Pracodawca, który chce wypowiedzieć umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek podania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie. Musi być ona konkretna i prawdziwa. Jej prawidłowe sformułowanie jest niezmiernie istotne, ponieważ od tego zależy – w przypadku kontroli sądu – uznanie, że wypowiedzenie było nieuzasadnione, co jest podstawą do orzeczenia o bezskuteczności wypowiedzenia lub, jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu, o przywróceniu do pracy albo o odszkodowaniu.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego (SN) zwraca uwagę, że wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia jedynie utraty zaufania nie jest prawidłowe. Konieczne jest podanie, z jakich powodów zostało ono utracone. SN w postanowieniu z 19 stycznia 2012 r. (I PK 121/11) uznał, że nie tyle istotna jest więc sama utrata zaufania pracodawcy do pracownika, co przyczyny, które ją spowodowały. Inaczej mówiąc, jeżeli są one prawdziwe, obiektywne i racjonalne, mogą uzasadniać wypowiedzenie.

W innym postanowieniu (z 23 grudnia 2004 r., III PK 68/04) SN stwierdził, że wskazanie w piśmie wypowiadającym umowę utraty zaufania jako jego przyczyny tylko wtedy spełnia wymagania art. 30 par. 4 k.p., gdy równocześnie podaje się okoliczności, które ją spowodowały lub okoliczności te są wcześniej pracownikowi znane. Warto jeszcze wskazać wyrok z 19 lutego 2009 r. (II PK 156/08), w którym SN podkreślił, że spełnienie wymogu konkretności przyczyny wypowiedzenia oznacza, że nie wystarcza powołanie się przez pracodawcę na utratę zaufania, lecz konieczne jest jej doprecyzowanie poprzez wskazanie konkretnych zarzutów.

Podsumowując, jeżeli pracodawca chciałby uzasadnić wypowiedzenie utratą zaufania do pracownika powinien wskazać jej konkretne i prawdziwe przyczyny. W omawianym przypadku firma powinna upewnić się czy pracownik faktycznie działa na jego niekorzyść, ponieważ w razie sądowej kontroli wypowiedzenia ryzykuje uznaniem, że było ono nieuzasadnione.