Najdłuższy okres przechowywania przewidziany jest dla dokumentacji osobowej i wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy oraz dla dokumentacji płacowej, którą pracodawca zobowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat od dnia jej wytworzenia. Regulująca tę kwestię ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje także, że w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Dokumentacja podatkowa powinna być przechowywana przez pracodawcę do czasu upływu terminu przedawnienia jego zobowiązania podatkowego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem co do zasady przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację ubezpieczeniową (kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty) pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia jej przekazania do ZUS. Pięcioletni okres przechowywania obowiązuje od dnia 1 stycznia 2012 roku. Wcześniej wynosił on aż 10 lat.

W odniesieniu do protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz innej dokumentacji powypadkowej przewidziany jest dziesięcioletni okres przechowywania.

Przepisy nie regulują kwestii przechowywania innych dokumentów, które pracodawca zobowiązany jest prowadzić dla pracownika, jak np. ewidencja czasu pracy. Rozsądne wydaje się jednak przechowywanie takich dokumentów co najmniej przez okres 3 lat z uwagi na trzyletni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.