Ukształtowanie czasu pracy pracowników w sposób naruszający przepisy o czasie pracy stanowi wykroczenie. Zgodnie z art. 281 pkt 5 k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o czasie pracy, podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Odpowiedzialność za to wykroczenie ponosić może zatem pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu. W przypadku pracodawców będących jednostkami organizacyjnymi, zgodnie z art. 31 par. 1 k.p., czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Oznacza to, że osobą odpowiedzialną za prawidłowe kształtowanie czasu pracy w zakładzie pracy może być osoba wyznaczona przez pracodawcę, czyli na przykład kierownik działu. Pracodawca może zatem wyznaczyć kierownika działu jako osobę odpowiedzialną za kształtowanie czasu pracy podległych mu pracowników. Wyznaczenia można dokonać poprzez postanowienia umowy o pracę, odrębne upoważnienie do pełnienia czynności z zakresu kształtowania czasu pracy, może ono także wynikać np. z regulaminu pracy.

Jeżeli z umowy o pracę z kierownikiem działu oraz z regulaminu pracy wynikać będzie, że jest on odpowiedzialny za kształtowanie czasu pracy pracowników, wówczas w przypadku stwierdzenia przez inspekcję pracy nieprawidłowości odpowiedzialność za wykroczenie z art. 281 pkt 5 k.p. poniesie kierownik działu. Przeniesienie na kierownika działu odpowiedzialności za kształtowanie czasu pracy podlegających mu pracowników musi nastąpić jednak w sposób niepozostawiający wątpliwości. Zakres tej odpowiedzialności powinien być dokładnie sprecyzowany w regulaminie pracy lub w innym dokumencie.

Jeżeli inspekcja pracy stwierdzi, że zachodzą niejasności co do tego, kto jest w zakładzie pracy odpowiedzialny za kształtowanie czasu pracy, może ukarać grzywną pracodawcę. W takiej sytuacji pracodawcy nie przysługuje roszczenie regresowe do kierownika działu, ponieważ grzywna nie stanowi szkody w rozumieniu przepisów o odpowiedzialności materialnej.