Zgodnie z art. 110 kodeksu pracy o zastosowanej karze porządkowej pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. Niezbędnym elementem treści pisma kierowanego do pracownika jest informacja o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Wręczenie pracownikowi pisma powyższej treści jest równoznaczne z nałożeniem na niego kary porządkowej. Od daty tego pisemnego zawiadomienia liczy się siedmiodniowy termin do wniesienia sprzeciwu przez pracownika (art. 112 par. 1 k.p.).

W praktyce niejednokrotnie możemy mieć do czynienia z sytuacją, w której pracownik, znając treść pisma, odmawia jego przyjęcia. Problematyczna w tym wypadku staje się realizacja ustawowego wymogu pisemnego zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej. Skoro zastosowanie kary porządkowej przybiera postać kierowanego do pracownika pisemnego oświadczenia woli, zasadne wydaje się zastosowanie, poprzez art. 300 k.p., przepisu art. 61 par. 1 kodeksu cywilnego dotyczącego zasad składania oświadczenia woli. W myśl tego przepisu oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Z powyższego wynika, iż złożenie oświadczenia woli następuje także wtedy, gdy pracownik, mając realną możliwość zapoznania się z jego treścią, z własnej woli tego nie zrobił.

Wobec powyższego można przyjąć, iż do zawiadomienia pracownika o ukaraniu w rozumieniu art. 112 par. 1 zdanie pierwsze k.p., od którego biegnie siedmiodniowy termin do wniesienia sprzeciwu, dochodzi nie tylko wtedy, gdy pracownikowi faktycznie zostaje wręczone pismo, ale także wtedy, gdy wiedząc, że zawiera ono informacje o jego ukaraniu, odmawia jego przyjęcia. Innymi słowy, odmowa przyjęcia pisma, o którym pracownik wie, że zawiera ono informację o jego ukaraniu, jest równoznaczna z zawiadomieniem o zastosowaniu kary porządkowej (por. wyrok SN z 29 czerwca 2000 r., I PKN 716/99 OSNP 2002/1/10).