Jeżeli wypadek miał miejsce w zakładzie pracy, pracodawca jest obowiązany przede wszystkim zapewnić poszkodowanym pierwszą pomoc oraz podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie (np. wyłączyć maszyny, odciąć zasilanie itp). Następnie powinien zabezpieczyć miejsce zdarzenia przed dostępem osób niepowołanych i możliwością uruchomienia – bez potrzeby – urządzeń technicznych, których ruch wstrzymano w związku z wypadkiem.

Firma ma też obowiązek ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku. W tym celu powinna powołać dwuosobowy zespół powypadkowy (jego skład szczegółowo określa rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, Dz.U. nr 105, poz. 870). Dokonuje on m.in. oględzin miejsca wypadku, ma wysłuchać wyjaśnień poszkodowanego, zebrać informacje od świadków i dokonać prawnej kwalifikacji wypadku (zgodnie z ustawą z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 z późn. zm.). Zespół sporządza protokół powypadkowy nie później niż w ciągu 14 dni od zgłoszenia wypadku i przekazuje go niezwłocznie do zatwierdzenia pracodawcy. Protokół doręcza się też poszkodowanemu, a w razie wypadku śmiertelnego – członkom jego rodziny.

W razie śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego wypadku pracodawca ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić właściwego terytorialnie (ze względu na miejsce zdarzenia) inspektora pracy i prokuratora. Trzeba im również dostarczyć protokół powypadkowy. Obowiązkiem pracodawcy jest także odnotowanie zdarzenia w rejestrze wypadków. Wprowadza się do niego dane, w tym m.in. imię i nazwisko poszkodowanego, miejsce i datę wypadku, informacje dotyczące jego skutków dla poszkodowanego, stwierdzenie, czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy, jak również krótki opis jego okoliczności.