Stosownie do art. 31 par. 1 k.p. za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną (np. spółką lub spółdzielnią) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba albo organ zarządzający (np. zarząd w sp. z o.o.) albo inna wyznaczona do tego osoba. Przepis ten stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeśli nie dokonuje on osobiście wymienionych wyżej czynności. Zazwyczaj u pracodawców będących jednostkami organizacyjnymi osobą uprawnioną do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy jest dyrektor działu kadr, ale może to być każda inna osoba wyznaczona przez pracodawcę do takich czynności.

Prawidłowość umocowania osoby, organu lub jednostki organizacyjnej do składania w imieniu pracodawcy oświadczenia woli z zakresu prawa pracy należy oceniać według stanu istniejącego w chwili wyrażenia woli, a nie według stanu z daty doręczenia pracownikowi oświadczenia woli pracodawcy (wyrok SN z 24 maja 2001 r., I PKN 422/00).

Z drugiej strony, jak stwierdził w jednym z wyroków Sąd Najwyższy, wypowiedzenie umowy o pracę powoduje jej rozwiązanie także wtedy, gdy oświadczenie to złożył niewłaściwy organ osoby prawnej, zwłaszcza jeżeli pracodawca podjął później czynności potwierdzające ustanie stosunku pracy, np. wydał pracownikowi świadectwo pracy (wyrok SN z 16 czerwca 1999 r., I PKN 117/99). Należy jednak zdecydowanie stwierdzić, że nawet niewłaściwa reprezentacja pracodawcy nie powoduje w takim przypadku nieważności wypowiedzenia umowy o pracę, to nie oznacza to, że taka czynność uznawana jest za zgodną z prawem. W takiej sytuacji wypowiedzenie dokonane zostaje z naruszeniem obowiązujących przepisów w rozumieniu art. 45 par. 1 k.p., wobec czego z tej przyczyny sąd, na żądanie pracownika, może orzec o uznaniu wypowiedzenia za bezskuteczne, przywróceniu do pracy lub o odszkodowaniu (wyrok SN z 13 października 2009 r., II PK 91/09).