Jeśli w spółce nie została ustanowiona rada nadzorcza, organem, który inicjuje zatrudnienie prezesa zarządu, jest zgromadzenie wspólników. Zgromadzenie wspólników nie jest jednak władne do reprezentowania spółki przy zawieraniu umowy o pracę z członkiem zarządu. W tym przypadku spółkę reprezentować może jedynie pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Kodeks spółek handlowych nie precyzuje treści takiej uchwały. Nie ulega wątpliwości, że powinna ona określać dane osobowe pełnomocnika. Wskazane jest też, aby w uchwale powołującej pełnomocnika (o ile nie zostało to sprecyzowane w innej uchwale zgromadzenia wspólników) określić istotne elementy przyszłej umowy o pracę. Chodzi w szczególności o określenie rodzaju umowy, okresu jej obowiązywania, zakresu obowiązków, jak też wynagrodzenia. Częstą praktyką jest dołączanie do uchwały powołującej pełnomocnika projektu umowy o pracę, która ma być zawarta. Mimo że przepisy nie wprowadzają wprost takiego ograniczenia, przyjmuje się, że pełnomocnikiem ustanowionym przez zgromadzenie wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu nie powinien być inny członek zarządu. Może nim być natomiast wspólnik niebędący członkiem zarządu albo osoba trzecia.

Jeśli w spółce obok zgromadzenia wspólników funkcjonuje rada nadzorcza, to wówczas ona reprezentuje spółkę w umowach z członkami zarządu. Jakkolwiek rada nadzorcza jest organem kolegialnym, to jednak nie ma formalnych przeszkód, aby upoważniła jednego ze swoich członków do podpisania umowy o pracę z członkiem zarządu. To rozwiązanie spotyka się najczęściej w praktyce. Również w takim przypadku wskazane jest, aby uchwała rady nadzorczej precyzowała najistotniejsze warunki przyszłej umowy. Jest to o tyle istotne, że działania rady lub pełnomocnika, nawet gdyby były niezgodne z wytycznymi wspólników, są prawnie skuteczne wobec spółki. Skutkiem niezachowania zasad określonych w art. 210 par. 1 k.s.h. jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności.