JOLANTA LOUCHIN: Gromadzenie dokumentacji potrzebnej do ustalenia kapitału początkowego może trwać nawet kilka lat. Warto zabrać się do tego jak najszybciej, aby emerytura wyliczona przez ZUS nie była zaniżona.
ZUS wskazuje, że co druga osoba mająca w przyszłym roku prawo do emerytury nadal nie ma ustalonego kapitału początkowego. Czy coraz więcej osób szuka u państwa swoich dokumentów?
Nie. Zdecydowana większość z tych osób jeszcze nie próbowała szukać swoich dokumentów. Nie zdają sobie pewnie sprawy z konsekwencji tego lekceważącego traktowania własnych dokumentów. Nie wszyscy pamiętają, że pracodawcy w ciągu ostatnich 30 lat przekazywali pracownikom umowy o pracę, dokumenty o podwyżkach, awansach, przeniesieniach, a na koniec świadectwo pracy. Wielu pracowników tych dokumentów nie odbierało. Z tego powodu znaczna liczba osób, które zgłaszają się do nas, nie jest w stanie podać pełnej nazwy zakładu pracy i okresu zatrudnienia. Zdarzają się pisma z informacją. „...W latach osiemdziesiątych pracowałem na Wybrzeżu...”.
Ile czasu zajmuje zgromadzenie dokumentacji płacowej?
Z reguły kilka miesięcy, a wiemy od osób, które zgłaszają się do nas, że może trwać nawet kilka lat i mimo tak długich i uporczywych poszukiwań zakończyć się fiaskiem.
Czy brak kapitału początkowego to efekt niechęci do jego ustalenia, czy brak możliwości odnalezienia dokumentów potwierdzających wysokość zarobków?
Świadczy o jednym i drugim. Niechęć wynika z bezradności, bo większość osób nie wie, gdzie ma się w tej sprawie zwrócić. Nie wie też, dlaczego to on ma tych dokumentów szukać, skoro, jak mu się wydaje, przez lata ściągano z jego zarobków składki emerytalne. Często uprawnionemu do emerytury wydaje się, że dokumenty, jakie posiada ich pracodawca, na podstawie których wyliczano im wysługę lat, są wystarczające do wyliczenia emerytury. Najczęściej dopiero po pierwszym kontakcie z ZUS dociera do nich, że nie mają właściwych dokumentów. Czyli takich, na których jest podana wysokość zarobków i opatrzone są wszystkimi pieczątkami i podpisami osób uprawnionych do ich wystawienia.
Z czym są największe problemy?
Dla większości osób sam fakt zatrudnienia i pobierania wynagrodzenia jest jednoznaczny z odprowadzaniem składek emerytalnych przez pracodawcę. W najgorszej sytuacji są osoby, które pracowały dorywczo, sprzedając na przykład lody, zbierając jabłka lub sprzątając domy. Dla wielu z nich szokująca bywa informacja, że takie zatrudnienie nie zmieni wysokości ich emerytury.
Jak rozpocząć poszukiwania dokumentacji?
Na stronie internetowej specjalnie umieściliśmy formularz zgłoszeniowy, aby ubezpieczeni wiedzieli, jakie dane są konieczne do rozpoczęcia poszukiwań. Przede wszystkim należy podać własne dane: imię, nazwisko, datę urodzenia, imię ojca. Konieczne jest też podanie pełnej nazwy zakładu pracy z adresem z okresu naszego zatrudnienia. Bardzo pomocna jest także informacja o późniejszych przekształceniach własnościowych. Jeśli zakład został zlikwidowany, najlepiej zwrócić się listownie lub drogą e-mailową do naszego archiwum, które jest jedynym archiwum państwowym powołanym do gromadzenia dokumentacji pracowniczej. Szczegóły na stronach: www.apdop.gov.pl lub www.archiwa.gov.pl.



Gdzie mają szukać informacji pracownicy firm prywatnych?
Najczęściej w prywatnych archiwach. Upadające firmy mają obowiązek znalezienia pieniędzy na przechowanie dokumentacji pracowniczej lub uzyskania postanowienia sądowego o nieodpłatnym przechowywaniu. Dokumenty muszą więc trafić w miejsce, w którym będą udostępniane byłym pracownikom i przechowywane w warunkach nienarażających ich na zniszczenie lub dostęp osób niepowołanych.
Czy w przypadku zniszczenia dokumentów pracownik ma prawo domagać się rekompensaty od pracodawcy?
Tak. Jeśli w wyniku działania pracodawcy, syndyka lub likwidatora dokumenty uległy zniszczeniu, stały się dla pracownika niedostępne lub dostały się w ręce osób trzecich, poszkodowani pracownicy mogą wnieść oskarżenie. W takim przypadku w pierwszej kolejności należy zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Jeśli oskarżenie jest kierowane wobec syndyka, który jest funkcjonariuszem publicznym, to można złożyć doniesienie do prokuratury o popełnieniu przestępstwa. W każdym przypadku oskarżenie musi być wniesione z powództwa cywilnego. Można domagać się wyrównania poniesionych strat, jeśli dają się one określić. Nowa ustawa o dochodzeniu roszczeń w postępowaniu grupowym, na podstawie której można wnieść pozew zbiorowy, jest też dobrym sposobem na uzyskanie rekompensaty.
Czy zdarza się, że pracodawcy posiadający archiwum odmawiają wydania zaświadczenia o zarobkach?
Tak. Wtedy poszkodowany także powinien zawiadomić PIP, która przeprowadzi kontrolę u pracodawcy. W przypadku potwierdzenia zarzutów w trybie decyzji administracyjnej nakaże wydanie dokumentów. Jeśli okaże się w trakcie kontroli, że dokumentacja została zniszczona wbrew obowiązującym przepisom, stwierdzenie tego faktu przez PIP otwiera drogę do roszczeń odszkodowawczych.
A co zrobić, jeśli dokumentacja płacowa znajduje się na terenie firmy, która nie ma prawa wystawienia pracownikowi zaświadczenia o wysokości zarobków?
Takie przypadki też mają miejsce. Przez lata trwał bowiem proceder polegający na sprzedawaniu przez syndyków i likwidatorów majątku firmy, w tym przypadku budynków wraz ze znajdującą się w nich dokumentacją pracowniczą. Wszystko to odbywało się prawie oficjalnie bez jakiejkolwiek reakcji ze strony sędziego prowadzącego i nadzorującego proces likwidacji. Doprowadziło to w całym kraju do kuriozalnych sytuacji, gdy mimo istnienia dokumentów pracownicy byli pozbawieni dostępu do nich, a osoby, w których posiadaniu były te dokumenty, nie miały prawa nikomu ich udostępnić. Zawiadamianie w takim przypadku prokuratury kończy się z reguły umorzeniem sprawy. Znam jednak przypadki, gdy udało się doprowadzić do przekazania dokumentacji uprawnionemu przechowawcy, który udostępnił dokumentację pracownikom. Potrzebna jest jednak determinacja ze strony byłych pracowników i pomoc ze strony organów ścigania.
Czym się różni zaświadczenie wystawione przez pracodawcę i to z archiwum?
Pracodawca, i tylko on ma prawo wystawienia swojemu pracownikowi druku RP7. Archiwum takiego prawa nie ma, z reguły wydaje poświadczone kopie dokumentów. Różnica polega również na tym, że pracodawca wydaje pracownikowi (obecnemu lub byłemu) wszystkie dokumenty bezpłatnie, natomiast archiwum lub każdy inny przechowawca wydaje kopie lub odpisy dokumentów odpłatnie. W świetle prawa oba dokumenty mają takie samo znaczenie.
Co ma zrobić pracownik zlikwidowanego przedsiębiorstwa, jeśli ZUS zakwestionuje przedstawione dokumenty?
Takie sytuacje zdarzają się dosyć często. W tej sytuacji trzeba odszukać miejsce przechowywania dokumentacji, jeśli się to uda, to na podstawie teczki osobowej i dokumentacji płacowej można te braki usunąć. Jeśli dokumenty z tego okresu zostały zniszczone lub nie można do nich dotrzeć, trzeba odszukać kolegów, z którymi się pracowało, i wystąpić do sądu. Zeznania świadków, którzy potwierdzą przed sądem fakt zatrudnienia na porównywalnym stanowisku, stanowią dowód, a wyrok sądu jest respektowany przez ZUS.
Okres przechowywania dokumentacji / DGP
Archiwa w Polsce / DGP