Pracodawca ustalił z zatrudnionymi, że to oni będą odpowiedzialni za pranie odzieży roboczej. W zamian za to zobowiązał się wypłacać im miesięczny ryczałt w wysokości określonej w aktach wewnątrzzakładowych. Czy jest to właściwe rozwiązanie?
Pracodawca jest obowiązany dostarczyć podwładnemu nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna tego drugiego może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp (art. 2377 par. 1 k.p.). Firma powinna też zapewnić pranie takich ubrań (art. 2379 par. 2 k.p.). Jeżeli nie jest w stanie zrealizować tego obowiązku, może go spełnić sam pracownik, ale zatrudniający musi w takiej sytuacji wypłacać mu ekwiwalent pieniężny (art. 2379 par. 3 k.p.). Oznacza to, że jest zobowiązany wypłacać podwładnemu kwotę w wysokości rzeczywistych poniesionych przez niego kosztów związanych ze wspomnianym świadczeniem, w szczególności obejmujących koszty środków piorących, mediów czy nawet poświęconego czasu i wykonanej przez zatrudnionego pracy. Dodatkowo ekwiwalent za pranie powinien ulegać zmianie wraz ze zmianą cen np. środków czystości, wody czy energii i być dostosowany do sytuacji faktycznej danego pracownika (uwzględniać w szczególności ilość i częstotliwość prania odzieży roboczej oraz np. długotrwałe nieobecności w pracy).
Warto wspomnieć, że pracownicy – co do zasady – nie mają obowiązku przedstawiania faktur lub rachunków dokumentujących rzeczywiście poniesione wydatki. Przepisy nie określają też, w jaki sposób ekwiwalent powinien być przez pracodawców wyliczany. Powoduje to problemy w prawidłowym uregulowaniu tej kwestii w dokumentach wewnątrzzakładowych. W praktyce przedsiębiorcy przeznaczają pewną kwotę, którą cyklicznie, np. co miesiąc lub kwartał, wypłacają zatrudnionym. Jednak taki ryczałt nie jest tożsamy z ekwiwalentem. Może to powodować problemy chociażby w kwestiach podatkowych czy składek do ZUS, gdyż z podatku dochodowego i składek zwolniony jest jedynie ekwiwalent.