Za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający albo inna wyznaczona do tego osoba (art. 31 k.p.). W rozumieniu tego przepisu za osobę zarządzającą jednostką organizacyjną nie może być uznany członek organu zarządzającego (por. wyrok SN z 2 kwietnia 2007 r., II PK 247/06).

W orzecznictwie obowiązuje jednak dość liberalne podejście do kwestii skuteczności czynności z zakresu prawa pracy dokonywanych przez osoby nieupoważnione do samodzielnej reprezentacji pracodawcy. I tak wypowiedzenie umowy o pracę przez niewłaściwy organ – np. tylko przez prezesa zarządu, gdy w firmie obowiązuje wymóg łącznego działania dwóch członków zarządu – nie powoduje nieważności lub bezskuteczności wypowiedzenia, zwłaszcza gdy pracodawca je potwierdzi. Taka czynność pracodawcy, choć dokonana przez osobę nieuprawnioną, może być bowiem podważona jedynie w drodze odpowiedniego powództwa. Z tego, że niewłaściwa reprezentacja pracodawcy nie powoduje nieważności wypowiedzenia, nie wynika jednak, że taka czynność uznawana jest za zgodną z prawem. Jeśli pracownik zaskarży wypowiedzenie, to nawet jeśli było ono zasadne, sąd może orzec o jego bezskuteczności, przywrócić pracownika do pracy lub przyznać mu odszkodowanie (por. wyrok SN z 13 października 2009 r., II PK 91/09).

Podobne problemy wiążą się z wyznaczaniem osób do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Artykuł 31 k.p. nie wyjaśnia bowiem, jak należy wyznaczyć inną osobę. W przypadku zarządu przyjmuje się, że musi to następować w przepisach wewnątrzzakładowych, w przeciwnym razie zatarta byłaby granica między upoważnieniem do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy a upoważnieniem do działania w tych sprawach na podstawie indywidualnego pełnomocnictwa (por. wyrok SN z 8 czerwca 2006 r., II PK 315/05).