia zostaje wyeliminowany), czyli:
– za luty – wypłacone 3 marca (5 marca – niedziela),
– za marzec – wypłacone 5 kwietnia,
– za kwiecień – wypłacone 5 maja.
PRZYKŁAD 2
Premia za czas przepracowany
Pracownik w kwietniu tego roku był niezdolny do pracy z powodu choroby. Podstawę wymiaru przysługującego mu zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2016 r. do marca 2017 r. Pracownik otrzymuje zasadnicze wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 8000 zł oraz premię miesięczną, która zgodnie z regulaminem premiowania przysługuje wyłącznie za czas przepracowany. Wynagrodzenie zasadnicze jest wypłacane pracownikowi ostatniego dnia każdego miesiąca, natomiast premia miesięczna jest wypłacana w następnym miesiącu za miesiąc poprzedni (w ciągu 5 pierwszych dni). W grudniu 2016 r. od przychodu pracownika potrącona została wyłącznie składka na ubezpieczenie chorobowe, gdyż w listopadzie jego przychód przekroczył górny pułap podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tj. kwotę trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na ten rok kalendarzowy. Premię za grudzień pracownik otrzymał w styczniu 2017 r. w kwocie 2500 zł. W styczniu od łącznego wynagrodzenia pracownika, w tym od premii, potrącono wszystkie składki, tj. na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe (13,71 proc.), gdyż jest ono przychodem nowego roku. Wynagrodzenie za grudzień 2016 r. uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego wynosi 9961,25 zł i jest suma?:
1) wynagrodzenia zasadniczego 7804 zł (8000 zł po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenie chorobowe – 2,45 proc. – 196 zł) oraz
2) premii miesięcznej 2157,25 zł (2500 zł po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne – 13,71 proc. – 342,75 zł).
PRZYKŁAD 3
Dodatek w podwójnej wysokości
Pracownik choruje od 4 do 12 maja 2017 r. i ma z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Do ustalenia podstawy jego wymiaru przyjmuje sie? wynagrodzenie za okres od maja 2016 r. do kwietnia 2017 r. oraz premię miesięczną za te miesiące. Premia za kwiecień nie została wypłacona do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków, zatem do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć premię wypłaconą za miesiące od maja do lutego oraz premię za marzec w podwójnej wysokości.
PRZYKŁAD 4
Niezakończony kwartał
Pracownik w kwietniu 2017 r. opiekował się chorą żoną i przysługiwał mu zasiłek opiekuńczy. Podstawę jego wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od kwietnia 2016 r. do marca 2017 r. Pracownik otrzymuje również premie kwartalne. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku powinna zostać uwzględniona premia za II, III, IV i I kwartał. Do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków premia za I kwartał nie została jeszcze wypłacona. Do ustalenia podstawy wymiaru należy przyjąć premie za II i III kwartał oraz premię za IV kwartał w podwójnej wysokości.
PRZYKŁAD 5
Trzeba przyjąć część ułamkową
Pracownica urodziła dziecko 2 maja 2017 r. i od tego dnia ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone za okres od maja 2016 r. do kwietnia 2017 r. Pracownica poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymuje w każdym roku premię roczną, która nie przysługuje za okresy pobierania zasiłków, w tym macierzyńskiego. Jest ona wypłacana w czerwcu każdego roku. Ponieważ premia roczna za 2016 r. nie została jeszcze wypłacona, a jednocześnie nic nie wskazuje, aby nie miała przysługiwać, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego od 2 maja należy przyjąć 1/12 część premii wypłaconej za rok jeszcze wcześniejszy, tj. za 2015 r. Wypłacenie w terminie czerwcowym premii za 2016 r., czyli poprzedzającym urodzenie dziecka, nie powoduje przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku.
PRZYKŁAD 6
Konieczne wyrównanie
Pracownik zachorował w maju 2017 r. Ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej stawce ma również prawo do:
– miesięcznej prowizji od dokonanej sprzedaży płatnej w terminie do 7. dnia następnego miesiąca,
– kwartalnej premii za okresy przepracowane płatnej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po każdym kwartale.
Do podstawy chorobowego za maj należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone za okres od maja 2016 r. do kwietnia 2017 r. Prowizje za kwiecień i za marzec do dnia sporządzenia listy wypłat nie zostały jeszcze wypłacone. Dlatego należy przyjąć prowizje za okres od maja 2016 r. do lutego 2017 r. Po wypłaceniu dwóch ostatnich prowizji wynagrodzenie chorobowe należy jeszcze raz przeliczyć i wypłacić wyrównanie. Natomiast premie kwartalne powinny być uwzględnione za II, III, IV i I kwartał, gdyż premia za I kwartał została wypłacona 15 kwietnia.
Podstawa prawna
Art. 3 pkt 3, art. 36, art. 42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.).
Art. 85 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń