Nowe zasady jej przeprowadzania powodują, że wizyty inspektora powinni spodziewać się między innymi ci, którzy w porównaniu z liczbą ubezpieczonych wypłacają zbyt dużo świadczeń chorobowych. Mogą oni zostać zaliczeni do grupy ryzyka.
Reklama
Od 1 stycznia 2017 r. pojawiły się nowe zasady typowania przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych firm (płatników składek) do kontroli. Wprowadziła je ustawa z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. poz. 2255). Teraz ZUS ma obowiązek planowania kontroli płatników składek na podstawie analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej, czyli najprościej rzecz ujmując – analizy ryzyka. Zakład prowadzi ją, wykorzystując dane z konta płatnika w systemie informatycznym ZUS. [schemat]
Więcej problemów, większe prawdopodobieństwo sprawdzenia
PRZY TYPOWANIU DO KONTROLI ZUS SPRAWDZA:
● terminowość opłacania składek,
● możliwe zaległości składkowe,
● prawidłowość składanych dokumentów rozliczeniowych,
● liczbę wypłacanych świadczeń chorobowych w odniesieniu do liczby pracowników zgłaszanych do ubezpieczeń.
Uwaga! Im więcej problemów lub nieprawidłowości na koncie płatnika w systemie informatycznym ZUS, tym większe prawdopodobieństwo wytypowania do kontroli.
Pamiętajmy przy tym, że swoimi kontrolami zakład obejmuje wszystkie branże rynkowe. Nie może być tak, że w danym roku kontrole obejmują tylko jedną branżę z racji tego, że w analizie ryzyka pojawia się większość firm z tej właśnie branży.
Zbliża się inspekcja
W przypadku płatników składek będących przedsiębiorcami rozpoczęcie kontroli zawsze poprzedza doręczenie zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Inspektor kontroli ZUS zobowiązany jest doręczyć zawiadomienie płatnikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Inspektor ustala termin w zgodzie z przepisami ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829 ze zm.). Kontrolę wszczyna się więc nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Gdy upłynie już ustawowy termin 30 dni, a kontrola się nie odbyła, to jej wszczęcie wymaga doręczenia ponownego zawiadomienia.
Pamiętajmy, że doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli następuje zawsze za pokwitowaniem u operatora pocztowego lub jest przekazywane osobiście przez inspektora kontroli.
Zgodnie z art. 79 ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zawierać: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, oznaczenie przedsiębiorcy, wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.
Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dostarcza się w przypadku gdy:
● płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności;
● doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.
Jeżeli działalność gospodarcza danego płatnika jest już objęta kontrolą innego organu kontrolnego, to inspektor odstępuje od podjęcia czynności kontrolnych, a w zamian może ustalić inny termin wszczęcia kontroli.
Co może inspektor
Przeprowadzający kontrolę może żądać udostępnienia wszelkich ksiąg prowadzonych w firmie, a dotyczących ewidencji tego, co się w danym podmiocie gospodarczym dzieje, dokumentów oraz innych nośników informacji, które wiążą się z zakresem kontroli. Inspektor ma dodatkowo prawo przesłuchiwać ubezpieczonych/pracowników firmy, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla danego postępowania kontrolnego. Płatnik składek/przedsiębiorca jest zobowiązany takie przesłuchanie umożliwić.
WAŻNE
Na pisemny wniosek płatnika składek wszczęcie kontroli może nastąpić przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.
Pamiętajmy, że inspektor przeprowadza kontrolę w miejscach wskazanych w art. 90 ust. 1 ustawy z 13 grudnia 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.), czyli w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Na wniosek lub za zgodą kontrolowanego płatnika kontrola może zostać przeprowadzona także w innym miejscu przechowywania dokumentacji. Za zgodą kontrolowanego płatnika składek kontrola może także zostać przeprowadzona w siedzibie ZUS mimo zapewnienia warunków technicznych, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli może to usprawnić przeprowadzenie kontroli. Zgodę na prowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie ZUS płatnik zawsze wyraża na piśmie. Inspektor może jednak przeprowadzić czynności kontrolne w terenowej jednostce ZUS bez zgody płatnika składek. Dzieje się tak wówczas, gdy wyznaczone przez płatnika składek pomieszczenie:
● nie spełnia warunków technicznych (w szczególności: brak miejsca do pisania, siedzenia, niska temperatura, nie jest zabezpieczone przed hałasem, stwarza zagrożenie dla życia lub zdrowia);
● nie jest zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby nieuprawnione.
Bez zgody płatnika składek czynności kontrolne można przeprowadzić w jednostce terenowej ZUS także wtedy, gdy ich charakter tego wymaga, tj. gdy:
● zachodzi konieczność przesłuchania świadka, ubezpieczonego - byłego pracownika płatnika składek;
● płatnik składek nie zgłosił zmiany adresu siedziby do ZUS, jak również nie dokonał wykreślenia i zmiany adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod wskazanym adresem działalność nie jest prowadzona.
Czynności kontrolne, przy których spisywane są składniki majątku płatnika składek, prowadzi się zawsze w miejscach ich położenia lub przechowywania.
Bezstronność zapewniona
Inspektor kontroli ZUS podlega wyłączeniu z udziału w kontroli w razie stwierdzenia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność w jego postępowaniu (art. 91 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Jako przykład przypadków dających podstawę do wyłączenia inspektora ZUS z udziału w kontroli można podać sprawy uregulowane w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 24 k.p.a. wyłączenie z udziału w postępowaniu następuje, gdy kontrola dotyczy sprawy:
1) w której jest stroną albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki;
2) swego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia;
3) osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli;
4) w której był świadkiem lub biegłym albo był lub jest przedstawicielem jednej ze stron, albo w której przedstawicielem strony jest jedna z osób wymienionych w pkt 2 i 3;
5) w której brał udział w wydaniu zaskarżonej decyzji;
6) z powodu której wszczęto przeciw niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne;
7) w której jedną ze stron jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej.
Decyzję o wyłączeniu inspektora z udziału w konkretnej kontroli podejmuje jego bezpośredni przełożony, tj. inspektor kierujący wydziałem kontroli płatników składek w danym oddziale ZUS. Bezpośredni przełożony jest obowiązany na wniosek inspektora lub na żądanie strony (płatnika składek) albo z urzędu wyłączyć go od udziału w kontroli, jeżeli stwierdzi istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do jego bezstronności. Jeżeli żądanie strony nie jest uzasadnione, tzn. nie zachodzą przesłanki dające podstawę do stwierdzenia bezstronności inspektora, to ZUS może odmówić takiego wyłączenia.
Tajemnica firmy chroniona
Zgodnie z prawem inspektor jest obowiązany zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli.
Nieudostępnienie przez przedsiębiorcę żądanych danych czy dokumentów związanych z zakresem prowadzonej kontroli może dać podstawę do skierowania przez ZUS wniosku o ukaranie w związku z utrudnianiem przeprowadzenia kontroli (art. 98 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Trzeba pamiętać, że kontrola obejmuje zawsze okres miniony, dlatego istnieje możliwość weryfikowania spraw osób, które już w danej firmie nie pracują. Inspektorzy ZUS, prowadząc kontrolę, mają prawo badać, czy płatnik składek:
● w odpowiednich terminach zgłosił do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego wszystkie osoby, które powinien;
● obliczył od prawidłowych podstaw wymiaru oraz w prawidłowych wysokościach wszystkie należne składki oraz je zadeklarował;
● prawidłowo obliczył wysokość świadczeń z ubezpieczeń społecznych i udokumentował do nich prawo, wypłacił te świadczenia i prawidłowo je rozliczył w poczet składek;
● terminowo i bez błędów opracował wnioski o emerytury i renty;
● rzetelnie wystawił zaświadczenia i zgłosił dane do celów ubezpieczeniowych.
Jak długo
Czas trwania kontroli różni się w zależności od tego, jaki status ma dany płatnik składek - czy jest przedsiębiorcą, czy też nie. Kontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych czy opinii z innych instytucji nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące. W przypadku kontroli płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą termin wszczęcia kontroli jest ustalany przez inspektora kontroli ZUS po wystawieniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Przy kontroli przedsiębiorcy ważne są terminy kontroli, których w danym roku przekroczyć nie można (art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). I tak czas trwania kontroli w poszczególnych grupach wynosi:
● mikroprzedsiębiorcy - 12 dni roboczych,
● mali przedsiębiorcy - 18 dni roboczych,
● średni przedsiębiorcy - 24 dni robocze,
● pozostali przedsiębiorcy - 48 dni roboczych.
Czy protokół kończy sprawę
Każda kontrola ma swój koniec. Ustalenia kontroli opisuje się w protokole (art. 91 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), który powinien zawierać następujące elementy:
● oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
● dane kontrolowanego płatnika składek,
● dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS przeprowadzających kontrolę,
● zakres kontroli,
● czas trwania czynności kontrolnych,
● opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,
● przedstawienie dowodów,
● pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
● pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli ZUS,
● informacje o wpisie do książki kontroli.
Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Za datę doręczenia protokołu kontroli przyjmuje się datę wysłania go za pośrednictwem poczty lub datę osobistego doręczenia przez inspektora.
Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli płatnikowi składek. Ma on prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie (art. 91 ust. 3 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń płatnik składek jest zobowiązany do złożenia wskazanych brakujących dokumentów lub dokumentów korygujących w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli (art. 50 ust. 2m pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W przypadku niewywiązania się przez płatnika składek z nałożonego ustawowo obowiązku ZUS wydaje odpowiednią decyzję. Następuje to w terminie jednego lub dwóch miesięcy.
Płatnik składek na podstawie art. 50 ust. 2m pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących w terminie 30 dni od daty uprawomocnienia się decyzji.
Prawo wniesienia odwołania do sądu od decyzji wydanej przez ZUS mają zarówno płatnik składek, jak i ubezpieczony. Od decyzji zakładu przysługuje odwołanie do właściwego sądu w terminie i według zasad określonych w kodeksie postępowania cywilnego. Odwołanie wnosi się na piśmie do jednostki organizacyjnej zakładu, która wydała decyzję, lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę. Jeżeli zakład uzna odwołanie za słuszne, to zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania. W tym wypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu.
Jeżeli odwołanie nie zostało w całości lub w części uwzględnione, to zakład przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania, sprawę do sądu wraz z uzasadnieniem.
Nie ma zaleceń
Pamiętajmy, że ZUS nie wydaje zaleceń pokontrolnych. Weryfikacja, czy płatnik składek złożył odpowiednie dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe zgodne z ustaleniami kontroli przedstawionymi w protokole kontroli, następuje we wskazanych powyżej terminach.
Oznacza to, jak wskazano już wyżej, że gdy minął już termin do wniesienia zastrzeżeń, przedsiębiorca powinien złożyć do ZUS dokumenty korygujące lub te niezłożone wcześniej w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli. Jeśli nie tego nie zrobi, ZUS wyda decyzję, w której zobowiąże płatnika do dokonania określonych czynności. Po uprawomocnieniu się decyzji płatnik ma 30 dni na złożenie dokumentów korygujących lub tych, które nie były wcześniej w ogóle złożone.
Najczęstsze błędy
Najczęściej wykrywanymi przez inspektorów kontroli ZUS nieprawidłowościami są te dotyczące zbiegu tytułów ubezpieczeniowych:
● niewykazywania składek na ubezpieczenia społeczne od przychodów z tytułu umów cywilnoprawnych wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy w rozumieniu art. 8 ust. 2a;
● zawieranie kilku umów-zleceń lub umów o świadczenie usług, a w rezultacie pozornie powstałego zbiegu tytułów, zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i wykazywanie składek na ubezpieczenia społeczne tylko z tytułu jednej umowy.
W zakresie zbiegu tytułów ubezpieczeniowych inspektor bada, czy zawieranie kilku umów-zleceń lub umów o świadczenie usług było pozorne w rozumieniu art. 83 par. 1 kodeksu cywilnego, czy też zostało dokonane w celu obejścia przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w rozumieniu art. 58 par. 1 kodeksu cywilnego.
W odniesieniu do wypłacanych przez przedsiębiorców zasiłków najczęściej wykrywanymi nieprawidłowościami są te dotyczące błędnego obliczania podstawy wymiaru składek dla osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński.