Art. 775 par. 1 k.p. definiuje podróż służbową jako wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza jego stałym miejscem pracy. Podróż służbową można podzielić na dwa etapy – przejazd tam i z powrotem oraz wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę.

W wyroku z 27 października 1981 r. (I PR 85/81) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że co do zasady odbywanie podróży służbowej poza czasem pracy nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. O ile bowiem odbywanie – na polecenie przełożonego – podróży służbowej w czasie pracy jest równoznaczne z wykonywaniem w tym czasie pracy, to odbywanie podróży służbowej poza czasem pracy nie przekształca podróży w pracę ani w czas pracy w rozumieniu art. 128 k.p. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi jedynie wydatki związane z podróżą służbową.

Wyjątek od tej zasady stanowi podróż służbowa, która trwa w normalnych godzinach pracy (zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika wynikającym z regulaminu pracy lub umowy o pracę) lub gdy praca wykonywana przez pracownika polega na ciągłym wykonywaniu czynności poza siedzibą pracodawcy, np. praca kierowcy. W wyroku z 19 lutego 2007 r. (I PK 232/06) SN zauważył, że podróż kierowcy nie może być ujmowana w znaczeniu „dojazdu” czy „powrotu”, dlatego czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę jest czasem pracy.

Należy jednak zauważyć, że czas spędzony przez pracownika w podróży służbowej ma wpływ na jego uprawnienia związane z odpoczynkiem. Jeżeli przebywanie w podróży służbowej narusza normy nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie (wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04).