Stosownie do art. 38 par. 1 k.p. o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca powinien zawiadomić reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę rezygnacji z usług pracownika. Uprawnienia przysługują tylko organizacjom spełniającym wymagania określone w art. 251 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.), czyli zrzeszającym co najmniej 10 członków będących pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji albo funkcjonariuszami, o których mowa w art. 2 ust. 6 powyższej ustawy, pełniącymi służbę w jednostce objętej działaniem tej organizacji. Związek ma przedstawiać informację o łącznej liczbie swoich członków co kwartał do 10 dnia miesiąca następującego po tym kwartale.

W wyroku z 15 listopada 2006 r. (syg. akt I PK 35/06) Sąd Najwyższy stwierdził, że jeśli pracodawca nie uzyskał informacji w terminie, ma prawo przyjąć, że od dnia upływu terminu do przekazania danych związkowi nie przysługują uprawnienia przewidziane w ustawie, a pracodawca nie ma obowiązku współdziałania z nim. Podobne stanowisko Sąd Najwyższy zajął w późniejszych orzeczeniach, m.in. w wyroku z 19 kwietnia 2010 r. (sygn. akt II PK 311/09) oraz wyroku z 6 października 2011 r. (sygn. akt II PK 7/11). O ile zakładowa organizacja związkowa przekaże informacje o członkach w późniejszym terminie, jest ona wiążąca dla pracodawcy od dnia jej uzyskania, ale nie ma wpływu na prawidłowość wypowiedzenia dokonanego przed dniem uzyskaniem informacji przekazanej pracodawcy z opóźnieniem.

Zgodnie z uchwałą SN z 24 stycznia 2012 roku (sygn. akt III PZP 7/11) z obowiązku zawiadomienia organizacji o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę nie zwalnia pracodawcy nieprzekazanie przez nią żądanej przez niego imiennej listy jej członków (jeśli organizacja poinformowała pracodawcę o liczbie jej członków).