Pierwszy kwartał roku to okres, w którym planowane są urlopy pracowników. Czy koniecznie trzeba robić to tak wcześnie?

Tak. Dzięki temu pracodawcy wiedzą, kiedy pracownicy wykorzystają zaległy urlop i ten z bieżącego roku, a więc np. czy w danym roku będą musieli liczyć się z koniecznością wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w razie rozwiązania stosunku pracy z danym pracownikiem. Mogą też lepiej zaplanować pracę w firmie, wiedząc, że np. najwięcej osób będzie korzystać z urlopu w sierpniu, a najmniej we wrześniu i w październiku.

Czy pracodawca może dowolnie ustalać, którzy pracownicy skorzystają z urlopu w atrakcyjnym okresie, np. w lipcu i sierpniu?

Na każdym pracodawcy spoczywa obowiązek równego traktowania wszystkich pracowników, również ze względu na dostęp do urlopu. Dla podwładnych zwykle bardziej atrakcyjna jest możliwość skorzystania z urlopu w okresie wakacyjnym niż np. w listopadzie. Firma nie powinna zatem zgadzać się na takie zaplanowanie urlopu jednego lub całej grupy pracowników, które uniemożliwiałoby innym skorzystanie z należnego wolnego w atrakcyjnym okresie.

Czy pracodawcy, którzy godzą się na to, naruszają przepisy?

Jeśli zgodzą się, aby w okresie wakacyjnym niektórzy pracownicy korzystali z bardzo długiego urlopu (czyli np. 26 dni), przez co pozostali nie będą mogli skorzystać nawet z krótszego wolnego w tym czasie, naruszają w pewnym sensie zasadę równego traktowania pracowników. Różnicują bowiem dostęp pracowników do dobra, jakim jest możliwość skorzystania z urlopu w określonym terminie.

Co mogą zrobić pracownicy, którzy czują się dyskryminowani w dostępie do urlopu w okresie wakacji?

W takiej sytuacji pracownik może zgłosić się do Państwowej Inspekcji Pracy i żądać zaprzestania dyskryminacyjnych działań, czyli nakazania wdrożenia w firmie zasad udzielania urlopu, które nie naruszałyby zasady równego traktowania podwładnych.

Czy firma może przerzucić obowiązek zaplanowania urlopów wyłącznie na pracowników?

To do pracodawcy należy ostateczna decyzja w sprawie terminu urlopów podwładnych. Może on uznać, że to pracownicy powinni się między sobą porozumieć w tej sprawie. Ale w takiej sytuacji w praktyce pracodawca traci kontrolę nad rzeczywistym ustaleniem planów urlopowych. Bo nic nie stoi na przeszkodzie, aby każdy pracownik zaplanował swój urlop w dogodnym dla siebie terminie. W przeciwieństwie do pracodawcy podczas planowania swojego wolnego nie musi on bowiem dbać o zapewnienie normalnego toku pracy firmy. W takiej sytuacji, zezwalając na dowolność, pracodawca niejako rezygnuje ze swojego uprawnienia do ostatecznej decyzji w sprawie terminu urlopów. Stanie się tak, jeżeli pracodawca uznał, że przedstawienie przez pracowników terminu, w którym chce skorzystać z urlopu, jest równoznaczne z udzieleniem wolnego w tym czasie.