Pracodawca podjął decyzję o likwidacji zakładu pracy. Co w takim przypadku powinien zrobić ze zgromadzonymi dokumentami z zakresu bhp?
Przepisy prawa pracy nie określają jednolitego sposobu postępowania z dokumentacją bhp w przypadku likwidacji lub upadłości zakładu pracy. Inaczej bowiem traktowana jest dokumentacja osobowa i płacowa, którą pracodawca jest bezwzględnie obowiązany przekazać podmiotowi prowadzącemu działalność w dziedzinie jej przechowywania, a inaczej dokumentacja bhp, która jedynie w ograniczonym zakresie powinna zostać przekazana właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu oraz właściwemu wojewódzkiemu ośrodkowi medycyny pracy.
50 lat na potwierdzanie prawa do emerytury
Artykuł 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych zobowiązuje płatnika składek do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na których podstawie może nastąpić ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Pracodawca postawiony w stan likwidacji lub ogłaszający upadłość jest zobowiązany zgodnie z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wskazać wyspecjalizowany podmiot, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania. Musi zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania liczonego:
wod dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
wod dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Rejestr podmiotów wyspecjalizowanych w przechowywaniu dokumentacji prowadzi marszałek województwa i ich wykaz można uzyskać we właściwym ze względu na miejsce wykonywania działalności urzędzie marszałkowskim.
Dokumentacja – przed jej przekazaniem – powinna zostać uporządkowana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia ministra kultury i dziedzictwa narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Materiały dotyczące bhp traktowane różnie
Przytoczone przepisy określające 50-letni okres przechowywania dotyczą przede wszystkim dokumentów związanych z ustalaniem prawa pracownika do emerytury. Zupełnie inne okresy obowiązują przy przechowywaniu tej związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Artykuł 234 par. 31 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji powypadkowej (zwłaszcza protokołów ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy) przez 10 lat. W razie likwidacji zakładu pracy przed upływem tego okresu powinien zatem przekazać ją do podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie.
Nieco inaczej wygląda kwestia dokumentów związanych np. z pomiarami czynników szkodliwych dla zdrowia (rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, kart badań i pomiarów). Powinna być ona przechowywana 40 lat, licząc od daty ostatniego wpisu, a w razie likwidacji zakładu pracy zgodnie z par. 18 ust. 3 rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy pracodawca ma obowiązek niezwłocznie przekazać ją właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu. Podobnie jest z dokumentacją związaną ze stosowaniem substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy. Pracodawca, którego obowiązkiem jest m.in. prowadzenie rejestru pracowników narażonych na działanie tych substancji, czynników lub procesów, zgodnie z par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy, musi przechowywać dokumentację przez 40 lat po ustaniu narażenia, a w przypadku likwidacji – przekazać ją właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu.
Również pracodawca, którego pracownicy narażeni są na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia, o których mowa w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki, jest zobowiązany do prowadzenia rejestru tych pracowników i przechowywanie go przez okres nie krótszy niż 10 lat od dnia ustania narażenia, a w określonych sytuacjach nawet 40 lat od dnia ostatniego odnotowanego przypadku narażenia. Zgodnie z par. 10 ust. 5 powyższego rozporządzenia w razie ogłoszenia likwidacji lub upadłości pracodawca powinien przekazać rejestr właściwemu ze względu na swoją siedzibę wojewódzkiemu ośrodkowi medycyny pracy oraz właściwemu inspektorowi sanitarnemu.
Przepisy nie określają, co należy zrobić z pozostałą dokumentacją oraz jak długo powinna być przechowywana. Istnieją zatem dwie możliwości: przekazać ją podmiotowi, który będzie przechowywał dokumentację kadrowo-płacową (co wiąże się z poniesieniem kosztów), ustalając uprzednio okres przechowywania, lub po prostu ją zniszczyć.
!Pracodawca w likwidacji ma wskazać wyspecjalizowany podmiot, któremu przekaże dokumentację do dalszego przechowywania.
Podstawa prawna
Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 887 ze zm.).
Art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1506 ze zm.).
Rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. poz. 1743).
Art. 234 par. 31 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Par. 18 ust. 3 rozporządzenia ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. nr 33, poz. 166).
Par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra zdrowia z 24 lipca 2012 r. w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1117).
Par. 10 ust. 5 rozporządzenia ministra zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz.U. nr 81, poz. 716 ze zm.).
