Czy brak pisemnej umowy pozwoli na odzyskanie kosztów szkolenia

OPIS SYTUACJI: Na jednej z cotygodniowych odpraw rozliczeniowych Włodzimierz Malinowski, prezes firmy Super Pracodawca sp. z o.o., zgodził się na podjęcie przez pracownika Andrzeja Wróblewskiego studiów II stopnia w systemie zaocznym. Podczas rozmowy z szefem pracownik ten zgodził się jednocześnie na pozostanie w zatrudnieniu przez trzy lata po zakończeniu nauki. Świadkami uzgodnień pomiędzy Włodzimierzem Malinowskim a Andrzejem Wróblewskim byli inni pracownicy uczestniczący w odprawie.

Przez cały okres studiów Andrzeja Wróblewskiego pracodawca i pracownik nie zawarli umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych na piśmie. W trakcie nauki zatrudniony korzystał z urlopu szkoleniowego i zwolnień z pracy. Za każdym razem zgodę na skorzystanie z tych uprawnień otrzymywał od upoważnionych do tego osób. Sam jednak pokrywał czesne i inne koszty związane ze studiami.

Po skończeniu studiów Andrzej Wróblewski otrzymał korzystną ofertę pracy w innym przedsiębiorstwie. Kilka dni temu wypowiedział umowę o pracę i po upływie okresu wypowiedzenia zamierza odejść do innego zakładu pracy. W związku z tym Włodzimierz Malinowski domaga się od niego zwrotu poniesionych kosztów związanych ze studiami. Uważa bowiem, że pracownik skutecznie zobowiązał się do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Prezes przedstawił swoje stanowisko pracownikowi, ten jednak jest zdania, że żadnych pieniędzy zwracać nie musi.

Prezes firmy postanowił więc omówić zaistniałą sytuację z Anną Kowalską, kadrową, oraz Adamem Nowakiem, radcą prawnym świadczącym usługi w zakresie obsługi prawnej spółki. W trakcie rozmowy przez chwilę obecna była również Iwona Matuszewska, jedna z pracownic spółki biorąca udział w odprawie rozliczeniowej, w trakcie której miały miejsce uzgodnienia Włodzimierza Malinowskiego z Andrzejem Wróblewskim w odniesieniu do podejmowanych przez tego ostatniego studiów II stopnia.

● Etap I Ustalenie skutków braku formy pisemnej

– Dziękuję państwu za przybycie na spotkanie. Chciałbym omówić problem pana Andrzeja Wróblewskiego, który zobowiązał się do odpracowania kosztów studiów przez trzy lata od ich ukończenia. Pomimo tego zamierza odejść z firmy – rozpoczął prezes Włodzimierz Malinowski. – Nasze uzgodnienia nie zostały jednak potwierdzone w formie pisemnej. Zastanawiam się więc, czy moja ustna zgoda na odbywanie przez niego nauki była ważna? Jak pani sądzi, pani Aniu? – skierował pytanie do Anny Kowalskiej, kadrowej.

– Panie prezesie – zaczęła pani Anna – moim zdaniem zgoda była ważna, ponieważ przez cały okres nauki godził się pan na korzystanie przez pana Andrzeja z uprawnień związanych z podnoszeniem przez niego kwalifikacji.

– Panie mecenasie, czy pan jest też tego zdania? – tym razem prezes zapytał prawnika.

– Tak, zgadzam się z panią Anną. Uzyskanie skierowania do szkoły określonego typu przez pracownika, który chce podnosić kwalifikacje w okresie trwającego zatrudnienia, uzależnione jest wyłącznie od zawarcia w tej kwestii porozumienia z pracodawcą – wyjaśnił Adam Nowak, radca prawny. – Skierowanie może być wydane pracownikowi w dowolnej formie, także ustnie – dodał mecenas.

CO NA TO PRAWO? RADA 1

– Należy przyjąć, że jeśli pan prezes wyraził zgodę na podjęcie studiów i w trakcie ich trwania udzielał panu Andrzejowi płatnego urlopu szkoleniowego, oznacza to, iż wyraził pan ustną zgodę na kształcenie się pracownika – wtrąciła kadrowa.

– Rozumiem, że skoro moja ustna zgoda wywołała określone skutki, to taka sama zasada obowiązuje co do ustnego zobowiązania się przez pana Andrzeja do przepracowania trzech lat od zakończenia studiów? – dopytywał się prezes.

– Niestety, ale w tym przypadku tak nie jest. Moim zdaniem takie zobowiązanie jest nieważne – skwitowała krótko kadrowa.

– Panie mecenasie, czy pan też tak uważa? – zapytał prezes, wyraźnie niezadowolony.

– Muszę stwierdzić, że w literaturze przedmiotu pojawia się stanowisko, zgodnie z którym, jeżeli zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie jest zawarte na piśmie, to jest ono nieważne... Ale zasadniczo pozostaje to bez wpływu na skuteczność pozostałych postanowień umowy, także tej zawartej ustnie.

– Panie mecenasie, czy takie też jest pana zdanie? – ponaglał nieco zdenerwowany prezes.

W tym momencie rozległo się pukanie do drzwi i do sali konferencyjnej weszła Iwona Matuszewska, jedna z pracownic firmy. Przeprosiła za przerwanie spotkania i poprosiła prezesa o zajęcie stanowiska w sprawie projektu, nad którym pracowała. Po udzieleniu odpowiedzi na jej pytanie, Włodzimierz Malinowski postanowił dopytać ją o sprawę Andrzeja Wróblewskiego.

– Pani Iwono – tak przy okazji – czy słyszała pani moją rozmowę dotyczącą planów podjęcia studiów przez pana Andrzeja Wróblewskiego, która miała miejsce na jednej z odpraw? Wiem, że już trochę czasu od niej minęło... – zagaił prezes.

– Tak, panie prezesie. Zresztą nie tylko ja, ale też inni uczestnicy odprawy byli świadkami, że Andrzej dostał zgodę na podjęcie studiów i jednocześnie zobowiązał się do tego, iż przepracuje w zamian za to określony czas... Chyba trzy lata od ich ukończenia – odpowiedziała pani Iwona.

Po wyjściu pracownicy kontynuowano rozmowę.

– Panie mecenasie, mamy więc świadków, którzy słyszeli ustne zobowiązanie się Andrzeja Wróblewskiego – zauważył szef firmy.

– Niestety nic to nam nie daje – posmutniał Adam Nowak.

– Nie rozumiem – żachnął się prezes.

– Wracając do mojego stanowiska, to jest ono takie, że niezachowanie formy pisemnej umowy o podnoszenie kwalifikacji, w tym zobowiązania pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki, nie powoduje jej nieważności, ale ma ten skutek, iż w sporze z nim nie jest dopuszczalny dowód ze świadków ani z przesłuchania stron na okoliczność dokonania czynności – wyjaśnił prawnik.

– Mówi o tym kodeks pracy? – szef firmy drążył temat.

– Nie, wynika to z kodeksu cywilnego, który znajduje odpowiednie zastosowanie w stosunkach pracy. Z art. 73 par. 1 i art. 74 tego kodeksu wynika, że czynność prawna, dla której ustawa zastrzega formę pisemną, jest nieważna tylko wtedy, gdy przewiduje ona taki skutek – stwierdził Adam Nowak.

– A kodeks pracy w art. 103⁴ nie przewiduje takiego skutku – skwitowała kadrowa, która od dłuższej chwili wertowała ustawę.

– To prawda – potwierdził prawnik.

– Czy pan prezes prowadził korespondencję e-mailową z Andrzejem Wróblewskim na temat podjęcia przez niego studiów? – spytała kadrowa.

– Do czego pani zmierza, pani Aniu? – odparł szef firmy.

– Bo może w korespondencji e-mailowej pan Andrzej powtórzył swoje zobowiązanie dotyczące odpracowania... – zaczęła Anna Kowalska.

– Niestety nie. Poza rozmową na odprawie nie prowadziłem już więcej jakichkolwiek uzgodnień na ten temat z Andrzejem Wróblewskim – odpowiedział prezes.

– Nie będę więc w stanie udowodnić w sądzie, że pracownik faktycznie złożył takie zobowiązanie – wyjaśnił mecenas.

– Czyli w zasadzie muszę się pogodzić z tym, że skutki niezachowania formy pisemnej są jednoznaczne? – zapytał mecenasa prezes.

CO NA TO PRAWO? RADA 2

– W zasadzie tak, choć trzeba przyznać, że uregulowanie zawarte w art. 103⁴ kodeksu pracy jest nie do końca klarowne. Niektórzy mogą nawet uważać, że przepis ten zawiera w sobie niekonsekwencję. Z art. 103⁴ par. 1 wynika bowiem, że pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje umowę określającą prawa i obowiązki stron i że ta umowa wymaga formy pisemnej. Ale już w art. 103⁴ par. 3 k.p. jest mowa, że nie ma obowiązku zawarcia umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Warto pamiętać o tych odmiennościach, a także na przyszłość pochylić się nad tym, co powinno być w takiej umowie zawarte – stwierdził prawnik.

● Etap II Określenie rodzaju świadczeń

– Pani Aniu, czy pracownik korzystał z urlopu szkoleniowego? – zapytał prezes.

– Tak, panie prezesie. Pracownik skorzystał z ustawowej liczby dni wolnego, które się mu należały. Ponadto co piątek zgodnie z harmonogramem studiów zwalnialiśmy go z pracy, by mógł uczestniczyć w obowiązkowych zajęciach – odparła kadrowa.

CO NA TO PRAWO? RADA 3

– Prawo do urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, to uprawnienia przysługujące pracownikowi z mocy prawa, o ile oczywiście pracodawca wyraził zgodę na podnoszenie kwalifikacji – zauważył mecenas. .

– I za te dni urlopu szkoleniowego Andrzej Wróblewski otrzymał wynagrodzenie? – dopytywał się prezes.

– Tak – odparła Anna Kowalska.

– Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Wynika to z art. 103¹ par. 3 kodeksu pracy – wyjaśnił prawnik.

Jego wypowiedź postanowiła rozwinąć kadrowa, która dobrze znała przepisy na ten temat.

– Jeżeli chodzi o obliczanie jego wysokości, zastosowanie ma rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r., które mówi o sposobie ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, a także o obliczaniu odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy. Zgodnie z par. 5 tego rozporządzenia przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Natomiast w myśl par. 13 tego rozporządzenia wynagrodzenie za urlop ustala się zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r., które mówi o szczegółowych zasadach udzielania urlopu wypoczynkowego oraz ustalaniu i wypłacaniu wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z tymi zasadami wypłaciliśmy więc wynagrodzenie Andrzejowi Wróblewskiemu – zakończyła Anna Kowalska.

– W porządku. Gdybyśmy jednak hipotetycznie przyjęli taką sytuację, że pracownik, korzystając ze zwolnień z pracy na obowiązkowe zajęcia, pojechał do domu ugotować obiad na nadchodzący weekend... I robił to przez cały okres kształcenia. Czy w takiej sytuacji moglibyśmy żądać zwrotu wypłacanego mu wynagrodzenia za te zwolnienia? – prezes ponownie skierował pytanie do Adama Nowaka.

CO NA TO PRAWO? RADA 4

– Jeżeli wynagrodzenie za ten okres zostanie pracownikowi wypłacone bez istniejącej ku temu podstawy prawnej, pracodawca może dokonać odliczenia w trybie art. 87 kodeksu pracy lub dochodzić jego zwrotu na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Sytuacja taka będzie miała miejsce w razie niezgodnego z przeznaczeniem wykorzystania zwolnienia od pracy, ale też urlopu szkoleniowego. Ponadto żądanie zwrotu wypłaconego wynagrodzenia stanie się aktualne wówczas, gdy urlop szkoleniowy został udzielony na egzaminy nieobjęte regulacją art. 103² par. 1 pkt 1–4 k.p., a także w razie udzielenia zwolnienia od pracy na zajęcia nieobowiązkowe – wyjaśnił mecenas.

– Pani Aniu, czy może pani sprawdzić, czy którakolwiek z tych sytuacji miała miejsce w przypadku Andrzeja Wróblewskiego? – spytał prezes.

– Postaram się – odpowiedziała kadrowa.

● Etap III Sprawdzenie możliwości zwrotu kosztów

– Zastanawiam się jeszcze, czy Andrzej Wróblewski otrzymywał od firmy jakieś świadczenia dodatkowe? – tym razem pytanie zadał prawnik.

– Nie otrzymywał – odparła Anna Kowalska.

– A jakie świadczenia ma pani na myśli? – zagadnął prezes.

CO NA TO PRAWO? RADA 5

– Dodatkowe świadczenia przyznaje pracodawca z własnej inicjatywy. Są to zatem uprawnienia fakultatywne. Artykuł 103³ kodeksu pracy wymienia te, które są najbardziej popularne. W tym katalogu podaje: pokrycie opłaty za kształcenie, czyli czesnego, zwrot kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania do siedziby szkoły lub uczelni wyższej oraz zwrot kosztów zakwaterowania. Dodatkowymi świadczeniami mogą być również zwrot kosztów zakupu materiałów dydaktycznych, np. podręczników, udzielenie dodatkowego urlopu szkoleniowego na pisanie pracy dyplomowej i przygotowanie się do egzaminu końcowego. Może to być też udzielenie wolnego na przygotowanie się do egzaminu w sesji. Zakres dodatkowych świadczeń określa się w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych – zreferowała Anna Kowalska.

– Ponieśliśmy jednak koszty w związku z korzystaniem przez Andrzeja Wróblewskiego z urlopu szkoleniowego i zwolnień z pracy. Zastanawiam się więc, czy nie moglibyśmy zatem zażądać od niego zwrotu tych kosztów? – spytał prezes.

- Niestety nie. Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika może bowiem dotyczyć tylko dodatkowych świadczeń przyznanych przez pracodawcę, o których mówiła pani Anna. Nie odnosi on natomiast do wynagrodzenia za urlop szkoleniowy oraz wynagrodzenia za czas zwolnienia z całości lub z części dnia pracy, przeznaczonego na udział w obowiązkowych zajęciach w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz na czas punktualnego przybycia na nie. Skoro Andrzej Wróblewski nie otrzymywał dodatkowych świadczeń, to nie ma podstaw do żądania zwrotu kosztów związanych z podjętymi przez niego studiami – objaśnił Adam Nowak.

– A zatem nie możemy go też powstrzymać przed odejściem z firmy, gdyż nie można wobec niego zastosować sankcji zwrotu świadczeń dodatkowych, ponieważ takich nie otrzymał. Czy moje rozumowanie jest prawidłowe? – spytał prezes.

– Tak – skwitowała kadrowa.

– A zatem w tym kontekście nie ma znaczenia, czy zobowiązanie pana Andrzeja do odpracowania trzech lat jest ważne, czy nie. Nie mamy wobec niego roszczenia o zwrot kosztów – stwierdził prawnik. – Istotne jest przy tym, że gdy pracodawca nie przyzna pracownikowi świadczeń dodatkowych, to wówczas zamieszczanie w umowie zobowiązania odpracowania – gdyby zostało to dokonane na piśmie – należy uznać za nieważne. Jest to bowiem sprzeczne z celem tego rozwiązania, a ponadto narusza zasadę ekwiwalentności świadczeń stron stosunku pracy na niekorzyść pracownika – zakończył mecenas.

RADA 1

Bezpieczniej z pisemną zgodą

Zgoda na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika nie musi być wyrażona na piśmie. Jednak dla celów dowodowych taką formę powinna ona przybrać. Jednak nawet jeżeli nie zostanie podpisana umowa szkoleniowa, to ustna akceptacja inicjatywy podnoszenia kwalifikacji przez pracownika spowoduje, że będą mu z mocy prawa przysługiwać świadczenia podstawowe, czyli urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania (art. 103¹ par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666, dalej: k.p.). Za okres wolnego zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przy czym przyzwolenie pracodawcy rodzi roszczenie pracownika o możliwość skorzystania z tych uprawnień.

Zgodę szef firmy najczęściej uzewnętrznia w umowie szkoleniowej, bowiem co do zasady jest zobowiązany ją zawrzeć. W przypadku gdy nie ma obowiązku jej podpisania, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych decydować będzie jego zachowanie wobec zatrudnionego. W świetle art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm., dalej: k.c.) w związku z art. 300 k.p. udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd) może być ocenione jako faktyczne wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika (pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Lex nr 37833). W tym przypadku mówimy o wyrażeniu zgody w sposób dorozumiany (per facta concludentia). Może być ona udzielona przez pracodawcę zarówno przed rozpoczęciem procesu kształcenia zawodowego, jak i w trakcie trwającego już szkolenia.

Brak jest jednolitego stanowiska, czy zgoda musi dotyczyć całego procesu podnoszenia kwalifikacji, czy też może obejmować np. tylko rok studiów. Dominuje jednak pogląd, że pracodawca powinien wyrazić zgodę na cały okres kształcenia, ponieważ jej brak uniemożliwiałby często dokończenie szkolenia. Jeżeli zatem podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się w formach określonych ustawowo (np. na studiach wyższych, studiach podyplomowych) – szef firmy nie powinien wyrażać zgody na tylko jeden semestr nauki. O tym, w którym momencie kończy się proces kształcenia przesądzający o uzyskaniu przez pracownika wyższych kwalifikacji, stanowią stosowne przepisy dotyczące programu nauki w ramach określonej formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych, nie zaś pracodawca. Zasada ta nie dotyczy jednak przyznawania świadczeń dodatkowych.

RADA 2

Uwaga na zapisy obowiązkowe i fakultatywne

Treść umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (inaczej: umowa szkoleniowa) nie jest wprost określona w kodeksie pracy. Reguluje ją art. 103⁴ par. 1 k.p., który ogranicza się jedynie do ogólnego wskazania, że umowa określa wzajemne prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika powstałe w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy.

Uznaje się, że do zapisów koniecznych tego kontraktu należy określenie rodzaju szkolenia zawodowego, w związku z którym dochodzi do jego zawarcia oraz wskazanie, iż podnoszenie kwalifikacji zawodowych następuje z inicjatywy albo za zgodą pracodawcy. Przyjęcie pierwszego ze wskazanych zapisów jako istotnego elementu umowy jest podyktowane tym, że nie jest możliwe zobowiązanie się stron stosunku pracy do określonych świadczeń w związku z bliżej nieokreślonym szkoleniem zawodowym. Natomiast wskazanie, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się w jednym z dwóch trybów określonych w art. 103¹ par. 1 k.p. identyfikuje zawarty przez strony kontrakt jako umowę szkoleniową, o której mowa w art. 103⁴ k.p.

Musi ona określać wysokość świadczeń dodatkowych (o ile zostały pracownikowi przyznane) lub posiadać takie regulacje, które pozwalają pracownikowi oszacować swoje przyszłe zobowiązania. Ewentualna odpowiedzialność pracownika nie może bowiem wykraczać poza zakres, do którego się zobowiązał (por. wyrok Sądu Najwyższego z 6 września 2012 r., sygn. akt II PK 31/12, LEX nr 1619647).

Umowa szkoleniowa może regulować tryb udzielania urlopu szkoleniowego bądź zwolnienia od pracy. Może ona także zobowiązywać do zachowania rzetelności w procesie podnoszenia kwalifikacji, np. odpowiedniej frekwencji na zajęciach oraz terminowości w przystępowaniu do egzaminów, a także uzależniać poziom świadczeń dodatkowych od wyników nauki i terminowości realizacji celów edukacyjnych. Ponadto w umowie mogą zostać przewidziane warunki ewentualnego odwołania z urlopu szkoleniowego lub dokonywania w nim przerw. Dopuszczalne jest też wprowadzanie kar umownych, np. za zawinione nieuczestniczenie w zajęciach. W literaturze wskazuje się, że jest możliwe stosowanie weksla na poczet zwrotu świadczeń dodatkowych w przypadkach przewidzianych w kodeksie (A. Sobczyk [w:] A. Sobczyk (red.), „Kodeks pracy. Komentarz”, Legalis 2015/el.). Odmienny jednak pogląd prezentuje w tym zakresie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

W treści umowy szkoleniowej strony mogą postanowić o nałożeniu na pracownika obowiązku pozostania w zatrudnieniu przez określony okres po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Obowiązek odpracowania może dotyczyć okresu nieprzekraczającego trzech lat liczonych od dnia ukończenia przez pracownika procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Chodzi przy tym o okres związany z konkretnym szkoleniem zawodowym, nie zaś ogólny okres odpracowania u danego pracodawcy, który w konkretnym przypadku może być dłuższy, gdy pracownik uczestniczy w kilku szkoleniach. Ważne jest też to, że zastrzeżenie w umowie szkoleniowej obowiązku odpracowania nie tworzy po stronie pracownika roszczenia do pracodawcy o zatrudnienie go na czas określony objęty tym obowiązkiem. W konsekwencji podwładny nie może się domagać od firmy nawiązania z nim stosunku pracy ani żądać kontynuowania dotychczasowej umowy o pracę na czas objęty obowiązkiem odpracowania.

Umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień pogarszających sytuację pracownika w stosunku do minimalnego poziomu określonego w art. 103¹–103⁵ k.p. Nie można zatem na mocy kontraktu zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego, ograniczyć liczby zwolnień od pracy na udział w obowiązkowych zajęciach, uzgodnić dłuższy niż 3-letni okres odpracowania, wyłączyć zasady proporcjonalności w przypadku zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów podnoszenia kwalifikacji, wymagać zwrotu kosztów obowiązkowych (np. wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego) czy też zwrotu kosztów w innych przypadkach niż wymienione w kodeksie (np. w razie zawarcia porozumienia rozwiązującego umowę o pracę).

RADA 3

Wolne na egzamin nie zawsze się należy

Urlop szkoleniowy przysługuje w celu przystąpieniu do egzaminu, a także na napisanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (na ostatnim roku studiów). O zakwalifikowaniu danego egzaminu jako podstawy nabycia ww. prawa decyduje przepis rangi ustawowej lub wydany na podstawie ustawy. W rezultacie należy się odwołać w tym zakresie do ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1934) i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych oraz do ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1842). Dlatego urlop szkoleniowy nie przysługuje wówczas, gdy przepisy prawa nie wiążą z ukończeniem danej formy kształcenia obowiązku potwierdzenia uzyskania kwalifikacji zawodowych w formie egzaminu. Przykładowo chodzi o sytuację, gdy organizator procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych sam decyduje o tym, że dane szkolenie zawodowe kończy się egzaminem potwierdzającym uzyskanie określonych kwalifikacji. Podobnie prawa do urlopu nie nabywa pracownik, który przez uczestnictwo w szkoleniu nie podnosi, a jedynie potwierdza posiadane kwalifikacje. Takie uprawnienie nie będzie się należało też zatrudnionemu, który się dokształca na studiach podyplomowych, doktoranckich i medycznych.

RADA 4

Zatrudniony nie może sam udzielić sobie urlopu

Skorzystanie przez pracownika z urlopu szkoleniowego jest uzależnione od jego udzielenia przez pracodawcę. Taka zasada obowiązuje również w przypadku korzystania z prawa do urlopu wypoczynkowego. Dopiero więc od momentu wydania decyzji o udzieleniu urlopu w uzgodnionym przez strony terminie podwładny może skorzystać z przysługującego mu uprawnienia. Pracownik, który samodzielnie udzieli sobie wolnego i nie stawi się do pracy w uzgodnionym terminie, naraża się na odpowiedzialność porządkową uregulowaną w art. 108 k.p. za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W takiej sytuacji pracodawca może także rozwiązać stosunek pracy w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (por. np. wyroki Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36 oraz z 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002/15/353). Należy jednak pamiętać, że nie w każdym przypadku samowolnego udzielenia sobie urlopu wypoczynkowego, a więc także szkoleniowego, pracodawca jest uprawniony do natychmiastowego rozwiązania stosunku pracy. Warunkiem jest tu bowiem ciężkie naruszenie przez pracownika jego obowiązków pracowniczych, a więc takie zachowanie, które cechuje się winą umyślną bądź rażącym niedbalstwem. W tym zakresie SN w wyroku z 12 sierpnia 2004 r. (sygn. akt III PK 32/04, LEX nr 121149) wskazał, że ponieważ stosunek pracy jest oparty na zasadzie równości stron, pracodawca nie może bez naprawdę ważnej przyczyny odmawiać pracownikom udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminach przewidzianych w kodeksie pracy.

Ponadto skoro pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu wypoczynkowego, to zasada ta dotyczy także urlopu szkoleniowego. Decyzja odmowna powinna być jednak podejmowana w sytuacjach absolutnie wyjątkowych, gdy nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby istotne zakłócenia toku pracy czy naraziłaby pracodawcę na znaczną szkodę majątkową. Należy bowiem pamiętać, że nieudzielanie pracownikowi urlopu szkoleniowego w terminie niezbędnym na przystąpienie do egzaminów w rzeczywistości pozbawi go prawa do tego świadczenia ze względu na brak możliwości wykorzystania go w terminie późniejszym.

RADA 5

Podwładny musi wiedzieć, do jakich świadczeń ma prawo

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. Takim uprawnieniem może być pokrywanie części lub całości kosztów kształcenia. W praktyce może zaistnieć również taka sytuacja, w której pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe będzie przysługiwało tylko świadczenie dodatkowe, np. opłata za kształcenie, ponieważ wybrana forma podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie będzie wymagała zwolnień z pracy ani nie będzie się kończyła egzaminem uprawniającym do urlopu szkoleniowego. Wskazać należy, że o ile zgoda na podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinna obejmować pełny, zamknięty proces kształcenia, o tyle zgoda na opłacanie np. kosztów nauki nie musi takiego procesu obejmować w całości. Pracodawca może się zdecydować na opłacenie np. tylko jednego semestru nauki lub uzależnić pokrycie kolejnych lat nauki pracownika od jego wyników w nauce.

Istotne jest, aby forma przyznawanej pracownikowi pomocy finansowej została określona w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Pracownik powinien bowiem wiedzieć, do jakich świadczeń i w jakiej wysokości ma prawo oraz co powinien zrobić, aby je uzyskać. W umowie powinna zostać określona kwota dofinansowania oraz jej wysokość. Dodatkowo, w związku z comiesięczną wypłatą, pracownik powinien znać termin i sposób, w jaki otrzyma pieniądze (wypłata u pracodawcy w gotówce lub przelew na konto bankowe pracownika). Pracodawca powinien również wskazać warunki, jakie podwładny musi spełnić, aby dofinansowanie uzyskać. Może bowiem zobowiązać pracownika do comiesięcznego potwierdzania, że nadal jest studentem lub uczestnikiem kursu. Ponadto tylko te świadczenia mogą podlegać zwrotowi. Dlatego można też wówczas wymagać od pracownika, by zobowiązał się do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Takie zobowiązanie powinno mieć formę pisemną.

! PODSUMOWANIE

Z art. 103 ⁴ par. 3 k.p. wynika, że pisemna umowa szkoleniowa jest konieczna w przypadku, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu przez niego podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Przepis ten nie określa jednak skutków niedotrzymania wymogów co do formy tego zobowiązania. Stąd formułowane są dwa poglądy. Według pierwszego ustne zobowiązanie pracownika do odpracowania po ukończeniu nauki jest nieważne. Zgodnie z drugim poglądem, wobec braku rygoru nieważności w art. 103 ⁴ par. 3 k.p., forma ta zostaje zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. A to oznacza, że w razie niezachowania wymaganej formy nie jest w sporze sądowym dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na okoliczność dokonania czynności (art. 74 par. 1 k.c.). Przy czym zamieszczanie w umowie zobowiązania do odpracowania ma sens tylko wtedy, gdy pracodawca wypłaca pracownikowi świadczenia dodatkowe. W przeciwnym razie nie dysponuje on żadnymi sankcjami wobec pracownika, który nie wywiązał się z tej powinności.