Firma X zajmuje się serwisowaniem urządzeń biurowych. Miejsce pracy pracowników określiła w umowach o pracę jako siedzibę pracodawcy w Warszawie, a godziny pracy jako 9.00–17.00. Ponieważ firma X obsługuje klientów na terenie województw: mazowieckiego, łódzkiego i wielkopolskiego, serwisanci pokonują długie dystanse, realizując zlecenia. Oprócz wynagrodzenia za pracę pracownicy pobierają diety z tytułu podróży służbowej. Czy firma X postępuje prawidłowo, klasyfikując przejazdy serwisantów jako podróże służbowe i wypłacając im diety?
Jeżeli standardowe obowiązki pracowników firmy X polegają na serwisowaniu urządzeń biurowych w siedzibie klientów, czyli na dotarciu do lokalu klienta i wykonaniu tam zasadniczej naprawy, należy uznać, że nie przebywają oni w podróży służbowej. Zgodnie z art. 775 kodeksu pracy (dalej: k.p.) podróżą służbową jest bowiem wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Istotną cechą podróży służbowej jest przede wszystkim jej incydentalny, sporadyczny charakter (wyrok Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 138/09). A zatem w podróży służbowej nie będzie ten, kto stale wykonuje zadania poza siedzibą pracodawcy lub innym umówionym miejscem pracy.
Dla dokonania właściwych rozliczeń czasu pracy kluczową kwestią jest ustalenie, co jest miejscem pracy danego pracownika. Zatem jeśli firma X z siedzibą w Warszawie ma grupę pracowników, którzy serwisują urządzenia klientów tylko na terenie Warszawy, mimo iż każdego dnia pokonują duże odległości i nie pracują w jednym miejscu, nie będą traktowani jak odbywający podróże służbowe. Dopiero gdy pracownicy ci wyjątkowo otrzymają polecenie wykonania naprawy sprzętu u klienta w Poznaniu, i zajmie im to dwa dni, wyjazd ten będzie dla nich podróżą służbową i będą im przysługiwały płatności przewidziane w przepisach o należnościach z tytułu takiej podróży.
Nie można mówić o podróży służbowej również w sytuacji, gdy z właściwości zadań wykonywanych przez podwładnego wynika potrzeba ciągłego przemieszczania się po określonym obszarze, województwie, regionie czy kraju. Jeżeli specyfika pracy serwisantów firmy X wymaga, aby stale poruszali się po pewnym terenie w celu realizacji zleceń, można ich uznać za pracowników mobilnych, czyli takich, którzy mają ruchome miejsce pracy. W ich przypadku ustawiczne przemieszczanie się po określonym obszarze należy do istoty umówionej pracy, jest jej niezbędnym elementem i nie podlega pod definicję podróży służbowej z k.p. Nawet jeśli firma X z tytułu ciągłych wyjazdów chciałaby wypłacać pracownikom należności za podróże służbowe, płatności te nie powinny być traktowane jako diety zwolnione z podatku dochodowego oraz składek na ZUS.
Ponieważ serwisanci firmy X ciągle przemieszczają się w obrębie trzech województw, a więc są pracownikami mobilnymi, to właściwa byłaby zmiana ich umów o pracę i wprowadzenie do nich ruchomego miejsca pracy. Takie miejsce pracy nie może być jednak zbyt ogólne i niekonkretne. Powinno być uzasadnione rodzajem pełnionej pracy i wskazywać rzeczywisty obszar, do którego przypisani są pracownicy (wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85, oraz uchwała SN z 19 października 1988 r., sygn. akt III PZP 10/88).
W konsekwencji do czasu pracy serwisantów firmy X zalicza się cały okres poświęcony na wizyty u klientów, czyli nie tylko czas spędzony na naprawianiu urządzeń, lecz także na dojazdy i powroty od klientów. W tych bowiem ramach pracownik posiadający ruchome miejsce pracy nie może postępować według własnego uznania i pozostaje do dyspozycji pracodawcy. Przemieszczanie się jest immanentnym elementem jego obowiązków i wynika z obiektywnej konieczności. Bez niego nie byłoby możliwe świadczenie umówionej pracy.
W sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako biuro pracodawcy, gdzie podwładni odbieraliby polecenia wykonania pracy, czas pracy pracowników mobilnych rozpoczyna się od wyjazdu z mieszkania. Do czasu pracy serwisantów mobilnych zalicza się również przejazd od klienta do klienta, jak również powrót do mieszkania po wykonaniu obowiązków. Czas przejazdu z założenia nie musi być wykorzystywany na świadczenie pracy w interesie podmiotu zatrudniającego – pracownicy mogą po prostu przemieszczać się, nie muszą w tym czasie być dostępni, prowadzić rozmów, czy sprawdzać poczty elektronicznej. Jeżeli natomiast po wykonaniu zasadniczego zadania podwładni są zobowiązani sporządzić dzienny raport i przesłać go szefowi, czas poświęcony w domu na taką czynność jest również wliczany do czasu pracy (wyrok SN z 6 maja 2014 r., sygn. akt II PK 219/13).

Jak rozliczać i dokumentować podróże służbowe pracownika

W sytuacji, gdy dojazd z mieszkania, wykonanie określonych napraw i powrót do domu nie mieszczą się w obowiązującej pracowników normie czasu pracy, czyli w naszym przykładzie trwają dłużej niż osiem godzin, firma X powinna wypłacić swoim podwładnym, oprócz normalnego wynagrodzenia, również dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Wynagradzanie pracowników mobilnych dietami z tytułu podróży służbowych jest zatem nieprawidłowe i nie powinno być kontynuowane.
Podstawa prawna
Art. 775 par. 1–12 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).