Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników nakłada na pracodawcę art. 149 k.p. W stosunku do pewnych kategorii osób (np. objętych zadaniowym czasem pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy czy też otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe) nie ewidencjonuje się godzin pracy, a jedynie dni pracy.

Kwestia rejestracji czasu pracy okazuje się zazwyczaj najbardziej istotna i wrażliwa w przypadku sporu z pracownikiem, który podniósł roszczenia w szczególności z tytułu pracy nadliczbowej. Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego (por. postanowienie SN z 22 stycznia 2008 r., II PK 242/07), prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, który skutkuje tym, że w razie sporu to pracodawcę obciąża obowiązek udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem godzin nadliczbowych. Pracownik nie ma obowiązku w czasie trwania stosunku pracy zgłaszać pracodawcy swoich roszczeń, czy wytykać mu błędów w prowadzonej dokumentacji. Niemniej jednak w przypadku, kiedy pracodawca nie jest w stanie uczynić zadość wezwaniu sądu do złożenia takiej ewidencji, nie oznacza to, że jest na zupełnie przegranej pozycji w sporze, a zwłaszcza iż uwiarygodniona zostaje wersja czasu pracy przedstawiona przez pracownika (por. wyrok SN z 2 czerwca 2010 r., II PK 369/09). W takiej sytuacji fakt i zakres wykonywania ponadnormatywnej pracy może zostać ustalony lub wykluczony na podstawie innych środków dowodowych.

W tym kontekście szczególnym przypadkiem są pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy lub jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostką, na który został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy swojej oraz podwładnych. Jak wynika z wyroku SN z 16 marca 2010 r. (I PK 202/09), nie mogą oni wywodzić korzystnych dla siebie skutków prawnych wynikających z wad lub nierzetelnego dokumentowania przez siebie samego czasu pracy (por. również wyrok SN z 16 listopada 2000 r., I PKN 80/00).