Od 12 lat duże firmy mogą przekazywać drogą elektroniczną do ZUS informacje o ubezpieczonych. Czy małe firmy zatrudniające do 5 osób też będą mogły korzystać z takiej możliwości tyle tylko, że za darmo?

Owszem. Trwające prace nad rządowym ePUAP-em oraz zaufanym profilem, który miał zastąpić kwalifikowany e-podpis spowodowały, że nie czekając na dalszy rozwój wypadków rozpoczęliśmy prace nad stworzeniem Platformy Usług Elektronicznych (PUE). Projekt ten współfinansowany jest z funduszy unijnych i ma być zakończony w 2013 roku. ZUS na ten cel, o wartości ponad 100 mln zł otrzymał w 85 proc. finansowanie z Brukseli. Właśnie zakończyło się postępowanie przetargowe na zbudowanie serca projektu – Nowego Portalu Informacyjnego, co pozwala rozpocząć prace.

Co zyskają małe firmy?

Obecnie mali przedsiębiorcy co miesiąc muszą składać do ZUS papierowe deklaracje (z wyłączeniem osób samozatrudnionych). Co prawda właściciel takiej firmy nie musi ich wypełniać, bowiem robi to za niego pracownik w sSali obsługi klienta jednostki ZUS, a on sam ma taki dokument tylko podpisać, ale jednak przekazanie go wymagania konieczności osobistego stawienia się z oddziale ZUS. Naszym zamiarem jest by firmy zatrudniające mniej niż 5 osób powszechnie korzystały z e-Płatnika. Program umożliwi składanie dokumentów rozliczeniowych przez internet także osobom, które nie mają kwalifikowanego podpisu.

W jaki sposób ZUS sprawdzi kto składa deklaracje?

Właściciel firmy lub osoba upoważniona będzie musiał osobiście wybrać się do ZUS, gdzie zostanie potwierdzona jego tożsamość. Następnie korzystając już z otrzymanego hasła i loginu będzie mógł się zalogować na portalu, aby przekazywać dokumenty do ZUS.

I to będzie wystarczający zestaw do autoryzowania i przygotowania odpowiednich dokumentów. e-Płatnik będzie na bieżąco pobierał aktualne dane z systemu. Na przykład jak będzie zmieniać się stopa wypadkowa, to jej aktualna wysokość będzie wpisywana w odpowiedniej rubryce. Często bowiem zdarzają się tu błędy.

Czy z nowych rozwiązań będą mogli korzystać także samozatrudnieni?

Tak. Nowy program będzie bardzo prosty w obsłudze, bowiem system komputerowy sam uzupełni dane będące w jego posiadaniu. Taka podpowiedź będzie dotyczyła na przykład danych zatrudnionych pracowników. Właściciel firmy dzięki podpowiedziom ze strony sytemu informatycznego, nie tylko nie popełni błędów, ale także sprawdzi wysokość należnych składek. Wypełniając e-dokumenty musi tylko odpowiedzieć na pytanie, czy podstawa wymiaru składek za pracownika ulega zmianie czy też nie. Musi także podać informacje o nowych pracownikach. To co dotychczas właściciel małej firmy musiał zrobić osobiście składając papierowy wniosek w jednostce, teraz będzie mógł zrobić korzystając z nowej platformy informatycznej. Co logiczne - korzystanie z nowego rozwiązania będzie wymagało posiadania komputera i Internetu, w przypadku ich braku można będzie skorzystać z dostępnego w ZUS urzędomatu. Te nowe urządzenia zainstalowane w placówkach ZUS będą dostępne przez całą d. obę.

Kiedy pierwsze osoby będą mogły skorzystać z e-Płatnika?

Już na przełomie roku.

Czy ZUS bardziej ufa swojemu portalowi niż zaufanemu profilowi?

Faktycznie mamy wątpliwości dotyczące jednoznaczności procedur nadawania zaufanego profilu dlatego ewentualne uruchomienie w ZUS będzie poprzedzone pilotażem. Bez jasnych procedur dotyczących weryfikacji danych dotyczących profili osób starających się o zaufany profil, będzie on obciążony zbyt dużym ryzykiem.

Z jakimi zmianami muszą się liczyć firmy zatrudniające powyżej 5 pracowników, które obecnie muszą korzystać z programu Płatnik oraz kwalifikowanego podpisu?

Planujemy zastąpić Płatnika bezpośrednio komunikacją systemów.

I co będzie w zamian?

Chcemy uprościć do maksimum proces komunikowania się z dużymi firmami, które korzystają z nowoczesnych programów księgowo – płacowych. Obecnie otrzymujemy od firm pliki z danymi pracowników, wysokością składek oraz informacjami o zatrudnionych. Takie dokumenty po sprawdzeniu są dopiero kierowane do KSI. Naszym celem jest stworzenie systemu, który umożliwi automatyczne –online sprawdzanie prawidłowości danych trafiających do ZUS. Dzięki temu ZUS będzie miał możliwość weryfikacji, czy ubezpieczony za którego są przekazywane składki faktycznie jest ubezpieczony w ZUS. Jednak to wymaga zintegrowania systemu informatycznego firmy z systemem ZUS.

Przedsiębiorcy się nie zgodzą, żeby ZUS na bieżąco śledził ich system finansowo – księgowym!

Ależ nic takiego nie planujemy. Osoba zainteresowana będzie musiała zadeklarować, że chce wysyłać dane bezpośrednio do ZUS bez korzystania z płatnika. Z firmowego systemu księgowego gotowa paczka zostanie przeniesiona wprost do ZUS. My powiadomimy przedsiębiorcę o przyjęciu przesyłki drogą elektroniczną oraz o ewentualnych błędach. W ten sposób ominiemy konieczność korzystania z programu Płatnik. To ograniczy nasze wydatki na przygotowanie aktualnego programu do przesyłania informacji, chociaż nadal będziemy ponosić odpowiedzialność za strukturę danych oraz ich przesyłanie. Jednak nie wiadomo, czy firmy oferujące programy księgowe będą zainteresowane przygotowaniem nowego produktu. Obecnie ZUS ma obowiązek utrzymywania platformy testowej na wypadek sytuacji, kiedy to zgłosi się do nas programista pragnący przetestować program do przesyłania informacji. Jednak nawet autorzy tzw. Janosika nie przetestowali programu spełniającego wymagania ZUS.

A więc jednak koniec Płatnika

System informatyczny ZUS będzie otwarty dla każdego programu spełniającego wymagania KSI nawet tego napisanego dla Linuxa.

Kiedy po raz ostatni ZUS wyda Płatnika dla dużych firm?

Jak tylko się uporamy z oprogramowaniem dla małych firm, czyli najpóźniej za trzy lata.

Przedsiębiorcy już się przyzwyczaili do tego, że w każdej chwili korzystając internetu mogą zamówić w ZUS zaświadczenie o niezaleganiu. Co będzie dalej?

Zaświadczenie o niezaleganiu od ręki to już przeżytek. Patrząc w przeszłość możemy się dziwić, że kiedyś nie były one wydawane od ręki. Wkrótce przedsiębiorcy korzystając z nowego portalu informacyjnego sami będą sobie mogli wystawić zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek. Takie zaświadczenie można już dzisiaj zweryfikować na naszej stronie internetowej, bowiem każdy taki dokument ma unikalne identyfikatory.

A jakie niespodzianki ZUS szykuje dla ubezpieczonych?

Każdy ubezpieczony będzie mógł sprawdzić stan swojego konta emerytalnego. Na bieżąco będzie można sprawdzać terminowość opłacania składek, prawidłowość danych oraz osoby zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego. Będzie można także sprawdzić wysokość zwaloryzowanego kapitału początkowego obliczonego na koniec grudnia 1998 roku. Wśród danych na koncie będą także informacje o łącznej wysokość składek wpłaconych od 1999 roku w kwocie netto oraz po ich zwaloryzowaniu. Osoby oszczędzające w otwartych funduszach emerytalnych będą mogły sprawdzić wysokość składek przekazanych do OFE.

Kiedy po raz pierwszy będziemy mogli sprawdzić w ten sposób swoje konto?

W I kwartale przyszłego roku. Umowa jest już podpisana. Firma, która wygrała przetarg pod koniec tego roku ma zakończyć prace. Jednak zostawiamy sobie co najmniej kwartał na przetestowanie systemu, który musi być absolutnie bezpieczny.

Czy w przypadku znalezienie błędu będzie można go poprawić?

Tak. System będzie tak skonstruowany, że po znalezieniu nieprawidłowości będzie można zgłosić zmianę, na generującym się w tle formularzu zgłoszeniowym przez Internet.

Czy to oznacza, że pracodawcy nie płacący składek za swoich pracowników mogą się już zacząć bać?

Będziemy zachęć ubezpieczonych, aby sprawdzali terminowość opłacania składek. To umożliwi nam poprawienie ściągalności składek. Jednocześnie ubezpieczeni będą mogli na bieżąco kontrolować, czy terminowo i we właściwej wysokości przekazujemy składki do OFE. Pamiętajmy, że w przypadku uchwalenia zmian w wysokości składek przekazywanych do OFE dopiero w 2013 roku każda osoba oszczędzająca w dwóch filarach otrzyma od nas informacje o łącznej kwocie oszczędności.

Kiedy będzie można złożyć przez Internet wniosek o emeryturę?

Nowe emerytury będą wypłacane wyłącznie na podstawie danych zgromadzonych w KSI. Jeśli więc osoba ubiegająca się o takie świadczenie ma już ustalony kapitał początkowy, nie będzie żadnego problemu, aby taki wniosek mógł być złożony przez internet. Tym bardziej, że obecnie uchwalona przez Sejm nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadza taką możliwość.

Kiedy pierwsza osoba będzie mogła złożyć taki wniosek?

Za dwa lata. Jednak nadal osoba odchodząca na emeryturę będzie musiała dostarczyć do ZUS papierowe świadectwo pracy. Jednak za kilka lat może się okazać, że w przypadku osób których wszystkie dane będą w KSI, wystarczy tylko e-wniosek o emeryturę.

Emerytura w 15 minut?

Pod względem technologicznym jest to możliwe, ale równocześnie będzie trzeba zmienić prawo.