Przedsiębiorcy buntują się przeciwko przechowywaniu przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. Czy faktycznie ten obowiązek jest uciążliwy?

Tak. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pół wieku, licząc od ustania stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że akta pracownicze osoby odchodzącej na emeryturę w wieku 65 lat będą musiały być archiwizowane do czasu ukończenia przez zainteresowanego 115 lat. Niewiele osób dożywa tak sędziwego wieku, więc trudno jest zrozumieć sens przechowywania takiej dokumentacji przez tak długo.

Ustawodawca, wprowadzając tak długi okres, chciał, aby pracownicy nie mieli problemów z ustaleniem wysokości emerytury. Czy można zastąpić akta osobowe innym dokumentem?

Obecnie dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku Rp 7 na podstawie posiadanej dokumentacji płacowej. Jeżeli ta nie istnieje, dopuszczalne jest ustalenie wysokości wynagrodzenia na podstawie dokumentacji zastępczej. W takim przypadku wysokość zarobków można określić na podstawie akt osobowych pracownika (umowa o pracę, angaże, pisma o powołaniu, mianowaniu), jednak pod warunkiem, że wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia została w tych dokumentach określona kwotowo, a wykazane składniki podlegały składce na ubezpieczenie społeczne. Jednak zupełnie nie widzę powodu, aby pracodawca przez 50 lat przechowywał świadectwa szkolenia bhp, regulaminy czy informacje o karach. Tak rozbudowana dokumentacja zajmuje miejsce, a w żaden sposób nie wpływa na wysokość emerytury.

To może pracownik odchodząc z pracy powinien odbierać od pracodawcy teczki z dokumentami?

To kuszący pomysł, ale takie rozwiązanie musi być obwarowane pewnymi warunkami. Może się okazać, że niektóre osoby mając dokumenty w domu mogą podejść bardzo kreatywnie do ich uzupełniania. Z tego też powodu pracownik powinien otrzymać swoje akta osobowe, ale pracodawca przechowywałby w formie elektronicznej najważniejsze dokumenty będące podstawą do ustalania wysokości emerytury. W takim przypadku konieczna byłaby zmiana przepisów, bowiem obecnie ZUS może badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe w celu ustalenia, czy informacja podana w zaświadczeniu potwierdzającym wysokość wynagrodzeń danego ubezpieczonego jest prawdziwa. Skoro nie będzie już takich dokumentów po odejściu pracownika z firmy, warto poszukać innych dowodów potwierdzających wysokość zapłaconych składek. Po 1991 roku to może być PIT, a od 1999 roku każdy ubezpieczony ma swoje konto emerytalne w ZUS, więc przechowywanie akt przez tyle lat jest zupełnie niepotrzebne.