W styczniu 2017 r. wypłaciliśmy trzem pracownikom zaległe premie za listopad i grudzień 2016 r. Są to premie regulaminowe, które omyłkowo nie zostały wypłacone. Czy w związku z tym musimy ponownie przeliczyć wynagrodzenia chorobowe tych osób?
Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert od wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
Jeden z pracowników przebywa na zwolnieniu lekarskim od 9 do 13 stycznia 2017 r. Dopiero w lutym 2017 r. wypłacono mu zaległe premie: za listopad 2016 r. w wysokości 1420 zł brutto i za grudzień 2016 r. w wysokości 640 zł brutto. Jak wyrównać wynagrodzenie chorobowe za 5 dni choroby w styczniu 2017 r., które zostało ustalone bez tych premii?

Reklama
ODPOWIEDŹ
Zaliczanie składników płacy do podstawy wynagrodzenia chorobowego (lub zasiłku chorobowego – zasady dla obu świadczeń są analogiczne) zależy od spełnienia kilku warunków. Nadrzędną zasadą jest odprowadzanie składki chorobowej od danego składnika. Zasadniczo jedyną premią, która nie wchodzi do podstawy wymiaru składek, jest premia (nagroda) jubileuszowa, o ile spełnione są warunki jej wypłaty. Pozostałe premie i nagrody wchodzą do podstawy wymiaru składek, a co za tym idzie, również do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku), o ile spełnione są omówione poniżej kryteria.
I. POMNIEJSZENIE ZA CHOROBĘ
Aby wliczyć premię do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku), musi być ona pomniejszana za chorobę, czyli jej wysokość ma być powiązana z chorobą pracownika. Jeśli bowiem pracownik otrzyma premię, która jest niezależna od jego absencji chorobowej, czyli zachowuje do niej prawo, nawet gdy choruje (do pełnej kwoty) – takiej premii nie można wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku). Gdyby została ona wliczona do jego podstawy wymiaru, a jednocześnie wypłacona w pełnej wysokości, to pracownik otrzymałby ją dwa razy. Wynagrodzenie chorobowe (zasiłek) ma rekompensować to, czego pracownik nie otrzyma, bo choruje, więc jeśli premia jest pomniejszana za chorobę, to wlicza się ją do podstawy wymiaru tego wynagrodzenia (zasiłku).
Co istotne, zapis o pomniejszeniu premii za czas choroby powinien się znaleźć w regulaminie premiowania. Jeśli go nie ma, przyjmuje się, że pracownik nie zachowuje prawa do tego składnika za okres choroby, zatem wlicza się go do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) bez uzupełniania, w kwocie faktycznie wypłaconej.
Sposób pomniejszania premii także ma znaczenie. Jeśli premia jest proporcjonalnie pomniejszana (procentowo lub kwotowo) w związku z absencją chorobową, to przy uwzględnianiu jej w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) należy ją dopełnić, czyli obliczyć, ile pracownik otrzymałby, gdyby nie chorował. Natomiast jeśli jest pomniejszana, ale nieproporcjonalnie do okresu nieobecności, to premię przyjmuje się w kwocie faktycznie wypłaconej. Warto więc zapisać w regulaminie proporcjonalny sposób pomniejszania premii.
II. OSIĄGNIĘCIA INDYWIDUALNE
Przy wliczaniu premii do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) znaczenie ma także indywidualny wkład pracownika w jej osiągnięcie w powiązaniu z zależnością od absencji chorobowej. Jeśli premia zależy od wyników grupy pracowników, np. od osiągnięcia określonej wartości sprzedaży przez cały zespół, a pracownik otrzyma ją w takiej samej wysokości jak inni zatrudnieni, nawet jeśli chorował – nie można jej wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku). Również gdy premia jest wypłacona wszystkim pracownikom za osiągnięcie dokonane przez zakład pracy (np. zakład otrzymał nagrodę za jakość i z tej okazji każdy pracownik otrzyma 500 zł premii) – nie można jej wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku).
III. NALEŻNA, ALE NIEWYPŁACONA
W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) uwzględnia się premie i inne składniki w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru (czyli z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła choroba). Jednak z różnych przyczyn premia może nie być wypłacona. Zależnie od tych powodów po jej wypłaceniu przelicza się wynagrodzenie chorobowe (zasiłek) lub pozostawia go bez zmian.
IV. ZALICZKA NA POCZET PREMII
Premia może być wypłacona zaliczkowo. Takie rozwiązanie stosuje się, jeśli jest ona trudna do ustalenia, np. z uwagi na określone współczynniki, których wartość jest znana dopiero po zakończeniu określonego okresu, bądź wysokość premii jest uzależniona od dodatkowych czynników (np. od procentu zwrotów towaru przez klientów, który jest odroczony w czasie). Wówczas pracodawca może wypłacić premię zaliczkowo. W takim przypadku przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) przyjmuje się właśnie premię wypłaconą zaliczkowo, a po jej wyrównaniu pracodawca ma obowiązek ponownego przeliczenia wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) i wyrównania go. [przykład 1]
V. ODROCZONA WYPŁATA
Regulamin premiowania może przewidywać, że premie wypłaca się z pewnym opóźnieniem lub wypłata premii jest odroczona, choć jej wysokość jest już ustalona. W takim przypadku do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) należy przyjąć tę premię w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. Wówczas nie przelicza się tego wynagrodzenia ponownie po wypłaceniu premii. Ale jeśli nie została ona wpłacona również za okres poprzedni, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby ustala się bez tej premii i po ich wypłaceniu należy ponownie przeliczyć wynagrodzenie chorobowe i wypłacić wyrównanie. [przykład 2]
VI. KOREKTA PREMII
Jeśli niewypłacenie premii, jej zawyżenie lub zaniżenie powstało z winy pracodawcy, ma on obowiązek dokonania korekty, w tym także wyrównania wynagrodzenia chorobowego. W przypadku stwierdzenia błędu powinien niezwłocznie dokonać wypłaty zaległych składników wynagrodzenia i innych świadczeń. Zatem jeśli nie wypłacono premii, która powinna być wliczona do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku), po jej wypłaceniu należy skorygować tę podstawę oraz dopłacić różnicę w świadczeniach. [tabele 1 i 2] ⒸⓅ
PRZYKŁAD 1
Ponowne przeliczenie
Za grudzień 2016 r. wypłacono premię zaliczkowo w wysokości 500 zł. W styczniu 2017 r. pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym. Zatem do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego ustalanego z 12 miesięcy poprzedzających zachorowanie, czyli od stycznia do grudnia 2016 r. wliczono premię wypłaconą zaliczkowo. W lutym 2017 r. pracodawca dokona wypłaty różnicy między zaliczką a premią faktycznie należną, dopłacając pracownikowi kwotę 125 zł. Należy ponownie przeliczyć wynagrodzenie za chorobę pracownika w styczniu 2017 r., uwzględniając faktyczną wysokość premii, czyli zamiast 500 zł wliczyć 625 zł do podstawy wymiaru tego wynagrodzenia.
PRZYKŁAD 2
Odroczona płatność i wyrównanie
Za grudzień 2016 r. pracodawca naliczył premię w wysokości 625 zł, jednak wypłaci ją dopiero w lutym 2017 r., czyli po wypłacie wynagrodzenia chorobowego za styczeń 2017 r. Pracownik choruje w styczniu 2017 r. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć miesiące od stycznia do grudnia 2016 r., a ponieważ nie wypłacono premii za grudzień 2016 r., to należy uwzględnić premię za listopad 2016 r. w podwójnej wysokości. Po jej wypłaceniu za grudzień 2016 r. nie należy ponownie przeliczać wynagrodzenia chorobowego.
Jednak jeżeli premia za listopad 2016 r. także nie została wypłacona, choć jest należna, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego ustala się bez premii za listopad i grudzień 2016 r., a po ich wypłacie należy przeliczyć i wyrównać wynagrodzenie chorobowe.
TABELA 1. Brakujące należności ⒸⓅ
Poniżej przedstawiono pierwotny sposób obliczenia podstawy wymiaru oraz wynagrodzenie chorobowe za 5 dni stycznia 2017 r.

TABELA 2. Naprawa błędu ⒸⓅ
Poniżej przedstawiono, w jaki sposób pracodawca powinien ponownie przeliczyć wynagrodzenie chorobowe, uwzględniając premie wypłacone za listopad i grudzień 2016 r. Po korekcie świadczenie brutto zwiększyło się o 19,75 zł, należy obliczyć jego wartość netto i wypłacić ją pracownikowi.